10 Tipps zum Output-Management

Multifunktionsdrucker absichern

Simon verantwortet auf Computerwoche online redaktionell leitend überwiegend alle Themen rund um IT-Sicherheit, Risiko-Management, Compliance und Datenschutz. Er entwickelt darüber hinaus innovative Darstellungsformate, beschäftigt sich besonders gerne mit Datenanalyse und -visualisierung und steht für Reportagen und Interviews vor der Kamera. Außerdem betreut der studierte Media Producer den täglichen Früh-Newsletter der Computerwoche. Aufgaben in der Traffic- und Keyword-Analyse, dem Content Management sowie die inoffizielle Funktion "redaktioneller Fußballexperte" runden sein Profil ab.
Die Zeiten, in denen Drucker nur Mittel zum Zweck waren, sind lange vorbei - heute sind viele Multifunktionsgeräte Dokumentenverwaltungssystem, Festplatte und Netzwerk-Client gleichermaßen. Unternehmen müssen deren Sicherheitsrisiken im Blick haben.

Geht es um eine IT-Sicherheits-Strategie, fallen die Output-Geräte häufig noch hinten hinüber, weil Anwender nach wie vor nicht wissen, was moderne Multifunktionsdrucker (MFP) alles leisten und zwischenspeichern können. Eingescannte Dokumente werden ebenso auf den internen Festplatten gespeichert wie ausgedruckte Rechnungen, Strategiepapiere oder Personalbewertungsbögen. Die MFP sind überdies als Standard-Clients in das Unternehmensnetz eingebunden und erlauben vielen Personen - ob berechtigt oder unberechtigt - Zugriff von verschiedenen Standorten aus. Um sich vor drohenden Datenabflüssen und anderen Sicherheitsrisiken zu schützen, empfiehlt Matthias Hilbert vom Druckerhersteller Xerox den folgenden Zehn-Schritte-Plan: