Tools, Tests und Tipps

Office 365 - Fehler und Probleme finden

Thomas Joos ist freiberuflicher IT-Consultant und seit 20 Jahren in der IT tätig. Er schreibt praxisnahe Fachbücher und veröffentlicht in zahlreichen IT-Publikationen wie TecChannel.de und PC Welt. Das Blog von Thomas Joos finden Sie unter thomasjoos.wordpress.com.
Unternehmen, die Office 365 einsetzen, müssen bei der Fehlersuche anders vorgehen als beim Betrieb eigener Server. Wir haben für Sie zusammengestellt, wie man häufig auftauchenden Problemen auf die Spur kommt.

Bei Office 365 werden die kompletten Serverdienste in Rechenzentren von Microsoft betrieben, Administratoren haben keinerlei Zugriff auf die zugrunde liegende Technologie. Zudem wird die Verbindung über das Internet aufgebaut, das heißt, es spielen auch Themen wie Firewall, lokale Sicherheitsanwendungen, Routing und viele andere Faktoren abseits des eigentlichen Office 365 eine Rolle. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Verbindungsprobleme verursacht werden können und welche Möglichkeiten es gibt, Fehler zu finden.

Probleme bei der Anbindung an Office 365 äußern sich aber nicht nur darin, dass Anwender keine Verbindung mit den einzelnen Diensten aufbauen können, sondern dass zum Beispiel das Verschieben von Postfächern von den lokalen Exchange-Servern in die Cloud nicht funktioniert oder sehr langsam vonstattengeht. Auch darauf gehen wir in diesem Beitrag ein. Wir zeigen Ihnen zahlreiche Tools und Assistenten, die Sie dabei unterstützen, Probleme zu finden und zu beheben.

Microsoft-Tools für die Analyse einsetzen

Zentrale Quelle für die Suche von Fehlern sind zunächst die Tools Microsoft Remote Connectivity Analyzer Microsoft-Verbindungsuntersuchung und Microsoft Online Services Diagnostics and Logging (MOSDAL)-Support-Toolkit. Diese drei Werkzeuge sollten spätestens bei Problemen auf Rechnern installiert werden, die an Office 365 angebunden sind. Wenn auch noch Lync im Einsatz ist, sollten Sie zusätzlich das Tool Lync Connectivity Analyzer-Tool installieren. Machen Sie sich bereits vor dem möglichen Auftreten erster Probleme mit den Tools vertraut und schreiben Sie unter Umständen kleine Anleitungen für Anwender. Dadurch können die User viele Probleme selbst lösen oder zumindest eine genauere Fehlerbeschreibung liefern.

Noch etwas weiter bei der Analyse von Fehlern geht der Online-Assistent Office365 Outlook Connectivity Guided Walkthrough Hiermit können Sie das Problem genauer eingrenzen. Mit dem Assistenten finden vor allem Administratoren und sehr geübte Anwender recht schnell die Ursache des Problems.

Bemerken Sie Probleme bei Hybridbereitstellungen bezüglich der Frei/Gebuchtzeiten, stellt auch hier Microsoft ein Werkzeug für die Analyse zur Verfügung. Der Hybrid Environment Free/Busy Troubleshooter kann bei Problemen beim Synchronisieren lokaler Daten in die Cloud helfen. Hier können Sie Fehler genauer eingrenzen und erhalten Hinweise, an welchen Stellen Sie das Problem unter Umständen beheben können.

Bei Outlook-Verbindungsproblemen sollten Sie sich diesen Artikel im TechNet Magazine ansehen. Sie erhalten dort Tipps zum Finden von Problemen bei der Anbindung von Outlook an Office 365 und lokalen Servern.

Im Video: Office 365 für Administratoren (1/2) (Trainer: Thomas Joos)

Dienstintegrität sicherstellen und als RSS-Feed abonnieren

Wenn es Probleme mit Office 365 gibt, sollten Sie zunächst im Portal überprüfen, ob einzelne Dienste nicht mehr funktionieren oder von Microsoft gewartet werden. Dazu rufen Sie im Portal die Verwaltungsseite für die Dienstintegrität auf.

Hier sehen Sie den Status der einzelnen Verbindungen und wann Wartungen stattfinden. Sie können die Wartungsfenster und die Dienstintegrität als RSS-Feed abonnieren und zum Beispiel in Outlook einbinden. Auf diesem Weg erhalten Sie immer einen Überblick zu den Problemen in Office 365. Dazu gehen Sie am Beispiel von Outlook 2013 folgendermaßen vor:

Mit Outlook können Sie im Posteingang auch RSS-Feeds lesen, die Sie mit einem Webbrowser abonniert haben, also in diesem Beispiel den RSS-Feed der Office-365-Dienstintegrität. In Outlook aktivieren Sie auf der Registerkarte Datei über Optionen/Erweitert im Abschnitt RSS-Feeds die Option, dass Outlook eine Synchronisierung mit der RSS-Feed-Liste von Windows durchführt. Das heißt, Sie binden den Office-365-RSS-Feed an den Internet Explorer an und dann an Office 365.

Haben Sie die Synchronisierung aktiviert, zeigt Outlook unterhalb des Ordners RSS-Abonnements für jeden abonnierten Feed einen Unterordner an. Die einzelnen Nachrichten lesen Sie genauso wie normale E-Mails. Auch die Kategorisierung und die Kennzeichnung funktionieren entsprechend. Den Ordner sehen Sie in der Ordner-Ansicht von Outlook 2013. Über das Kontextmenü eines Feeds können Sie diesen wieder von Outlook entfernen. Über das Kontextmenü des Ordners RSS-Feeds kann man, unabhängig von Windows, Feeds abonnieren und einbinden.

Für RSS-Feeds lassen sich Posteingangsregeln definieren, wie für alle anderen E-Mails auch. In diesem Fall klicken Sie bei der Bearbeitung der Posteingangsregeln auf der Registerkarte Datei unter Informationen zunächst auf die Schaltfläche Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Anschließend schalten Sie auf der Registerkarte E-Mail-Regeln des Dialogfelds Regeln und Benachrichtigungen das Kontrollkästchen Regeln für alle aus RSS-Feeds heruntergeladenen Nachrichten aktivieren ein. Auf diesem Weg können Sie RSS-Benachrichtigungen, die auf einen Ausfall hindeuten, in den Posteingang verschieben lassen.

Verbindungsprobleme finden

Häufig bemerken Anwender Verbindungsprobleme, wenn eine Anbindung an Office 365 nicht funktioniert. Der erste Schritt besteht daher zunächst im Überprüfen der Internetverbindung zu Office 365:

1. Zunächst rufen Sie die Webseite des Microsoft Remote Connectivity Analyzer auf. Gelingt das nicht, liegt das Problem des Anwenders in seiner Internetverbindung, nicht an Office 365.

2. Sobald die Verbindung aufgebaut ist, wechseln Sie auf die Registerkarte Office 365.

3. Aktivieren Sie im Bereich Allgemeine Office 365-Tests zunächst Office 365 Exchange DNS-Verbindungstest und klicken auf Weiter.

4. Geben Sie danach den Namen der E-Mail-Domäne und den Prüfcode im unteren Bereich des Fensters im Feld ein.

5. Danach klicken Sie auf Überprüfen und dann rechts unten auf Test ausführen.

6. Wenn der Verbindungstest erfolgreich ist, liegt das Problem der Anbindung nicht in der Namensauflösung und der Verbindung zum Internet. Schon allein durch diesen Test können Sie sehr viele Probleme ausschließen.

Im Video: Office 365 für Administratoren - Benutzerkonten (2/2) (Trainer: Thomas Joos)