Ohne Kataloge kein E-Procurement

Vice President Software & SaaS Markets PAC Germany
Riesige Einsparpotenziale versprechen sich Firmen durch den elektronischen Einkauf. Doch der Weg bis zur ersten Bestelltransaktion ist lang und steinig. Nicht selten scheitert der Prozess schon an geeigneten Online-Katalogen.

Über Online-Kataloge präsentieren Anbieter ihre Waren und Dienstleistungen; Käufer suchen nach geeigneten Artikeln, bewerten sie und geben schließlich eine Bestellung über ein E-Procurement-System auf. Soweit die Theorie. Doch, was so einfach und logisch klingt, erfordert viel Detailarbeit. Lieferanten müssen ihre wie auch immer gearteten Produktinformationen so aufbereiten, dass sie für den Einkauf via Web taugen. Im Gegensatz zu Warenlisten in Webshops, wo der Surfer per Browser Artikel ordert, stellen E-Procurement-Kataloge weit höhere Anforderungen: Kaufaufträge müssen sich automatisch in die Warenwirtschaft sowohl des kaufenden als auch des anbietenden Unternehmens eintragen lassen. Wie schon beim Electronic Data Interchange (EDI) lautet die erste Fleißaufgabe der beteiligten Geschäftspartner: Eindeutige Formate für den Datenaustausch verabreden.

Dabei müssen Firmen das Rad nicht jedesmal neu erfinden, sondern können ihre E-Procurement-Systeme mit Hilfe etablierter Standards zum Laufen bringen. Dazu zählt beispielsweise BMEcat, ein vom Bundesverband Materialwirtschaft Einkauf und Logistik (BME) definiertes Datenaustauschformat auf der Basis der Auszeichnungssprache Extensible Markup Language (XML). Neben BMEcat gibt es eine Reihe weiterer Formate für unterschiedliche Branchen, etwa ChemXML, ein Dialekt, den Chemiekonzerne im E-Business sprechen.

In der Praxis muss ein Lieferant seine in welcher Form auch immer gespeicherten Artikeldaten beispielsweise in BMEcat überführen und sie seinen Kunden oder einem Marktplatzbetreiber zur Verfügung stellen. Beim Umwandeln sowie Aufbereiten der internen Produktdaten in den XML-Standard helfen spezielle Katalogsysteme. Sie bieten Funktionen zum Import unterschiedlicher Datenformate aus den Warenwirtschaftssystemen, Datenbanken oder simplen Dateien und wandeln sie in das gewünschte Zielformat um. Darüber hinaus kann der Anwender über die Inhalteverwaltung dieser Tools Einträge bearbeiten.

Doch so einfach das klingt, die Praxis sieht anders aus. So generiert beispielsweise die Bardusch GmbH & Co, ein auf Berufs- und Arbeitskleidung spezialisierter Textilvermieter aus Ettlingen, aus einer Textdatei spezifische Kataloge für seine Großkunden beziehungsweise Marktplätze, auf denen die Firma als Anbieter präsent ist. Die Geschäftspartner einigten sich auf BMEcat, doch schnell zeigte sich, dass jeder Kunde seine eigenen Anforderungen hat. Da variieren etwa die Längen der einzelnen, in der BMEcat-Spezifikation beschriebenen Felder von Firma zu Firma. "BMEcat ist zwar ein Standard, doch die meisten Kunden und Marktplätze biegen ihn in ihre Richtung um", bemängelt Holger Berg, Katalogexperte bei Bardusch. Das ärgert alle Lieferanten, sie müssen aber wohl oder übel mitziehen.

Bardusch hat für das Katalog-Management die Software "E-Supplierlink" von Poet Software aus Hamburg angeschafft. Mit dem Produkt erzeugt der Textilvermieter einen Master-Katalog und passt diesen an die verschiedenen Kundenbedürfnisse an, denn in der Regel wollen die Klienten jeweils nur einen bestimmten Ausschnitt des gesamten Katalogs. Zudem muss Bardusch bei der Katalogerstellung die mit dem Geschäftspartner ausgehandelten Preiskonditionen und Rabattstaffeln berücksichtigen.

Mit dem Formatieren der Stammdaten in ein marktgängiges Austauschformat für den elektronischen Einkauf ist es allerdings nicht getan. Online-Kataloge müssen nach bestimmten Klassifizierungen aufgebaut sein, damit beispielsweise auf einem Marktplatz die Produkte unterschiedlicher Anbieter in einem Katalog zusammengefasst werden können. Auch hier haben sich bereits Standards etabliert. Neben dem im deutschsprachigen Raum gebräuchlichen Klassifizierzungsschema Ecl@ss erzeugen viele Firmen ihre Kataloge nach der Universal Standard Products and Services Classification (UN/SPSC). Klassifizierungen legen fest, in welche Gruppe und Untergruppen ein Artikel einzuordnen ist. Ein nach Ecl@ss aufgebauter Katalog folgt einer Baumstruktur, in dem Käufer über Kategorien nach Produkten stöbern. Im Falle des Textilvermieters Bardusch würde er über den Pfad Arbeitsschutz, Schutzbekleidung und Handschuhe schließlich auf einzelne Produkte stoßen.

