Ratgeber Office 2010 Teil 1

Navigieren in Word-Dokumenten

13.02.2014
Von Michael Kolberg

8.1 Der Navigationsbereich

In der aktuellen Version von Word wurde die Navigation in umfangreichen Dokumenten vereinfacht. Der neu eingeführte Navigationsbereich leistet mehr als die von den Vorversionen her bekannte Dokumentstruktur: Dokumente können durch Ziehen und Ablegen von Abschnitten auf einfache Weise neu organisiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass Sie das Dokument mit Formatvorlagen für Überschriften versehen haben. Darüber hinaus kann jetzt durch inkrementelles Suchen nach Inhalten gesucht werden. Dabei wird automatisch das gesamte Dokument durchsucht. Die ersten Zeichen, die im Dokument gefunden werden und mit der Suchzeichenfolge übereinstimmen, werden markiert. Sie müssen also keine langen Dokumentabschnitte mehr kopieren und einfügen oder ganz genau wissen, wonach Sie suchen, um fündig zu werden.

8.1.1 Die Grundaufgaben

Die Aufgabe des Navigationsbereichs besteht zunächst einmal darin, die Struktur des Dokuments in verkürzter Form darzustellen. Sie können darin die Logik Ihrer Argumentation überprüfen.

Den Navigationsbereich anzeigen lassen

Abbildung 8.1: Der Navigationsbereich wird links angezeigt.
Abbildung 8.1: Der Navigationsbereich wird links angezeigt.
Foto: Verlag Markt+Technik

Zur Anzeige des Navigationsbereichs schalten Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anzeigen die Option Navigationsbereich ein. Daraufhin wird im linken Bereich des Bildschirms eine Spalte angezeigt, in der die Überschriftenebenen im Dokument vermerkt werden (Abbildung 8.1). Die Breite dieser Spalte können Sie – wie gewohnt – mit Hilfe der Maus verändern.

Die Register

Der Bereich verfügt über drei Register, die Sie je nach Aufgabenstellung einsetzen können:

» Standardmäßig ist der Bereich Durchsuchen der Überschriften in Ihren Dokument aktiviert. Dann wird die Struktur der Überschriftenebenen im Dokument angezeigt und Sie können damit zwischen den einzelnen Abschnitten wechseln.

» Die beiden anderen Register Durchsuchen der Seiten in Ihrem Dokument und Durchsuchen der Ergebnisse der aktuellen Suche eignen sich hauptsächlich für die Suche im Dokument (unten).

Die Navigation

Durch einen Klick auf eine der darin angezeigten Überschriftenebenen können Sie schnell zu der entsprechenden Stelle im Dokument wechseln. Sie können zum Wechsel auch die beiden Schaltflächen mit den Pfeilspitzen rechts oben im Navigationsbereich benutzen.

Neu ist, dass Sie die Ebenen in der Dokumentgliederung reduzieren können, um geschachtelte Überschriften auszublenden, so dass Sie selbst bei tief strukturierten, komplexen, umfangreichen Dokumenten problemlos mit der Gliederung arbeiten können. Zum Ausblenden der Unterebenen klicken Sie auf die nach rechts unten weisende Pfeilspitze links neben einer Ebene. Dass unterhalb einer Überschriftenebene noch weitere Ebenen im Dokument vorhanden sind, erkennen Sie an der weißen nach rechts weisenden Pfeilspitze.

Die Suche über den Navigationsbereich

Abbildung 8.2: Eine Suche im Navigationsbereich markiert auch die Abschnitte, in denen der Suchbegriff auftaucht.
Abbildung 8.2: Eine Suche im Navigationsbereich markiert auch die Abschnitte, in denen der Suchbegriff auftaucht.
Foto: Verlag Markt+Technik

Über das Suchen-Feld oben im Navigationsbereich haben Sie die Möglichkeit, direkt nach Zeichenfolgen im Dokument suchen zu lassen. Sobald Sie damit beginnen, darin Text einzugeben, werden die Fundstellen im Dokument farbig hervorgehoben (Abbildung 8.2). Außerdem werden die Abschnitte, in denen die Zeichenfolge gefunden wurde, markiert. Die Anzahl der Fundstellen wird ebenfalls angezeigt.

» Über das Menü zum Feld Suchen können Sie die weiteren wesentlichen Befehle zum Suchen bzw. Ersetzen ansteuern.

» Durch einen Klick auf die Schließen-Schaltfläche im Feld Suchen schalten Sie die Suchfunktion wieder ab.

» Wenn Sie im Navigationsbereich das Register Durchsuchen der Seiten in Ihrem Dokument anzeigen lassen, werden darin Miniaturansichten der Seiten angezeigt, in denen die Fundstellen auftauchen (Abbildung 8.3 links). Wenn Sie scharfe Augen haben, finden Sie darin bereits die gewünschte Seite und können diese durch einen Mausklick im Hauptfenster anzeigen lassen.

Abbildung 8.3: Die beiden anderen Register im Navigationsbereich liefern weitere Möglichkeiten zur Navigation.
Abbildung 8.3: Die beiden anderen Register im Navigationsbereich liefern weitere Möglichkeiten zur Navigation.
Foto: Verlag Markt+Technik

» Nach Wahl des Register Durchsuchen der Ergebnisse der aktuellen Suche werden die Fundstellen im Zusammenhang aufgelistet (Abbildung 8.3 rechts). Auch hier können Sie durch einen Klick auf ein Element in der Liste zum jeweiligen Bereich im Dokument navigieren.