8.2.2 Die Gliederung bearbeiten

Zum Bearbeiten einer Gliederung sind meist zwei verschiedene Aufgaben zu bewerkstelligen: Zum einen muss die Reihenfolge einzelner Abschnitte – Überschriftenebenen mit den dazugehörigen Unterpunkten und Texten – geändert werden, ohne dass sich dabei deren Gliederungsebene ändert. Zum anderen ergibt sich manchmal auch die Notwendigkeit, die Gliederungsebene oder Einzugsebene bestimmter Abschnitte zu ändern, diese also höher oder tiefer zu stufen. Details dazu finden Sie in den nachfolgenden Ausführungen.

Ebenen anzeigen und ausblenden

In der Grundeinstellung werden nach dem Wechseln zur Gliederungsansicht alle Ebenen im Dokument inklusive der Bestandteile des Textkörpers vollständig angezeigt. Sie können aber die Dokumentstruktur in der Regel besser überblicken und sich leichter durch das Dokument bewegen und größere Textabschnitte neu anordnen, wenn Sie die Anzeige so reduzieren, dass nur die von Ihnen gewünschten Überschriftenebenen und Teile des Textkörpers angezeigt werden. Beachten Sie, dass nur mit den integrierten Überschrift-Formatvorlagen oder Absatzgliederungsebenen formatierte Elemente ein und ausgeblendet werden können.

Sie können zum einen die Anzahl der in der Ansicht anzuzeigenden Ebenen generell festlegen. Dazu wählen Sie im Drop-down-Listenfeld zur Schaltfläche Ebene anzeigen in der Gruppe Gliederungstools die gewünschte Anzahl aus. Beispielsweise können Sie durch Wahl von Ebene 1 bestimmen, dass nur die Überschriften der ersten Ebene angezeigt werden. Wollen Sie wieder sämtliche Ebenen inklusive Textkörper anzeigen, wählen Sie im Drop-down-Listenfeld die Option Alle Ebenen. Beachten Sie, dass die Ebenen, zu denen ausgeblendete Unterebenen – dazu gehört auch Textkörper – existieren, durch einen grauen Strich besonders gekennzeichnet sind (Abbildung 8.10).

» Manchmal geht es schneller, wenn Sie stattdessen die Schaltfläche Gliederung erweitern und Gliederung reduzieren benutzen. Damit können Sie die Anzeige schrittweise – also Ebene für Ebene – erweitern oder reduzieren.

» Sie können auch nur die Gliederung innerhalb eines bestimmten Bereichs reduzieren, indem Sie auf das Symbol mit dem Pluszeichen links neben der betreffenden Überschrift doppelklicken. Ein zweiter Doppelklick blendet die Unterebenen wieder ein.

» Auch ein zu langer Textkörper erschwert die Übersicht in der Gliederungsansicht. Um den Textkörper im gesamten Dokument bis auf die erste Zeile in jedem Abschnitt auszublenden, aktivieren Sie die Option Nur erste Zeile in der Gruppe Gliederungstools. Die auf die Zeile folgenden Auslassungspunkte weisen anschließend darauf hin, dass weitere Textzeilen reduziert sind. Um den Text wieder vollständig anzuzeigen, deaktivieren Sie diese Option.

» Formatierungen können Sie in der Gliederungsansicht nicht vornehmen. Dazu wechseln Sie zu einer anderen Ansicht. Wenn Sie später die Zeichenformatierung in dieser Ansicht – beispielsweise große Schriftarten oder Kursivschrift – irritiert, können Sie die Gliederung als einfachen Text anzeigen. Deaktivieren Sie dazu die Option Textformatierung anzeigen. Durch Aktivieren schalten Sie die Formatierung wieder an.