2. IT-Tools (und technische Infrastruktur)

In Zusammenhang mit Projekt-Management-Trainingsanfragen artikulieren Unternehmen oft auch Anliegen wie: "Können wir in das Training noch eine IT-Tool-Schulung integrieren? Dafür ist doch gewiss noch ein, zwei Stunden Zeit?" Solche Anfragen zeigen, dass Unternehmen vielfach die Bedeutung der IT-Tools für den Projekt-Management-Erfolg unterschätzen.

In Unternehmen beachtet man folgende beiden Extreme. Viele stellen den Mitarbeitern gar keine IT-Tools zur Verfügung. Die Folge: Die Mitarbeiter basteln sich selbst Tools zum Planen und Steuern der Projekte. Meist handelt es sich hierbei um Excel-Lösungen. Die Folge: Jeder wurstelt sozusagen nach Gutdünken vor sich hin. Entsprechend viel Zeit und Energie ist für das Abstimmen, Koordinieren und Harmonisieren nötig.

Haben Unternehmen die Bedeutung von gemeinsam genutzten IT-Tools erkannt, führen sie oft top-down sehr mächtige Tools ein, die an den praktischen Anforderungen vorbei gehen. Die Folge: Die Mitarbeiter fühlen sich überrannt - auch weil es zunächst einer umfangreichen Schulung bedarf, bevor sie das Tool überblicken und mit ihm arbeiten können. Also benutzten sie das Tool zwar formal. Im Alltag arbeiten sie aber weiterhin mit ihren bewährten Excel-Lösungen.

Doch selbst wenn ein Unternehmen ein adäquates Tool wählt, ist dies noch kein Garant für ein erfolgreiches Projekt-Management. Aus folgendem Grund: Den Mitarbeitern fehlen häufig die notwendigen Projekt-Management-Kenntnisse und in der Organisation existiert nicht die erforderliche Projekt-Management-Struktur und -Kultur, um das Tool effektiv einzusetzen.