Bislang können die Bardusch-Kunden lediglich in den Online-Katalogen stöbern, das elektronische Bestellen hingegen klappt noch nicht. Der Grund: Es hapert an der geeigneten Integration mit dem Backend. Zurzeit arbeitet das Unternehmen an einer Lösung auf Basis des "Business Integration Server" von Seeburger.

Der Marktplatzbetreiber Allago.de aus Bad Vilbel hat seine Warenwirtschaft mit dem Bestellsystem verknüpft. Die Firma steht auf der anderen Seite der Lieferkette: Sie muss die Produktdaten ihrer Lieferanten ins hauseigene Katalogverwaltungssystem einlesen und als Gesamtkatalog ihren Endkunden online zur Verfügung stellen. Auf dem Webshop bestellen Kunden - vornehmlich kleine und mittelständische Betriebe - Bürobedarf, DV-Produkte und neuerdings auch Strom. Die Kataloglösung "Datashape" des Herstellers Internolix dient dazu, die externen Informationen sowohl in die hauseigene ERP-Software von Navision als auch in seinen auf dem Intershop-Produkt "Enfinity 1.1" basierenden Online-Shop einzupflegen.

Zwar hat das Unternehmen mit seinen Zulieferern Austauschformate verabredet, dennoch sieht sich Stefan Oettinger, einer der beiden IT-Leiter bei Allago.de, immer wieder mit den eigentümlichsten Dateiformaten konfrontiert, die er mit Datashape in eine für Navision und Intershop verständliche Form bringen muss. Aus den unterschiedlichen Lieferantendateien erzeugt Datashape einen XML-File für den Import in den Warenkatalog des Enfinity-Servers. Intershop bietet zwar eine Import-Schnittstelle, doch mit dieser hat Allago.de schlechte Erfahrungen gemacht, so dass sich Oettinger und sein Team entschieden, ein eigenes Interface zu schreiben. Datashape generiert zudem eine Ascii-Datei mit identischen Produktdaten. Mit dieser Textdatei füttern die Systemverwalter die ERP-Software. Nach dieser Prozedur verfügen sowohl der Webshop als auch das ERP-Programm über die gleichen Stammdaten - eine wesentliche Voraussetzung für die Verarbeitung von Online-Bestellungen.

Bestellt ein Kunde per Browser auf der Allago-Website ein Produkt aus dem Online-Katalog, meldet Enfinity den Auftrag an die ERP-Software weiter. Beide Programme wurden hierzu über einen Konnektor verbunden. Datashape wurde früher von der Firma Technologics unter dem Produktnamen "Sally" vertrieben. Nachdem Internolix Anfang Januar 85 Prozent des Unternehmens übernommen hatte, kaufte der Hersteller nun die ausstehenden Anteile dazu. Oettinger ist seitdem nicht mehr so glücklich mit der Entscheidung für dieses Produkt. Er befürchtet, dass der Käufer die Software künftig nicht mehr ernsthaft vertreiben werde. "Wir überlegen uns, ob wir nicht besser auf ein anderes System wechseln."

E-Procurement-Anbindung Auch die Hersteller von E-Procurement-Software bieten Katalogsysteme an, entweder eigene oder solche von Spezialanbietern mit denen sie kooperieren. So arbeiten Oracle und die deutsche Softwareschmiede Cataloom zusammen. Bei der Verknüpfung der Cataloom-Software mit Oracles "Iprocurement" hat der Anwender zwei Optionen: Entweder importiert er den mit Cataloom erstellten Katalog in die Oracle-Umgebung oder er wechselt für die Artikelauswahl kurzzeitig in die Cataloom-Umgebung. In beiden Fällen kehrt er mit gefülltem Warenkorb in die Bestellmaske des Einkaufsprogramms zurück. Ein in Iprocurement ausgelöste Bestellung wird dann an die ERP-Software "Oracle Applications" des Bestellers übermittelt und je nach Anbindung der Lieferanten erhalten auch deren Business-Systeme einen entsprechenden Datensatz.

Die Einbindung ins E-Procurement klappt allerdings nicht immer so einfach, wie die Marketingabteilungen glauben machen. Zwar ähneln sich die Produktbeschreibungen der Katalogsystemhersteller oft wie ein Ei dem anderen, dennoch weisen sie bei näherem Hinsehen erhebliche Unterschiede auf. Diese Erfahrung machte die Stuttgarter IT-Gesellschaft (SIT). Die Firma betreibt den mit der E-Procurement-Software von Commerce One sowie SAP R/3 erstellten Marktplatz "Beka4business". Über diesen können Verkehrs- und Versorgungsunternehmen ab Herbst Güter komplett digital beschaffen, einschließlich einer elektronischen Rechnungsstellung. Ishak Klinger, verantwortlich für den Betrieb der Software "Buysite" von Commerce One sowie für die Kataloge, stand dabei vor dem Problem, ein System zu finden, dass Produkte von Lieferanten unterschiedlicher Branchen etwa Elektrotechnik sowie Fahrzeugersatzteile vereinen kann und gleichzeitig mit der Commerce-One-Software kompatibel ist. Weitere Forderungen waren eine Versionsverwaltung sowie Funktionen zur redaktionellen Bearbeitung von Katalogeinträgen.

