Ein Sparpotenzial, das auch Behörden mit ihren knappen Kassen erkennen. So hat beispielsweise das Landratsamt Biberach zwei neue Außenstellen für insgesamt 110 Mitarbeiter mit der IP-Softphone-Lösung ausgestattet. Investitionen in den Aufbau und Betrieb eines herkömmlichen Telefonnetzes wurden dadurch überflüssig.
"Nachdem die neue Telefonie im Einsatz war, stellte sich schnell heraus, dass ihre Funktionen einer herkömmlichen Anlage deutlich überlegen waren", erzählt Wolfgang Winter, stellvertretender Leiter der IuK-Zentrale des Landratsamtes. Vor allem die einfache Verwaltung aller ein- und ausgehenden Gespräche sowie das Handling von Weiterleitungen und Umlei- tungen in Microsoft Outlook haben laut Winter die Anwender nach der üblichen ersten Skepsis begeistert. "Die Octopus- Netphone-Integrationslösung wurde in die vorhandene Microsoft-Umgebung implementiert und war schon nach vier Wochen einsatzbereit", ergänzt Pablo Hofer, Geschäftsführer der Schweizer Mediastreams AG in Deutschland, die das System entwickelt hat. Vorausetzung dafür, dass die Implementierung so reibungslos verläuft, ist allerdings, dass die IT-Infrastruktur wie beim Landratsamt Biberach auf dem aktuellen Stand der Technik ist. "Dann ist der Aufwand kaum höher als für die Installation einer neuen Software", so Hofer.
Mit dem Service und der Unterstützung durch die T-Systems sind die Biberacher sehr zufrieden. Überzeugt von den positiven Erfahrungen in den Außenstellen plant, man 2006 das ganze Landratsamt mit rund 1000 Plätzen auf eine IP-Softphone-Lösung umzustellen.
Die Kosten
Die Kosten für die Integrationslösung Octopus Netphone betragen pro Arbeitsplatz zwischen 400 Euro und 700 Euro, je nach Anzahl der Benutzer und dem Zustand der IT-Umgebung. Zur Lösung gehören die Integration in die vorhandene IT, Installation und Inbetriebnahme aller dezentralen und zentralen Komponenten sowie Schulung und Administration. Anhand eines Rechenbeispiels der fiktiven Firma Muster, die ihre herkömmliche TK-Anlage mit 70 Usern ersetzen muss, sollen die Kosten möglicher TK-Varianten aufgezeigt werden. Gerechnet wird mit einer IT-Lebensdauer von fünf Jahren.
Variante eins
Miete einer neuen herkömmlichen TK-Anlage für sieben Jahre.
Kosten: etwa 125.000 Euro im Lauf von fünf Jahren. Diese setzen sich aus der TK-Anlage für etwa 75.000 Euro sowie Installation und Betrieb (Support, Mutationskosten, Miete) für rund 50.000 Euro zusammen. Das System muss manuell gewartet werden. Für Veränderungen der Anlage sind häufig externe Dienste notwendig. Die Technik beruht auf herstellereigenen Standards. Die Anlage ist in Miete vorhanden.
Variante zwei
Beschaffung (Kauf) einer neuen modernen VoIP-Lösung basierend auf der vorhandenen IT-Infrastruktur. Sie wird in das vorhandene E-Mail-Sytem integriert. Den Betrieb der Lösung übernimmt dann die interne IT-Abteilung.
Kosten: 75.000 Euro im Lauf von fünf Jahren. Davon entfallen 50.000 Euro auf die Octopus-Netphone-Integrationslösung. Installation und Betrieb (Störfallkosten, Anpassung der IT, Mutationskosten, Lizenz-Upgrades, Anbindung an CRM und Altsysteme, schrittweise Migration auf VoIP) schlagen mit 25.000 Euro zu Buche. Es fällt wenig technischer Support an, da das System sich selbst verwaltet. Das Know-how ist vorwiegend auf Kundenseite. Die Anlage wird von der IT-Abteilung wie jede andere Applikation gewartet. Die Technik beruht auf gängigen IT-Standards. Die Anlage gehört dem Kunden.