Kleine Helfer

Outlook-Daten ausmisten und trimmen

Wolfgang Miedl arbeitet Autor und Berater mit Schwerpunkt IT und Business. Daneben publiziert er auf der Website Sharepoint360.de regelmäßig rund um Microsoft SharePoint, Office und Social Collaboration.
Outlook ist heute für viele Anwender die zentrale Bürodatenbank, doch die Qualität der darin gespeicherten Daten lässt oft zu wünschen übrig. Ordnung schaffen können Anwender mit dem Werkzeug "Outlook Tools 3.12".

Dauerbrenner unter den Nervtötern sind beispielsweise uneinheitlich formatierte Telefonnummern: Mal mit "+", mal mit Klammern ohne Vorwahl-"0" und wahlweise mit Schräg- oder Bindestrichen - das sieht nicht nur chaotisch aus, sondern führt spätestens bei der Synchronisation mit dem Smartphone oder bei CTI-Telefonie zu missglückten Wählversuchen. Auch von doppelt und dreifach gespeicherten Adressen, Aufgaben oder Mails können viele Anwender ein Lied singen - Ursache sind meist Synchronisationsprobleme mit dem PC oder einem Exchange-Hoster.

Zum Glück kann man sich heute bei solchen Outlook-Unpässlichkeiten die händische Sisyphus-Arbeit sparen und sich stattdessen auf Hilfsmittel wie "Outlook Tool 3.12" verlassen. Hierbei handelt es sich um einen kleinen, aber feinen Werkzeugkasten für Outlook ab Version 2000, der die wichtigsten Wartungsaufgaben erledigt. Besonders positiv fällt auf, dass diese Suite im Unterschied zu vergleichbaren Programmen weitgehend automatisch arbeitet und den Nutzer mit wenigen Klicks zum Ziel führt. Um Telefonnummern in eine einheitliche Form zu bringen, genügt es beispielsweise, in der Baumansicht des Programms den Kontakteordner zu markieren und dann in der Werkzeugleiste auf das Telefonnummernsymbol zu klicken - schon wird der Adressbestand auf Einheits-Look getrimmt.

Mit den Outlook Tools können Anwender ihre Datenbestände bereinigen.
Mit den Outlook Tools können Anwender ihre Datenbestände bereinigen.

Wer sich schon einmal über den unergründlichen Mechanismus der Namensdarstellung in den Outlook-Kontakten gewundert hat, dürfte sich über die Funktion "nur Speichern-unter-Feld anpassen" freuen. Die logischste Darstellungsvariante, nämlich "Name, Vorname (Firma)", lässt sich mit einem Klick erzwingen und sorgt für mehr Übersicht in den Adresslisten.

Der Entwickler hat auch an Anwender mit ausgefallenen Wünschen bei der Outlook-Datenbereinigung gedacht und bietet unter "Extras, Optionen" diverse Möglichkeiten der Feinjustierung an. Zu den weiteren praktischen Funktionen des Outlook-Werkzeugkastens zählen das Tilgen von Dubletten, eine Option zum externen Archivieren von Mail-Anhängen sowie das Hinzufügen von Ferienterminen in den Kalender. Abgerundet wird das Paket mit einer mächtigen Suchen-und-Ersetzen-Funktion, die über die gesamte Outlook-Datenbank hinweg arbeitet.

Outlook Tools 3.12 kostet als Einzellizenz 30 Euro, für Privatanwender 22,50 Euro und als Upgrade zehn Euro. Eine Testversion mit Funktionsbeschränkungen kann beim Hersteller heruntergeladen werden.

CW-Fazit

Mit Outlook Tools kann der Nutzer mit wenigen Klicks Ordnung in seiner Datenbank schaffen. Viele Aufgaben erledigt das Werkzeug automatisch.