Rund drei Millionen Bücher und Zeitschriften umfasst der Bestand der Münchener Stadtbibliothek an ihren 30 Standorten, doch der reine Textinhalt all dieser Medien würde auf eine einzige 3-TB-Festplatte passen. Diese kaum vorstellbare Datenmenge, die in einem Computer stecken kann, macht zweierlei deutlich: Einerseits gehen sehr viele Daten verloren, wenn der Datenträger einmal defekt sein sollte. Andererseits ist eine gewisse Strukturierung der Inhalte empfehlenswert.
Backup allein reicht nicht
Bei entsprechender Strukturierung lassen sich wichtige Inhalte nach einem Crash schnell und einfach wiederherstellen. Unser Ratgeber hilft mit der richtigen Strategie.
Ein Backup ist der beste Schutz vor Datenverlust und deshalb absolute Pflicht. Wie wichtig dieser gut gemeinte Ratschlag tatsächlich ist, hat der Autor dieses Artikels während der Themenrecherche selbst erlebt: Eine nicht einmal eineinhalb Jahre alte Festplatte verweigerte bei ihm daheim ohne vorherige Anzeichen von einem auf den anderen Tag mit einem lauten Klackern den Dienst. Dank Backup und Herstellergarantie keine große Sache, doch ohne eine Datensicherung nutzt auch die Garantie wenig. Schließlich geht es beim Ausfall der Harddisk weniger um die Hardware als um die Inhalte.
Mit den einfach zu bedienenden Backup-Programmen Cobian Backup und Toucan könne Sie alle Datensicherungsaufgaben daheim problemlos erledigen. Toucan bietet zusätzlich zur eigentlichen Datensicherung sowohl eine Synchronisierungsfunktion („Sync“) als auch eine Verschlüsselung, die bei der deutschen Spracheinstellung etwas unglücklich mit „Sichern“ bezeichnet ist.
Allerdings besitzt Toucan keinen Zeitplaner, um Datensicherungen regelmäßig automatisch durchzuführen. Genau dies erlaubt das englischsprachige Cobian Backup, in dem Sie über die Funktion „Schedule“ zu jedem Backup-Auftrag („Task“) festlegen können, wann dieser ausgeführt werden soll.
Neben dem Voll-Backup für alle persönlichen und wichtigen Daten kommt es bei der regelmäßigen Sicherung vor allem auf die Art und Nutzung der Dateien an, wie und wie oft diese gesichert werden. Bei einem Anwender können es etwa Texte sein, an denen er ständig arbeitet, die regelmäßig gesichert werden sollten, bei einem anderen Bilder oder sonst etwas. Mindestens einmal monatlich sollte eine Komplettsicherung erfolgen, das Backup der neu hinzugekommenen oder geänderten Inhalte mindestens einmal wöchentlich.
Daten sichern, aber wo?
Beim Backup stellt sich die Frage, auf welchem Medium man die Daten am besten abspeichert? Damit die Sicherung regelmäßig – am besten automatisch – erfolgt, sollte die Handhabung so einfach wie möglich sein. Auch deshalb scheidet das Brennen auf CD oder DVD aus. Vielmehr empfiehlt sich die Sicherung auf einer Festplatte, ein externer Datenträger ist dabei weniger anfällig für Datenverlust, weil er nicht ständig in Betrieb ist.
Externe Festplatten mit einer Kapazität von einem TB kosten ab 70 Euro aufwärts, solche mit doppelter Kapazität gibt es ab etwa 100 Euro. Weil es beim Backup weniger auf Höchstleistung als vielmehr auf Zuverlässigkeit ankommt, sind die maximalen Datenraten oder die Umdrehungsgeschwindigkeit der Harddisk nicht so entscheidend – ganz im Gegenteil: Langsamere Modelle werden oft weniger heiß und versprechen daher einer höhere Lebensdauer. Einige externe Datenträger verfügen zudem über einen bequemen Backup-Button.
Noch mehr Sicherheit versprechen zwei Festplatten als Raid-1-Verbund. Solche Netzwerkspeichergehäuse für zwei Datenträger, auf denen der Inhalt doppelt gespiegelt ist, gibt es schon für rund 70 Euro, hinzu kommen die beiden Festplatten.
Eine Alternative ist schließlich die Datensicherung in der Cloud, also auf einem Server im Internet. Die Zahl der Anbieter von Online-Backup-Lösungen für Privatpersonen übersteigt schon die Marke von zwei Dutzend. Hauptvorteile sind zum einen die Aktualität, da Änderungen an den Daten automatisch sofort in das Rechenzentrum übertragen werden, die Bequemlichkeit und nicht zuletzt die Sicherheit. Denn weder ein Blitzeinschlag zu Hause noch ein Wasserschaden oder ein Einbruch können Ihrem Online-Backup etwas anhaben. Inklusive Client-Software liegen die jährlichen Kosten für unbegrenzten Speicherplatz bei mindestens 50 Euro.
