Outlook von Ballast befreien

Wolfgang Miedl arbeitet Autor und Berater mit Schwerpunkt IT und Business. Daneben publiziert er auf der Website Sharepoint360.de regelmäßig rund um Microsoft SharePoint, Office und Social Collaboration.
Jeder eifrige Outlook-Anwender steht über kurz oder lang vor dem Problem, dass seine Datendatei Outlook.pst aus allen Nähten platzt. Größen von einigen hundert Megabyte sind noch unkritisch, aber bei den Versionen bis Outlook 2002 (XP) liegt die technische Obergrenze bei 2 GB. Eine ausufernde Mail-Datenbank verlängert die Backup-Vorgänge und verlangsamt die E-Mail-Applikation.

Oft sind es die umfangreichen Dateianhänge, die das PST-File aufblähen. Somit würde durch das Löschen oder Auslagern der Anhänge bei den meisten Anwendern die Outlook.pst auf einen Bruchteil der ursprünglichen Größe schrumpfen. Leider hat Microsoft aber das Separieren von Nachricht und Anhang nicht vorgesehen - es existiert einzig eine unkomfortable Löschfunktion im Kontextmenü von Mail-Anhängen.

Als praktische Lösung für das Handling von Attachments bietet sich das Werkzeug "EZ Detach 5.0" des amerikanischen Anbieters Techhit an. EZ Detach kann die Anhänge aller in Outlook-Ordnern gespeicherten Mails von der Nachricht abtrennen und in einem separaten Laufwerksordner speichern. Damit der Anwender dennoch auch weiterhin Zugriff auf seine Anhänge aus Outlook heraus hat, ersetzt das Programm das ursprüngliche Anlagen-Icon durch einen Link auf die verschobene Datei. Der gesamte Vorgang kann über "Reattach Links" wieder rückgängig gemacht werden. Daneben beherrscht das Programm einige nützliche Zusatzfunktionen wie die automatisierte Erzeugung von Unterordnern oder das Umbenennen von Dateien. Zudem kann es mit öffentlichen Exchange-Ordnern umgehen.

Der Anwender muss sich die Einstellungen jedoch genau anschauen: Wählt er nicht explizit "Remove Attachment" aus, kopiert das Tool nur, der Anhang verbleibt an der Mail.

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