Outlook-Kontakte bereinigen

Wolfgang Miedl arbeitet Autor und Berater mit Schwerpunkt IT und Business. Daneben publiziert er auf der Website Sharepoint360.de regelmäßig rund um Microsoft SharePoint, Office und Social Collaboration.

Das Eingeben von Adressen gehört für die meisten Outlook-Anwender zu den lästigen Pflichtübungen, und die wenigsten achten darauf, Telefon- und Faxnummern einheitlich einzutragen. Dabei geht es nicht nur um Ästhetik, denn Schludrigkeiten rächen sich später im Arbeitsalltag. Beispielsweise streiken CTI-Lösungen, Smartphones und Pocket-PCs, die mit Outlook synchronisiert sind, immer wieder bei bestimmten Sonderzeichen. Hier empfiehlt sich als Lösung das kostenlose Zusatz-Tool "Formatnumbers 4.11" (http://www.outlook-stuff.com) von Peter Marchert. Das Werkzeug erlaubt es, Telefonnummern in Outlook zu korrigieren.

Die Software klinkt sich in Outlook ein und steht jederzeit in Form eines Symbol-Leisten-Icons zur Verfügung. Über ein kleines, aufgeräumtes Fenster steuert der Benut-zer die Funktionen, wobei der erste von drei Schritten im Reiter "Bearbeitung" beginnt. Dort wählt man zunächst das gewünsch-te Zielformat aus zwölf vorgegebenen Varianten aus. Der mittlere Reiter bietet eine Reihe von Detaileinstellungen zur Umwandlung. Im dritten Reiter "Optionen" empfiehlt es sich, beim ersten Testlauf "jede Änderung bestätigen" anzuklicken, um unerwünschte Ergebnisse zu vermeiden. Alle Modifikationen an den Telefondaten lassen sich zunächst virtuell vornehmen und in einer Textdatei protokollieren. Erst wenn der Anwender damit einverstanden ist, lässt er das Tool auf die Outlook-Daten los. (Wolfgang Miedl)

CW-Fazit: Kaum ein Outlook-Anwender dürfte über sauber formatierte Telefonnummern verfügen. Formatnumbers 4.11 bringt die Daten in Ordnung.