Ob Sie dabei die differentielle oder die inkrementelle Methode wählen, ist fast unerheblich. Das alles lässt sich in Cobian Backup über die Eigenschaften der Backup-Aufträge schnell konfigurieren. Nutzen Sie die Möglichkeiten des Backup-Programms und vertrauen Sie nicht darauf, dass Ihren Daten schon nichts passieren wird.
Mithilfe einer Desktop-Suche ist es möglich, bestimmte Dateiinhalte selbst bei riesigen Datenmengen blitzschnell aufzufinden. Microsoft hat zu diesem Zweck mit Windows Search längst eine eigene Anwendung im Betriebssystem integriert. Mit dem Programm Neosearch gibt es eine weitere Desktop-Suchmaschine die Netzwerklaufwerke durchsucht.
Das Prinzip dieser Programme ist stets das gleiche: Die Software durchsucht einmalig sämtliche Festplatteninhalte und erstellt daraus dann einen Inhaltsindex. Dieser Prozess kann zwar – je nach vorhandener Datenmenge – mehrere Stunden dauern, sucht man aber anschließend eine bestimmte Datei oder Mail, schaut die Desktop-Suche nur noch in den Index. Das Ergebnis liegt damit in weniger als einer Sekunde vor.
Eine Desktop-Suchmaschine ist ungemein praktisch, doch damit ist das Chaos auf der Festplatte noch lange nicht beseitigt. Denn neben dem verzeichnisbasierten Backup als „Daten-Versicherung“ lässt sich der Rechner als Gesamtsystem gegen unbeabsichtigte Änderungen über ein sogenanntes Image absichern. Eine spezielle Software speichert dabei die gesamte Festplatte oder Partition in einer einzigen Datei, dem Image. Wenn der PC dann einmal nicht mehr zufriedenstellend läuft, lässt sich der ursprüngliche Zustand aus der Image-Datei in rund zehn Minuten wieder zurückspielen.
Die Sache hat nur einen – wenngleich lösbaren – Haken: Die Image-Software kann nicht wissen, welche Daten „schlecht“ sind, also gezielt überschrieben werden sollen, und welche nicht. Schließlich möchten Sie ja beim Rollback nicht Ihre zwischenzeitlich geänderten persönlichen Dateien verlieren, also Ihre Mails, Fotos, Texte und so weiter.
Die Lösung ist einfach, das heißt, Sie trennen einfach die Systemdaten von den persönlichen Daten. Das erreichen Sie, indem Sie (mindestens) eine weitere Partition auf der Festplatte anlegen, also ein Laufwerk mit einem weiteren Buchstaben unter Windows. Ihre persönlichen Daten speichern Sie künftig auf dieser Datenpartition, während der erste Festplattenbereich dem Betriebssystem und den Programmen vorbehalten bleibt. Spielen Sie dann die zuvor als Image gespeicherte Windows-Partition zurück, funktioniert Ihr PC wieder wie zuvor. Ihre persönlichen Daten auf der zweiten Partition bleiben dabei unangetastet und werden nicht durch eine frühere Version überschrieben.
Das Splitten der Festplatte in zwei Partitionen erledigt Easeus Partition Master Home. Installieren Sie die Software mit allen Voreinstellungen und rufen Sie über „Go to main screen“ die Programmoberfläche auf. Es dauert einen Moment, bis die Übersicht erscheint. Wenn Sie nur ein Laufwerk sehen, markieren Sie dieses und klicken Sie auf „Resize / Move“, um es im ersten Schritt zu verkleinern und damit Platz für die zweite Partition zu schaffen. Wählen Sie die „Partition Size“ so, dass mindestens noch 30 oder 40 GB frei bleiben. Der übrige Speicherplatz erscheint nun im Feld „Unallocated Space After“. Bestätigen Sie mit „OK“.
Im nächsten Schritt markieren Sie in der Liste den Eintrag „Unallocated“ und drücken die Schaltfläche „Create“, um eine neue Partition zu erstellen. Hinter „Partition Label“ tippen Sie eine passende Bezeichnung wie zum Beispiel „Daten“ ein. Bestätigen Sie wieder mit „OK“ und starten Sie die Neuaufteilung links oben mit einem Klick auf „Apply, Yes, Yes“. Der Rechner fährt nun herunter, startet dann in einem Spezialmodus neu und führt dort die Änderungen an der Festplatte durch. Nach dem Neustart des Betriebssystems erscheint im Windows-Explorer die neue Datenpartition.
Bislang ist dieser Festplattenbereich allerdings leer, Sie müssen also noch Ihre persönlichen Daten dorthin verschieben. Wenn Sie an den voreingestellten Pfaden nichts geändert haben, genügt es, in Windows 7 und 8 die Speicherorte der Bibliotheken anzupassen. Dazu öffnen Sie im Windows-Explorer die erste Bibliothek, beispielsweise „Bilder“.