Auf der Suche nach geeigneten Tools stieß SIT zunächst auf "E-Pro Class", einem Produkt der ebenfalls in Stuttgart ansässigen E-Pro Solutions. Damit ließen sich zwar recht schnell Kataloge erstellen, doch die Software unterstützte das von Commerce One favorisierte Klassifizierungsschema UN/SPSC nicht. Die Konkurrenzlösung des Anbieters Jcatalog eignete sich gut zur Massenverarbeitung von Produktdaten, doch scheiterte das Werkzeug im konkreten Fall beim Aufbau eines Multilieferantenkatalogs inklusive Versionsverwaltung. In puncto Versions-Management machte der bereits erwähnte Anbieter Poet mit E-Supplierlink eine recht gute Figur, doch fiel er durch, da die Funktionen zum Erstellen von mehreren, kundenspezifischen Katalogen nicht den Vorstellungen Klingers entsprachen. Hier zeigte Cataloom zwar Stärken, konnte jedoch nicht die Skalierbarkeit liefern, die sich der SIT-Mann gewünscht hätte. Selbst das von Commerce One mitgelieferte Katalogsystem schied aus, da das hinterlegte Datenbankschema sich als zu komplex für die Anforderungen des Marktplatzes erwies. Frustiert entschloss sich SIT schließlich für eine Eigenentwicklung. "Viele Katalogsysteme sind branchenspezifisch und decken bestenfalls 70 Prozent unserer Forderungen ab", resümiert Klinger.

Beka4business ist ein zentraler Multilieferantenkatalog. Ausschnitte davon werden in die Lieferantensoftware "Supplyorder" sowie in das Bestellprogramm Buysite von Commerce One kopiert, hierzu muss SIT eine XML-Schnittstelle des US-Herstellers berücksichtigen. Über Buysite füllt der Einkäufer den Warenkorb, indem er Artikel aus dem Katalogsystem auswählt. Bei einer Bestellung verbucht Buysite den Auftrag im R/3-System des Käufers sowie in den SAP-Umgebungen der Lieferanten, die über das Supplyorder-Modul angebunden sind. Darüber hinaus wird der Bestelldatensatz im zentralen ERP-Programm des Marktplatzes vermerkt. Da vorwiegend die Walldorfer Business-Software bei den Geschäftspartnern zum Einsatz kommt, hat sich SIT auf die Einbindung dieses Systems konzentriert. Um altgediente Einkaufssachbearbeiter in den Verkehrsbetrieben nicht zu verprellen, dürfen sie die Waren über die bisher schon von Papierkatalogen bekannten Artikelnummern ordern. SIT musste hierzu ein Mapping der Käuferartikelnummern mit denen der Lieferanten vornehmen.

In Sachen Qualität von Lieferantendaten berichtet SIT über die gleichen Erfahrungen wie Allago.de: Vorsichtig stellen auch die Stuttgarter fest, dass die Güte der gelieferten Katalogdaten zumindest teilweise durchaus ausbaufähig ist. Schuld daran ist nach Ansicht von Robert Keck, Rechenzentrumsleiter bei der Stuttgarter Straßenbahn, einem Einkäufer auf Beka4business, nicht immer die Technik. "Einige Supplier streuben sich, gut aufbereitete Daten zu liefern, um so die Vergleichbarkeit mit ebenfalls auf dem Marktplatz vertretenen Konkurrenten zu erschweren."

Mit bockigen Lieferanten hat das Bauportal Mybau.de nach eigenem Bekunden keine Probleme. Dort müssen nämlich die Supplier ihre Produktdaten selbst in den zentralen Katalog des Portals einpflegen und an ihnen liegt es auch, die Qualität der Informationen sicherzustellen. Mybau.de bietet eine Plattform für verschiedene Marktteilnehmer im Gewerbe, unter anderem einen Online-Katalog, eine Ausschreibungsdatenbank sowie Programme zum Mieten. Der Betreiber entschied sich für das Produkt "Marketfast" der Jcatalog Software AG. Das Selfservice-Interface für die Lieferanten war ein wichtiges Entscheidungskriterium für diesen Hersteller. Neben Jcatalog schaute sich das Unternehmen auch die Lösungen von Requisite, Cardonet, Poet Software und Cataloom an. Das hauseigene SAP-System hat der Marktplatzbetreiber über BMEcat angebunden, wobei hier der Business-Connector der Walldorfer als Schnittstelle fungiert (siehe "weitere Artikel"). In einem speziellen XML-Format übermittelt der Verwalter die Produktdaten an die Webshop-Software Enfinity, wo sie im internen Katalog gespeichert werden.

Die Lieferanten trimmen ihre Artikelinformationen auf die BMEcat-Norm, bevor sie sie im Datenpool des Portals ablegen. Durch diese Vorgabe erspart sich der Site-Betreiber aufwändige Überprüfungen, so dass der Massenimport der Daten weitgehend automatisch abläuft.