Projektteams setzen vermehrt auf Gruppenkalender, Web-Konferenzen, Wikis, Blogs und Social Bookmarking

Online-Collaboration am Schreibtisch im Web

Nicole Dufft ist Independent Vice President – Digital Enterprise PAC
Der Schlüssel zur effizienten Nutzung von Online-Collaboration-Tools liegt darin, Online- und Offline-Anwendungen sowie Kollaborations-, Koordinations- und Kommunikationsfunktionen zu integrieren.

Schade, dass das Wort Kollaboration in Deutschland einen so negativen Beiklang hat. Denn dadurch wird im Deutschen für den englischen Term "Collaboration" meist der Begriff "Zusammenarbeit" verwendet. Er trifft aber nicht genau, was mit "Collaboration" im Sinne eines gemeinsamen Arbeitens an Inhalten, der Weiterentwicklung von Ideen und dem Austausch von Wissen zwischen verschiedenen Partnern gemeint ist. Collaboration steht nicht nur bei Softwareanbietern derzeit ganz oben auf der Entwicklungs- und Marketing-Agenda, sondern wurde auch als Schwerpunkt auf dem diesjährigen World Economic Forum in Davos unter dem Begriff "Collaborative Innovation" intensiv diskutiert.

Denn effiziente Zusammenarbeit und Wissensaustausch sind in den vergangenen Jahren anspruchsvoller geworden (siehe auch: Selbstcheck für das Wissens-Management). Das bestätigen fast 90 Prozent der Fachbereichsleiter größerer deutscher Unternehmen in einer repräsentativen Umfrage von Berlecon Research im Auftrag des Softwarehauses Coremedia aus Hamburg. Die Gründe für die zunehmende Bedeutung von Collaboration sind zahlreich, und wirken sich stark auf unser tägliches Arbeitsumfeld aus:

  • Unternehmen agieren vermehrt in globalen Wertschöpfungsnetzen. Die Zahl der in Unternehmensprozesse eingebundenen Partner steigt sowohl in der Beschaffung, Entwicklung und Produktion als auch im Vertrieb und bei kundennahen Prozessen.

  • Arbeit wird immer seltener in einzelnen Abteilungen definiert, sondern erfolgt häufiger projektbasiert und unternehmensübergreifend. Teams arbeiten oft zeitlich begrenzt und in unterschiedlichen Konstellationen an Projekten zusammen. Und das in aller Regel nicht nur unternehmensintern und von einem Standort aus, sondern über Unternehmensgrenzen, Länder und auch Zeitzonen hinweg.

  • Teams müssen mobil sein und ihre Aufgaben unabhängig von Ort und Zeit erledigen können: ob beim Kunden in London, beim Lieferanten in China oder vom Schreibtisch in Oberbayern aus.

  • Gleichzeitig müssen diese Teams schnell und flexibel reagieren, Entscheidungen treffen und Ergebnisse liefern können; lange Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse sind da hinderlich.

E-Mail und Kalender reichen nicht

Ein solches Arbeitsumfeld erfordert neue IT-Ausstattung. Der reine Austausch von Dateien, Terminplänen oder Aufgaben per E-Mail ist dabei nicht mehr wirklich zeitgemäß. Doch anscheinend wird die ITK-Landschaft in deutschen Unternehmen den neuen Anforderungen nicht gerecht: Weniger als die Hälfte der im Rahmen der Studie "Enterprise 2.0 in Deutschland" befragten Fachverantwortlichen fühlen sich durch die ITK-Systeme ihrer Firma ausreichend unterstützt.

Vor diesem Hintergrund haben Web-basierende Collaboration-Tools in den vergangenen Jahren massiv an Bedeutung gewonnen. Denn Web-gestützte Anwendungen erfüllen einige wesentliche Voraussetzungen für die effiziente Zusammenarbeit über räumliche und organisatorische Grenzen hinweg: Sie erlauben den Zugriff auf Anwendungen und Daten unabhängig von Endgeräten und Betriebssystemen. Der Browser und ein breitbandiger Internet-Zugang sind der kleinste gemeinsame Nenner für die Zusammenarbeit im Netz. Gerade für Projekte, die zeitlich begrenzt und mit wechselnden Partnern mit unterschiedlicher ITK-Ausstattung betrieben werden, bieten sich Web-basierende Applikationen an. Zudem sind die Anwendungen oft nach Bedarf (on Demand) ohne hohe Anfangsinvestitionen und Implementierungskosten einsetzbar.