Europaweiter Zusammenschluß von Ingenieurbüros

Online-Systeme verschaffen Wettbewerbsvorteile in der EG

14.02.1992

Kaum ein Ingenieurbüro, das nicht Konstruktionspläne mit CAD-Programmen erstellt oder Korrespondenz, Buchhaltung und Kalkulation am PC abwickelt. Die einzelnen Rechner sind dabei immer häufiger in lokale Netze eingebunden. Doch meist stößt die computergestützte Informationsverarbeitung und Kommunikation sehr schnell, wie Susanne Schall* feststellt, an ihre Grenzen. Zwar werden Pläne, Konstruktionszeichnungen, Briefe und Kalkulationen am Computer erstellt, der Versand erfolgt jedoch nach wie vor überwiegend per Post oder Fax.

Im Hinblick auf den europäischen Binnenmarkt und die wachsende Bedeutung internationaler Kooperationen ist diese Art der Informationsübermittlung jedoch auf Dauer zu langsam und zu unwirtschaftlich. Gerade der effektive Zugriff auf Informationen und die schnelle Informationsübertragung sichern mittelständischen Unternehmen einen entscheidenden Vorsprung gegenüber internationalen Mitbewerbern. Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder Tochtergesellschaften in Europa sowie Unternehmen, die europaweit mit Partnern zusammenarbeiten, haben deshalb naturgemäß andere Anforderungen an Kommunikationsdienste als noch vor einigen Jahren.

"Eine Nachricht einfach vom PC aus über einen elektronischen Verteiler an alle Partner zu verschicken bedeutet für uns eine enorme Zeitersparnis und macht gerade die europaweite Zusammenarbeit weitaus einfacher", betont Ernst-Ulrich Behr, Vorstand der Ingenieurgesellschaft HL-Technik AG, die europaweit mit zwölf Partnerunternehmen zusammenarbeitet. Denn per Electronic Mail läßt sich ein Rundbrief oder eine Kalkulation in einem Arbeitsgang an alle Partner übermitteln. Die Mitteilung kann der Empfänger jederzeit abrufen und weiterbearbeiten. Hohe Personalkosten, zum Beispiel für das Erfassen von Dokumenten oder das Konfektionieren und Versenden von mehreren Informationen, entfallen auf diese Weise nahezu vollständig.

Entscheidende Faktoren sind Zeit und Information

Die Ingenieurgesellschaft mit insgesamt 13 Niederlassungen und Tochterfirmen in Deutschland und der Schweiz hat sich auf Heizungs-, Klima- und Lüftungstechnik für Industrieanlagen, Verwaltungsgebäude, Hotels, Kaufhäuser, Krankenhäuser und Schulen spezialisiert. Das derzeit größte Projekt betreut die in München ansässige Aktiengesellschaft in Verbindung mit dem neuen Großflughafen München II im Erdinger Moos. Vor zwei Jahren hat sich HL-Technik zudem mit zwölf Ingenieurunternehmen in ganz Europa zusammengeschlossen.

Die Zusammenarbeit mit Partnern in Europa erfordert in

erster Linie effektive Kommunikation. "Uns war schnell klar, daß es langfristig unmöglich wäre, Projekte mit den üblichen Kommunikationsmitteln, wie Fax und Post, abzuwickeln", beschreibt Behr die Ausgangssituation vor zwei Jahren. Denn bei jedem Projekt gibt es zwei entscheidende Faktoren: Zeit und Information. Alle wichtigen Informationen zur Kundenakquisition und Betreuung, über Ausschreibungen und auch Projektdaten müssen allen Partnern jederzeit zugänglich sein.

Genauso muß sichergestellt werden, daß jedes Partnerunternehmen - von Lissabon bis Oslo - Besprechungsprotokolle, Tagesordnungen für Meetings oder interne Memos in kürzester Zeit erhält.

Unter diesen Voraussetzungen war für die Ingenieurgesellschaft ein Electronic-Mail-System die naheliegendste Kommunikationslösung. Da das Angebot an unterschiedlichsten Online-Diensten nahezu unüberschaubar ist, wurde zunächst extern eine Studie über TK-Systeme zur professionellen Nutzung in Auftrag gegeben.

Vorab erstellte man einen Anforderungskatalog für das System. Zusammen mit den Kooperationspartnern aller europäischer Länder wurden dabei Kriterien festgelegt, die das Online-System erfüllen muß.

Ein wesentliches Entscheidungskriterium ergab sich durch die unterschiedlichen Rechner und Betriebssysteme der europäischen Partner und der deutschen Niederlassungen, vor allem deshalb, weil zusätzliche Hardware-Investitionen vermieden werden sollten. "Wir haben nach einem System gesucht, das sowohl auf PCs als auch auf Macintosh-Rechnern einsetzbar ist und in Europa möglichst in der jeweiligen Landessprache erhältlich ist", beschreibt Chef-Planer Behr das Selektionskriterium.

Darüber hinaus sollte die Anfangsinvestition für das System möglichst gering sein und das Erlernen des Datenübertragungsprogrammes keine Schulungskosten verursachen beziehungsweise lange Einarbeitungszeiten erfordern. Die Entscheidung fiel zugunsten des TK-Systems "Connect". Insgesamt 13 Ingenieurbüros in den Benelux-Staaten, Skandinavien, England, Frankreich, Deutschland und in vier südeuropäischen Ländern sind jetzt seit einem Jahr untereinander und mit der Zentrale in Brüssel vernetzt.

