GDPdU: Betriebsprüfer dürfen ans ECM-System

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) wurden seit ihrem Erscheinen in der ECM-Branche heftig diskutiert. Im Januar 2007 erschien ein neuer Fragen- und Antworten-Katalog des Bundesministeriums für Finanzen (BMF). Daraus geht hervor, dass die steuerliche Außenprüfung auf den Zugriff auf ECM-Systeme ausgedehnt wird. Daraus folgt: Eingescannte Dokumente sind jetzt originär digitale Unterlagen, so dass auch für ein ECM-System die in den GDPdU beschriebenen Zugriffsarten vorhanden sein müssen. In der Praxis bedeutet das, ein Betriebsprüfer darf sich nicht nur direkt an die Systeme setzen, die steuerrelevante Daten verwalten (typischerweise sind das Buchhaltungssysteme), sondern auch an IT-Lösungen, die steuerrelevante Dokumente vorhalten, also ECM-Systeme. Diese Interpretation wurde in einem Urteil des 2. Finanzgerichts Düsseldorf vom 5. Februar 2007 bestätigt.

Wer Eingangsbelege scannt, archiviert und die dazugehörigen Originale vernichtet, erzeugt Datenbestände, auf die das Unternehmen dem Prüfer Zugriff zu gewähren hat. Der Anwender muss seine archivierten Datenbestände entsprechend organisieren. In der Praxis bedeutet dies, dass ein Benutzerprofil für die dazugehörigen Dokumentenarten und insbesondere Prüfungsjahre eingerichtet werden muss, inklusive der dazu passenden Berechtigungen. Sinnvoll ist außerdem eine Recherche-Protokollierung, falls das Unternehmen nachvollziehen möchte, was sich der Prüfer angesehen hat.