Tipp für Microsoft Office 2013 und Office 365

Outlook 2013 - E-Mails mit Verzögerung absenden

Malte Jeschke war bis März 2016 Leitender Redakteur bei TecChannel. Seit vielen Jahren beschäftigt er sich intensiv mit professionellen Drucklösungen und deren Einbindung in Netzwerke. Daneben gehört seit Anbeginn sein Interesse mobilen Rechnern und Windows-Betriebssystemen. Dank kaufmännischer Herkunft sind ihm Unternehmensanwendungen nicht fremd. Vor dem Start seiner journalistischen Laufbahn realisierte er unter anderem für Großunternehmen IT-Projekte.
Ein Klick oder eine Tastenkombination und weg ist die E-Mail. Ein kleiner Zeitpuffer beim Versenden gibt einem die Chance noch etwas zu ändern, oder etwa einen Anhang anzufügen, bevor die Nachricht wirklich versendet wird.

Lösung: Die Situation ist bekannt, man hat just eine E-Mail versendet und schon ärgert man sich, weil man etwas vergessen hat oder einen Fehler nicht beseitigt hat. Wenn man dann noch wie der Autor, Mails aus Outlook meist mit STRG + Eingabe auf den Weg bringt, geschieht dies oft besonders schnell (siehe auch Die wichtigsten Tastenkombinationen für Microsoft Outlook 2013). Ruckzuck hat man die falsche Grußformel für den Geschäftspartner gewählt oder den wichtigen Anhang für den Projektkollegen vergessen. Und schon folgt eine zweite Mail hinterher, was die Sache meist nicht besser macht.

Zwar kann man Mails - zumindest interne - zurückrufen, aber auch das klappt meist nur bedingt. Um sich etwas Puffer zu verschaffen, kann es daher sinnvoll sein, eine kleine Verzögerung beim Versenden von E-Mails einzubauen.

Das geschieht am einfachsten über eine neue Regel. Wählen Sie hierzu aus dem Menü Start den Punkt Regeln. Wählen Sie dort den Menüpunkt Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Wenn Sie stattdessen Regel erstellen anwählen, bietet Ihnen Outlook an, zur gerade markieren Nachricht eine Regel anzulegen. Wählen Sie im nächsten Fenster nach Regeln und Benachrichtigungen verwalten den Punkt Neue Regel.

Gehen Sie in dem Regel-Assistenten bis zum dem Punkt Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden. Im nächsten Fenster könnte man noch Bedingungen auswählen, aber das entfällt hier, da die Regel ja für alle Mails gelten soll, klicken Sie also auf Weiter. Ein Dialog weist Sie darauf hin, dass diese Regel auf alle Nachrichten angewendet wird, diese müssen Sie bestätigen.

Im nächsten Fenster wählen Sie den Punkt diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln. Die Anzahl der Minuten können Sie bie einem Klick darauf festlegen, im Beispiel haben wir uns für zwei Minuten entschieden. Bestätigen Sie den Dialog mit Weiter. Im folgenden Fenster könnten Sie noch Ausnahmen von dieser Regel bestimmen, hier genügt es ebenfalls einfach auf Weiter zu klicken. Am Schluss können Sie der Regel noch einen Namen geben.

Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Outlook 2013. (mje)