Jedes Ingenieurbüro, egal, ob in Athen, Dublin, Mailand, Kopenhagen, Oslo, London oder Madrid, verfügt über eine Zugangsberechtigung zum weltweiten Online-System, gesteuert durch einen IBM-4381-Zentralrechner. Gleichgültig, ob am PC oder am Macintosh gearbeitet wird, ob ein Rechner stand-alone oder in einem LAN zum Einsatz kommt - via Modern und entsprechender Software lassen sich jederzeit in wenigen Sekunden Texte, Grafiken oder Tabellen an einen Partner verschikken und Informationen abfragen.

Als besonders angenehm bewerten europäische Anwender die grafische Benutzeroberfläche. Sowohl am Macintosh als auch am PC unter Windows ist die Benutzung extrem einfach, denn alle Funktionen steuern Symbole, die mit der Maus angeklickt werden. Darüber hinaus ist die Benutzeroberfläche für alle Anwendungsbereiche wie Electronic Mail, Datenbankrecherche oder ein internes Forum einheitlich.

Gemeinsamer Zugriff auf aktualisierte Daten

Künftig ist geplant, eine eigene Datenbank zu erstellen und diese auf dem Zentralrechner des Online-Dienstes zu speichern. Alle europäischen Partner haben dann Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand, der laufend aktualisiert werden kann. In diesem Forum lassen sich jederzeit neue Informationen über die Marktsituation oder über laufende Projekte und Ausschreibungen abfragen. Jeder Benutzer des Systems kann zudem nach einem einheitlichen Suchwortmechanismus in öffentlichen Datenbanken anderer Anbieter recherchieren oder selbst Informationen anbieten.

Zum Informationsaustausch mit Benutzern anderer Online-Dienste oder zum Verschicken von Mitteilungen an Empfänger, die ein Fax haben, besitzt Connect mittlerweile etwa 100 Gateways.

In den USA zählt Connect bereits zu den Marktführern im Bereich der anwenderfreundlichen TK-Dienste. Auf dem Kontinent sind bislang rund 2000 aktive Teilnehmer in das weltweite Netz eingebunden, darunter beispielsweise alle europäischen BBDO-Werbeagenturen und der Informationsdienst SPA-COM.

Bereits mit einer einzelnen ID hat jeder Benutzer Zugang zum gesamten Online-System und allen Dienstleistungen. Mitteilungen können jederzeit an einen oder an viele Empfänger in alle Welt verschickt werden. Ein Unternehmen ist dadurch für andere Benutzer rund um die Uhr und von beinahe jedem Ort in der Welt aus erreichbar. Jeder Teilnehmer entscheidet selbst, wann er eine im Zentralrechner des Dienstes zwischengespeicherte Mitteilung in seinen PC oder Laptop lädt. Dabei ist er an keinen bestimmten Ort gebunden, da der Zugang zum System ortsunabhängig durch seine ID und sein Paßwort gewährt wird.

Das Ingenieurunternehmen nutzt den Online-Dienst jedoch nicht nur zum Übermitteln von Rundbriefen oder Kalkulationen. Per Electronic Mail verschickt die DV-Leitung in München die für alle Niederlassungen zentral erstellten oder überarbeiteten Anwendungsprogramme.

Datensicherheit durch ID und Poßwort gewährleistet

Anwendungs-Updates oder technische Spreadsheets werden so in Sekundenschnelle an Ingenieurbüros in Hamburg, Leipzig, Dresden, Frankfurt, Berlin, Düsseldorf und Stuttgart übermittelt. Dazu Behr: "Früher haben wir Updates auf Disketten verschickt. Aber per Connect können wir viel schneller auf eventuelle Fehler in den Programmen reagieren und einfach die neuen Files wieder austauschen."

Ein Faktor, der allerdings viele Unternehmen von der Nutzung eines vergleichbaren TK-Dienstes abschreckt, ist die Datensicherheit. Für den Verantwortlichen Behr ist dieser Aspekt jedoch kein Problem. Denn der unberechtigte Zugriff auf Daten wird durch die ID und Paßwort-Eingabe verhindert. Die Paßworte werden dabei auf zwei Ebenen eingegeben, eines davon kann vom Anwender auch online jederzeit geändert werden.

Klaus Weber, Geschäftsführer der Connect GmbH in München, rechnet für die nächsten Jahre mit starken Zuwachsraten für die Dienstleistungen seines Unternehmens: "Wenn der Markt uns verstanden hat, werden wir uns schnell bei den Anwendern durchsetzen." Denn Information als Wettbewerbsfaktor wird immer wichtiger, um im internationalen Markt konkurrenzfähig zu bleiben. Nach einem Jahr Kommunikation per Online-Dienst resümiert Behr: "Es erleichtert uns die europaweite Zusammenarbeit unglaublich. Wir können nun viel schneller und effektiver Informationen über gemeinsame Projekte austauschen "

*Susanne Schall ist freie Journalistin in München.