Wann sich Office 365 lohnt

Office 365 fürs Small Business

01.09.2012 | von Michael Ehlert
Immer wieder stellen sich Unternehmen die Frage: Lohnt sich der Weg in die Public Cloud? Die Angebote der Unternehmen klingen vielversprechend, denn es entfallen hohe Anschaffungskosten für die IT-Infrastruktur sowie ständig neue Investitionen in Hardware.

Kostenintensive Wartungsarbeiten gehören ebenfalls der Vergangenheit an. Unternehmen zahlen nur das, was sie tatsächlich benötigen. Aber wie viel sparen sie wirklich? Beispielhafte Berechnungen für den Einsatz von Microsoft Office 365 in einem kleinen Unternehmen zeigen, unter welchen Voraussetzungen sich der Einsatz eines Wolkenbüros lohnt.

Foto: Microsoft

Mit Microsoft Office 365 können Anwender via Exchange Online, SharePoint Online und Lync Online jederzeit und überall auf ihre Dokumente, E-Mails, Termine und Kontakte zugreifen. Darüber hinaus gibt es die Option, Office Professional Plus als Desktop-Version zu mieten und die Office WebApps als Basisversionen der Office-Programme Word, Excel, PowerPoint und OneNote zu nutzen. Die Kosten für Installation, Betrieb und Wartung entfallen und werden von exakt planbaren monatlichen Gebühren für Office 365 ersetzt.

Eine fiktive Berechnung stellt die Kosten für den On-premise-Betrieb und die Cloud-Lösung gegenüber - jeweils für ein kleines, mittleres und großes Unternehmen. Angenommen wird, dass das Unternehmen eine zusätzliche Projekt- und Eventmanagement-Plattform implementieren will - beispielsweise um eine Veranstaltung oder ein größeres Projekt mit vielen Beteiligten zu planen. Die Berechnung berücksichtigt die Soft- und Hardware, die notwendig sind, um eine solche Plattform in der jeweiligen Größenordnung umzusetzen.

Small Business: Risiko minimiert, Flexibilität erhöht

Basis ist ein typisches Small Business-Unternehmen mit rund fünfzig Mitarbeitern (siehe Berechnungsbeispiel 1). Auf dem Small Business Server, der neu angeschafft wird, sind Exchange und SharePoint bereits konfiguriert und müssen nicht extra gekauft werden. Die gesamten Anschaffungskosten für Hard- und Software inklusive Lizenzen betragen 9.131 Euro, zuzüglich 3.000 Euro für den Integrationsaufwand, der neben der Installation und Konfiguration auch die Anpassung von SharePoint umfasst. Zu dem einmaligen Betrag von 12.191 Euro fallen jährlich zusätzlich schätzungsweise 5.000 Euro für den Betrieb der IT-Infrastruktur an, der in der Regel bei einem Unternehmen dieser Größenordnung von einem externen Dienstleister durchgeführt werden muss.

Berechnungsbeispiel 1: Small Business

Projekt- und Event-Management-Plattform für ca. 50 Mitarbeiter, stark flukturierende MA-Zahl, Skalierungsfähigkeit muss gegeben sein.

Anschaffungs-kosten

Anzahl Lizenzen

Summe

Aufwände Hardware/Software "On-Premise"

Software

Small Business Server

500,00 Euro

1,00

500,00 Euro

Small Business Server

23,00 Euro

45,00

1035,00 Euro

Forefront Thread Management Gateway (TMG)

5196,00 Euro

1,00

5196,00 Euro

Lizenzkosten

46,00

6731,00 Euro

Hardware

Kosten Server

Anzahl Server physisch

Summe

Server Typ (z.B. ML380 von Hewlett Packard)

1200,00 Euro

2,00

2400,00 Euro

Integrationsaufwand (Installation, Konfiguration, Anpassung SharePoint "externe Authentifizierung")

3000,00 Euro

Aufwand Hardware/Software "On-Premise"

12.131,00 Euro

zusätzliche Betriebskosten 5000 Euro/Jahr

15.000,00 Euro

Gesamtaufwand (3 Jahre) Hardware/Software "On-Premise"

27.131,00 Euro

Aufwände Microsoft Office 365 Exchange, SharePoint, Lync (E1)

Lizenzkosten pro Monat / User bei 50 Mitarbeitern

Ca. 8,00 Euro

50,00

400,00 Euro

Office 365 auf 1 Jahr

4800,00 Euro

Office 365 auf 2 Jahre

9600,00 Euro

Office 365 auf 3 Jahre

14.400,00 Euro

Entscheidet sich das Unternehmen für die Cloud-Lösung von Microsoft, bietet sich für das beschriebene Szenario das Office 365-Paket E1 an (Umfang der einzelnen Pläne von Microsoft). Es kostet monatlich je Mitarbeiter zirka 8 Euro, somit fallen im Jahr bei 50 Mitarbeitern Lizenzkosten von jährlich 4.800 Euro an.

Betriebsdauer

Microsoft Office

On-Premise

Microsoft Office 365

1 Jahr

17.131,00 Euro

4800,00 Euro

2 Jahre

22.131,00 Euro

9600,00 Euro

3 Jahre

27.131,00 Euro

14.400,00 Euro

Fazit

Das Berechnungsbeispiel zeigt, dass kleine Unternehmen und der untere Mittelstand mit dem Cloud-Büro deutliche Kostenvorteile erzielen. So kann beispielsweise eine Event-Agentur eine Veranstaltung planen und speziell dafür eine Plattform für Teilnehmer, Projektbeteiligte und die eigenen Mitarbeiter schaffen, die je nach Bedarf skalierbar ist. Die damit verbundenen Kosten sind genau kalkulierbar.

Diese Vorteile sind im Small Business nicht nur für Projekte, sondern auch für den Regelbetrieb gegeben: Gerade weil in kleinen Unternehmen ausreichende IT-Ressourcen oftmals schwer bereitzustellen sind, ist der Einsatz von Office 365 sowohl projektbezogen als auch als "Alltagssystem" sinnvoll. So nutzen kleine Unternehmen immer die aktuellste Lösung und müssen keine weiteren Investitionen für Upgrades oder Wartungsarbeiten tätigen.

Durch die monatliche Zahlung eines festen Betrages können sie ihre IT-Kosten sehr gut planen. Zudem minimieren sich die Risiken für das Unternehmen deutlich: Für den Betrieb der IT-Infrastruktur in der Cloud ist kein eigenes IT-Know-how erforderlich, Office 365 gewährleistet eine hohe Datensicherheit und der Betrieb der Systeme ist ebenso sichergestellt.