Die ökonomischen Rahmenbedingungen in der Handelslogistik sind nicht einfach. Der Wettbewerb in Europa ist hart, die Margen werden kontinuierlich schmaler. Dazu macht dem Familienunternehmer Geisseler aus Pratteln seit rund einem Jahr der um mittlerweile gut 20 Prozent gefallene Wert des Euro gegenüber dem Schweizer Franken zu schaffen. Denn das bedeutet eine Umsatzeinbusse beim Handel mit Europa in gleicher Höhe. Das Transportunternehmen, das sich insbesondere auf den Verkehr zwischen der Schweiz und Deutschland sowie den Benelux-Staaten spezialisiert hat, bemüht sich deshalb, auf allen Ebenen seine Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.
Ein wichtiger Schritt war dabei neben dem Bau eines Logistikzentrums die Einführung moderner Informations- und Kommunikationstechnik. Seit inzwischen drei Jahren setzt Geisseler das Logistiksystem von Brabender zur Transportsteuerung, elektronischen Tourenplanung und Lagerabwicklung ein. Im Zuge dessen wurde auch damit begonnen, die für die jeweilige Tour notwendigen Lieferpapiere einzuscannen und im System elektronisch abzulegen. Denn immer öfter hatten die Kunden die auf der Tour abgezeichneten Lieferpapiere als Beleg zur Rechnung verlangt oder einzelne Lieferdokumente in elektronischer Form per E-Mail angefordert.
Parallel zur Ablage im Logistiksystem wurden die Originaldokumente wegen der Revisionssicherheit zusätzlich physisch im Archiv aufbewahrt. Ein enormer Kosten- wie Raumaufwand (Papier, Druck, Lagerung), der zudem die Mitarbeiter viel wertvolle Zeit für das Einlagern und Wiederfinden kostete.
Keine Zeit zum Suchen
«Wenn es hart auf hart kam», erinnert sich Juniorchef Pascal Geisseler, «suchten wir die Dokumente, zum Beispiel zur Rechnungserstellung an drei Orten zusammen: in zwei elektronischen Ordnerstrukturen (Tour- und Zoll-Nr.) und im physischen Archiv.» Deshalb entschied sich das Unternehmen im vergangenen Jahr, ein elektronisches Dokumenten-Management-System (ECM/DMS) mit revisionssicherer Archivierung anzuschaffen.
Die Wahl fiel auf das ECM/DMS-System d.3 von d.velop - unter anderem deshalb, weil es die Möglichkeit bot, virtuelle Dossiers zu erstellen. Durch entsprechende Verknüpfungen sind dann beim Aufruf eines Dokuments, zum Beispiel unter der Auftragsnummer, auch alle anderen dazugehörenden Dokumente sichtbar und direkt abgreifbar. Ende 2010 wurde die Lösung vom Schweizer Implementierungspartner entana business solutions aus Baar eingeführt.
Heute wird von den Aufträgen bis zur Rechnung alles zentral eingescannt und, verknüpft mit der Tour- und Auftragsnummer, archiviert. Gleichzeitig mit dem Scan werden auf Basis eines Barcodes automatisch die Tour- oder Auftragsnummer sowie weitere definierte Merkmale wie Auftraggeber, Ladestelle- und Entladestelledetails etc. vom gekoppelten Logistiksystem abgefragt und dem Dokument als Merkmal hinterlegt.
Mit diesen Merkmalen erzeugt das ECM-System aufgrund vordefinierter Regeln im Hintergrund automatisch eine digitale Sendungsakte, die sich mit der Kundenakte verbindet, und verknüpft die Dokumente entsprechend in die Aktenstruktur. Zusätzlich sorgt eine OCR-Volltexterkennung für ein einfaches Finden von Dokumenten anhand weiterer Textinhalte. Eingescannt werden zum Beispiel die Kundenaufträge, Liefer-, Tour- und Zollbelege sowie auch die Kreditorenrechnungen - Letztere allerdings erst nach Visum. Die elektronische Visierung wird aber in diesem Jahr in Angriff genommen.
Alle Dokumente werden jetzt im ECM-System archiviert, inklusive der bisher im Logistiksystem hinterlegten Dokumente. Die langfristige und revisionssichere Archivierung erfolgt - entsprechend den Vorgaben der Schweizer Gesetze - mittels einer Software-basierten WORM-Funktionalität (Grau FileLock), die dafür sorgt, dass die Daten weiterhin über das Filesystem gelesen, aber nicht mehr verändert werden können. Zur Archivierung wird die vorhandene Server- und Plattenspeicherinfrastruktur genutzt.