IT-Recht

Nutzung privater E-Mails im Unternehmen

Oliver Häußler arbeitet als freier Journalist und Moderator in der IT- und Telekommunikationsbranche. Seine journalistischen, wirtschaftlichen und technischen Erfahrungen sammelte der Kommunikationswissenschaftler während seiner über 20 Jahre langen Tätigkeit als Chefredakteur von renommierten Fachzeitschriften wie der Funkschau, FunkschauHandel, NetworkWorld und als Moderator von Kongressen, Webcasts und zahlreichen Podiumsdiskussionen.
Anzeige  Die private Nutzung von E-Mails und des Internets ist in vielen Unternehmen gängige Praxis. Ohne eine klare Regelung und Kontrolle ist dies aus rechtlicher Sicht jedoch äußerst kritisch.

Die Mehrzahl aller Arbeitnehmer nutzt den Internetzugang im Unternehmen auch für private Zwecke. Nur wenige Unternehmen haben dafür eine Regelung oder kontrollieren die Handhabung.

Diese Situation ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer aus betrieblicher wie aus rechtlicher Sicht nicht zufriedenstellend.

Haftung der IT-Verantwortlichen

Für den Arbeitgeber kann die private Internet- und E-Mailnutzung durch den Arbeitnehmer Nachteile bedeuten. So beispielsweise Performance- und Produktivitätseinschränkungen durch die Übertragung großer Dateien. Zusätzlich erhöht sich das Sicherheitsrisiko durch Malware. Ist die Nutzung nicht geregelt, haften Verantwortliche wie Geschäftsführer, IT-Leiter, Administratoren bei rechtswidrigem Verhalten der Mitarbeiter im Internet gegebenenfalls persönlich, können auf Schadenersatz verklagt und mit Bußgeldern, Geld- und Freiheitsstrafen belangt werden.

Arbeitnehmer sind aufgrund fehlender Regelungen häufig verunsichert, was erlaubt ist, wofür es eine Abmahnung geben oder welches Verhalten gar zur Kündigung führen könnte. Was geschieht, wenn private E-Mails gelegentlich gelesen und versendet werden? Ist es erlaubt, in der Pause im Internet surfen?

Im Zweifelsfall wird dies vor Gericht entschieden. Damit es nicht so weit kommt, raten Unternehmens- und Rechtsberater, für die private Nutzung von Internet und E-Mails im Unternehmen, eine klare Regelung zu treffen.

Eine klare Regelung treffen

Besteht keine betriebsinterne Vereinbarung, die den Rahmen einer privaten Nutzung eindeutig festlegt, kann der Arbeitnehmer zwar nicht gleich gekündigt werden, einen Freibrief für die Nutzung hat er allerdings auch nicht. Surft er beispielsweise auf pornografischen Seiten, ist dies ein Grund zur fristlosen Kündigung, urteilte das Bundesarbeitsgericht. Dasselbe gilt bei grober Vernachlässigung seiner arbeitsvertraglichen Pflichten. Doch wo liegen die Grenzen und wie groß ist der Ermessensspielraum?

Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten: Verbieten oder erlauben. Ein Verbot ist schnell ausgesprochen, jedoch nur wirksam, wenn dessen Einhaltung kontinuierlich überprüft wird. Ansonsten gilt die Nutzung in der Rechtsprechung als "betriebliche Übung", die einer Erlaubnis gleichkommt.

Eine Regelung kann Bestandteil des Arbeitsvertrags sein oder in anderer Form schriftlich festgelegt werden. Ist ein Betriebsrat vorhanden, sollte er in jedem Fall hinzugezogen und ihm ein Mitspracherecht eingeräumt werden.

Aus betrieblicher Sicht ist ein Verbot nicht immer gewünscht. Die Grenzen zwischen Privatem und Beruflichem werden in unserer Gesellschaft immer durchlässiger. Vor allem bei motivierten Mitarbeitern, die viel Zeit für das Unternehmen aufbringen, sind derartige Barrieren kontraproduktiv. Es wäre nicht im Sinne des Arbeitgebers, wenn der Mitarbeiter nicht die Möglichkeit erhielte, seine Familie darüber zu informieren, dass er am Abend erst später aus der Arbeit nach Hause kommt.