Digitale Akten im Web

Für Pascal Geisseler, der im Familienunternehmen für ICT, Marketing und Verkauf verantwortlich ist, ein erfolgreiches Projekt: «Nachdem wir im ersten knappen halben Jahr ca. 80000 Dokumente im System haben, werden die Vorteile immer deutlicher.» Mit einem Mausklick sind nun alle Bestandteile eines virtuellen Dossiers abgreifbar. Das bisher aufwendige Zusammensuchen der verschiedenen Dokumente entfällt zumeist - ausgenommen menschliche Fehler und Zeitverzögerungen beim Belegerhalt von Drittpersonen.

Das bedeute primär eine Zeitersparnis durch verkürzte Zugriffszeiten und präzise Recherche, meint der Juniorchef. «Da das System in jeder Abteilung eingesetzt werden kann, hat sich die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter deutlich erhöht», sagt Geissler. Die Zeitersparnis sei noch wichtiger, wenn nach mehreren Jahren wieder ein spezielles Dossier benötigt werde. Früher habe die Suche nach alten Akten schon mal Tage in Anspruch genommen.

Geissler hebt aber noch einen anderen, wesentlichen Vorteil der elektronischen Auftragsakten heraus. «Wir haben ein Webportal geschaffen, über das die Kunden per Login direkt ihre Lieferdokumente abrufen können.» Das will Geisseler sukzessive ausbauen, «damit wir immer weniger Dokumente auf Papier verschicken müssen».

Das Projekt

Anforderung:

• Reduktion der Ablage- und Suchzeiten

• Einführung eines einheitlichen Berechtigungskonzepts

• Effizenzsteigerung bisher manueller, papiergebundener Prozesse

• Einsparung des Papierarchivs

Lösung:

• ECM-System d.3 von d.velop

• Modul d.3 Web für das Webportal

• FileLock von Grau Data zur langfristigen, revisionssicheren Archivierung

• Implementierungspartner: entana business solutions AG

Umfang:

• Automatische Ablage der Frachtpapiere aus dem Logistiksystem

• Scannen/Erfassen von Eingangsbelegen

• Einrichtung Web-basierter Kundenzugriffe über digitale Dokumentenakten

• Revisionssichere digitale Archivierung

Projektdauer: 3 Monate