In einem ersten Schritt kopieren Sie von dort sämtliche Inhalte in das Verzeichnis „Eigene Dateien \ Bilder“, das Sie auf der soeben erstellen Datenpartition neu anlegen. Danach klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bilderbibliothek und wählen nun im Kontextmenü den Eintrag „Eigenschaften“. Hier drücken Sie die Schaltfläche „Ordner hinzufügen“, legen den neuen Bilderordner auf der Datenpartition fest und klicken rechts unten auf „Ordner hinzufügen“. Sofern Sie zuvor alle Bibliotheksinhalte dorthin kopiert haben, können Sie die übrigen Verzeichnisse in der Liste der „Orte für Bibliotheken“ über die Schaltfläche „Entfernen“ löschen. Bestätigen Sie die Änderungen mit „Übernehmen“.
Analog verfahren Sie mit den übrigen Bibliotheken von Windows 7 und 8. Noch einfacher ist das Verschieben der „Eigenen Dateien“ unter dem weiterhin verbreiteten XP. Hier genügt es, mit der rechten Maustaste auf den gleichnamigen Ordner zu klicken, über das Kontextmenü die „Eigenschaften“ aufzurufen und auf „Verschieben“ zu klicken. Anschließend legen Sie über „Arbeitsplatz, Daten (D:), Neuen Ordner erstellen“ ein neues Verzeichnis an. Mit Mausklicks auf „OK, Übernehmen, Ja“ verschieben Sie den Ordner „Eigene Dateien“.
SMART Festplatte ständig auf Risiken überwachen
Moderne Festplatten verfügen über das „Self-Monitoring Analysis and Reporting Technology“ genannte System zur Selbstdiagnose, abgekürzt mit SMART. Mithilfe geeigneter Software lassen sich die SMART-Parameter auslesen, die Harddisk wird somit ständig überwacht. Wenn beispielsweise die Temperatur zu hoch ist oder wenn die Zahl der Schreib- und Lesefehler einen kritischen Wert übersteigt, schlägt das Programm Alarm.
Das Gratis-Tool Acronis Drive Monitor überwacht die SMART-Werte, beschränkt sich allerdings nicht darauf, sondern überprüft auch die Backup-Einstellungen. Wollen Sie diesen Check ausschalten, deaktivieren Sie einfach in den „Optionen“ des Programms die „Backup-Überwachung“.
Damit haben Sie den größten Teil Ihrer persönlichen Daten auf den Datenbereich der Festplatte verschoben. Aber haben Sie wirklich an alles gedacht, beispielsweise auch an Ihre E-Mails, falls Sie diese lokal auf Ihrem Rechner bearbeiten? In der aktuellen Outlook-Version ändern Sie die Einstellungen über „Datei, Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen, Datendateien“.
Wichtig ist ferner, gegebenenfalls noch die Standardspeicherpfade der übrigen Programme auf die Datenpartition zu legen. Damit vermeiden Sie, dass versehentlich persönliche Daten wie bisher auf der C-Partition gespeichert werden. In den Anwendungen des aktuellen Office 2010 legen Sie den Pfad über „Datei, Optionen, Speichern“ fest. Die „Optionen“ sind auch in anderer Software meistens der richtige Ansatz für solche Änderungen. Wenn Sie dann Ihre persönlichen Daten vom Betriebssystem und der installierten Software getrennt haben, empfehlen wir die genannte Systemsicherung als Image.
Dazu installieren Sie Macrium Reflect; beim Setup können Sie das Feld für die Mailadresse freilassen. Nach dem Programmstart sind zunächst alle Partitionen markiert. Möchten Sie lediglich die Windows- beziehungsweise Programmpartition sichern, entfernen Sie die Kontrollhaken bei der Datenpartition und je nach Windows-Version ebenfalls beim Bereich „System-reserviert“ ohne Laufwerksbuchstaben.
Fahren Sie daraufhin mit einem Klick auf „Image this disk“ fort, legen Sie im nächsten Schritt unter „Destination Folder“ den Speicherort für die Image-Datei inklusive Datenbezeichnung fest und starten Sie mit „Next, Finish, OK“ die Sicherung. Im Prinzip gilt hier das Gleiche wie beim ordnerbasierten Backup: Die Sicherung gehört auf eine zweite Festplatte, am besten auf eine externe. Bewahren Sie diese Sicherung gut auf.
Zum Schluss dürfen zwei Hinweise nicht fehlen: Ändern Sie nach Jahren des Betriebs auf keinen Fall die Position einer externen Festplatte. Also keine senkrecht aufgestellten Datenträger waagrecht hinlegen oder umgekehrt. Und sollten Sie wirklich einmal Daten verlieren, lesen Sie in diesem Ratgeber, wie sich Dateien wiederherstellen lassen – mit einer Übersicht über Datenrettungsprogramme und Labor-Services.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation PC-Welt. (mhr)