Auf Cloud-Lösungen umsteigen

Office-365-Business-Szenarien

Peter Haupt zählt zu den führenden Office 365-Experten in Deutschland. Als Geschäftsführer der utilitas GmbH berät er CIOs und CFOs großer Unternehmen bei der Wirtschaftlichkeitsbewertung und der Einführung von Office 365. Die Aufgabenschwerpunkte seines Teams in großen Office 365 Projekten liegen dabei insbesondere bei der Einhaltung von Kosteneinsparungszielen. Weitere Informationen zu Angeboten wie Business Apps und Managed Services finden Sie unter http://www.utilitas.net.
Office 365, SharePoint Online, Exchange Online: Wann sich Microsofts Cloud-Services rechnen, wo Komplexitätsfallen lauern und wie man die besten Preise aushandelt.

Microsofts Umbau zur Cloud-Company läuft auf Hochtouren. Laut den jüngsten Umsatzzahlen stieg der Jahresumsatz bei den kommerziellen Cloud-Produkten (Office 365, Azure und CRM Online) auf 6,3 Milliarden US-Dollar. Das entspricht einer Steigerung um 106 Prozent gegenüber den Vorjahreszahlen. Und auf der Ignite-Konferenz prognostizierte CEO Satya Nadella für 2018 einen Cloud-Jahresumsatz von 20 Milliarden Dollar.

Diesen Expansionsdrang bekommen auch die Kunden zu spüren. Der Vertrieb arbeitet derzeit mit Hochtouren daran, Microsoft-Anwendern das Cloud-Paket schmackhaft zu machen. Und dabei kommt als Köder interessantereise keine spezielle Cloud-Offerte, sondern das klassische, lokale Office-Paket zum Einsatz. Wer Office Professional Plus als Bestandteil etlicher Office 365 Pläne erwirbt, bekommt es deutlich günstiger als über die klassische Lizenzierung im Rahmen eines Enterprise Agreements.

Doch wer auf den Preis alleine schaut, kann auch Überraschungen erleben - denn günstige Office-365-Offerten bedeuten in der Gesamtbetrachtung nicht automatisch niedrigere Kosten für das Unternehmen. Um sicherzugehen, dass auch unterm Strich beim Umstieg auf Cloud-Applikationen ein Return on Investment erzielt wird, sollten alle relevanten - harten wie weichen - Faktoren in die Berechnung mit einbezogen werden. Beginnen wir mit den Grundüberlegungen zur Entscheidungsfindung und wie Kunden am besten mit Microsoft verhandeln.

Zum Einstieg: E-Mail-Outsourcing und ältere Verträge

Die Cloud ist beileibe nicht so neu, wie viele Denken - selbst nicht für den Softwareplatzhirsch Microsoft. Vor rund zehn Jahren starteten die Redmonder beispielsweise mit dem Angebot eines gehosteten Exchange-Servers, um die wachsende Nachfrage nach E-Mail-Outsourcing zu bedienen. Schließlich gilt E-Mail schon länger als Commodity, und immer weniger Unternehmen wollen dafür eine kostspielige interne Infrastruktur betreiben.

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Obwohl Office 365 deutlich mehr als nur Exchange Online beinhaltet, so lohnt es sich durchaus, lediglich mit den E-Mail-Servern in die Cloud umzuziehen. Ein solcher Vergleich rentiert sich übrigens oft auch bei alten Verträgen mit Microsoft. Erfahrungsgemäß sind hier Preisvorteile von bis zu 50 Prozent erreichbar.

Alte Server updaten - oder in die Cloud migrieren?

Microsoft liefert in einem Rhythmus von rund drei Jahren neue Versionen seiner Serverprodukte. Aus Kundensicht besteht nur selten ein dringender Bedarf, wegen neuer Funktionen schnell auf eine neue Version zu migrieren. Das spiegelt auch ein Blick auf aktuelle Kundenumgebungen wieder. Umfragen im SharePoint-Umfeld beispielsweise zeigen, dass die Version 2010 derzeit immer noch dominiert und auch SharePoint 2007 noch stark vertreten ist. Spätestens wenn Microsoft jedoch den Stopp von Sicherheitsupdates ankündigt, ist es an der Zeit, sich mit der Migration auf die nächste oder die gerade aktuelle Version zu befassen.

Da solche Updates von Inhouse-Servern üblicherweise einiges an Kosten verursachen, ist das ein guter Anlass, um alternativ einen Umstieg auf Office 365 ins Auge zu fassen. Damit steigt man auf die aktuellste Version der Microsoft Serverpalette um - und wird ab diesem Zeitpunkt immer auf den neuesten Stand sein.