In der Groupware-Arena streiten derzeit Programme mit den unterschiedlichsten Aufgabenschwerpunkten um die Gunst der Kaeufer. Allen gemein ist die strikte Ausrichtung auf Arbeitsgruppen beziehungsweise deren gemeinsame Interessen. Johann Baumeister* beschreibt zwei Neulinge in diesem Marktsegment: "Flowmark" von IBM und "Vineyard" von Data Fellows.
Die auf dem Markt angebotenen Groupware-Anwendungen lassen sich in vier Bereiche einteilen:
- Informationssysteme mit Formularbearbeitung und Mail-Funktionen. Die Mail darf aus integrierten Komponenten beispielsweise OLE- oder Opendoc-Objekten bestehen und kann neben Text auch Dateien, Bilder, Voicemail oder Videoinformation enthalten.
- Planungssysteme zum Verwalten von Ressourcen oder Terminen. Gruppenmitglieder haben raeumlich und zeitlich unabhaengig voneinander gemeinsamen Zugriff auf eine Datenbasis.
- Konferenzsysteme, die durch Dokumenten- oder Anwendungs-Sharing die parallele Bearbeitung von beliebigen Informationen gestatten. Eine Variante dieser Systeme ermoeglicht darueber hinaus Bildschirmkonferenzen durch den Einsatz von Video- und Sprachuebertragung.
- Workflow-Management beschaeftigt sich verstaerkt mit Arbeitsablaeufen, deren Optimierung sowie der Steuerung der Informationsfluesse. Der Einsatz der Produkte beruht auf der Erkenntnis, dass die Geschaeftsprozesse an Komplexitaet zunehmen und der Markt gleichzeitig schnellere Reaktionen und Entscheidungen fordert. Erklaertes Ziel ist deshalb die Verkuerzung von Wertschoepfungsketten.
IBMs Flowmark fuer OS/2 wendet sich an das Workflow-Management und ist ein Werkzeug, um Arbeitsablaeufe zu organisieren und grafisch darzustellen. Es unterstuetzt die Definition, Dokumentation und Verwaltung von Geschaeftsprozessen in Form von Aktivitaetsnetzwerken. In der Analyse lassen sich To-do-Listen und Ablaufbeschreibungen erstellen. Erstere werden in Online-Work- Listen umgesetzt, letztere in Online-Prozess-Modelle. Flowmark stellt diese grafisch als Netzwerk dar. Basiskomponenten sind Rollen (Verantwortlichkeiten), Anwendungsprogramme und Daten. Zur Speicherung der Modelle verwendet IBM eine objektorientierte Datenbank.
Im ersten Schritt wird ein Geschaeftsprozess entwickelt. Zum Test des Modells stellt Flowmark eine Animationskomponente zur Verfuegung. Unter simulierten Bedingungen wird das Prozessmodell getestet und optimiert. Engpaesse, Wiederholungen oder ungenutzte Ressourcen sollen sich somit in einer fruehen Phase aufdecken und eliminieren lassen. Zur Ausfuehrung des Prozessmodells generiert Flowmark "Worklists" fuer die jeweils involvierten Mitarbeiter oder Funktionen.
Um die Workflow-Technik zu foerdern, kooperiert IBM mit einer Reihe anderer Unternehmen: darunter Bull, CAP Gemini, EDS, ICL, Lotus, SNI und Wang. Eher als visueller Informations-Manager denn als Workflow-Tool ist Vineyard des finnischen Unternehmens Data Fellows Ltd. einzuordnen. Die Software enthaelt zahlreiche Varianten zur Darstellung und Modellierung von Daten. Das Programm ist eine Kombination aus einer Kontaktdatenbank, einem Modul zur Dokumentenverwaltung, Textverarbeitung und Tabellenkalkulation. Es bietet ferner E-Mail- sowie Berichts-Funktionen; die Informationen lassen sich nach verschiedenen Gesichtspunkten bearbeiten und erweitern.
Vineyard basiert auf einer Reihe von Objekten und deren Relationen zueinander. An Basisobjekten kennt es Verbindungsarten (zwischen Kunde, Eigentuemer und Produkt), Memos, Personen, Benutzergruppen, Ordner, externe Dokumente (etwa aus Winword, Wordperfect und Excel), Firmen, Kommentare und Kategorien, die sich fuer eigene Anforderungen anpassen lassen. Zwischen den Elementen des Arbeitsblatts werden Verbindungen aufgebaut und Namen zugewiesen.
Um ein Angebot an einen Kunden zu versenden, kann der Anwender folgenden Weg gehen:
- Erstellen des Angebots in einer Textverarbeitung;
- Uebernahme in Vineyard per Drag and Drop;
- Entnehmen des Objekts
"Author" aus einer Liste;
- Aufbauen einer Verbindung zwischen beiden Objekten und
- Benennung der Verbindungsart.
Vineyard, im Vertrieb von Logos Informations Systeme, Gerlingen, unterstuetzt die fuehrenden Netzwerksysteme. Der Zugriff auf eine Server-Datenbank wird durch eine Benutzerberechtigung ueber Passwort geregelt. Durch die E-Mail-Komponente lassen sich Memos oder andere Objekte per Drag and drop versenden.