Wie die Multi-Support Deutschland AG meldet, wurde mit neuen Features wie beispielsweise "Check in / Check out" über das Browser-Frontend, der aktuellen "Groovy"-Technologie und einer erweiterten Ldap-Anbindung der Funktionsumfang deutlich erweitert. Mit "Groovy" ist es Administratoren nun auch ohne tiefere Kenntnisse in der Web-Entwicklung möglich, über einfache Skripte die Arbeitsbereiche im Browser den persönlichen Anforderungen anzupassen. Beispielsweise werden neu erzeugte Buttons User-abhängig angezeigt, was MultiArchive zu einem individuellen System für die Anwender machen soll. Über das Ldap / Ad-Protokoll greift die neue Version jetzt auch auf die zentrale User-Administration zu, die in vielen Unternehmen bereits im Windows-Active-Directory definiert ist. Einzelne Benutzer oder Benutzergruppen können ohne Kennworteingabe die für sie freigegebenen Dokumente in MultiArchive bearbeiten. Die User-Administration soll so vereinfacht und die Skalierbarkeit der Lösung verbessert werden.
Die neue "Check in / Check out"-Funktion sorgt dafür, dass ein Dokument unter der Kontrolle von MultiArchive exklusiv durch einen Mitarbeiter bearbeitet werden kann. So könne etwa ein Workflow aus dem Bereich "Vertragsmanagement" verschiedenen Mitarbeitern nacheinander ein Word-Dokument zur Bearbeitung vorlegen. Dieses wird aus dem Archiv editierbar geöffnet und in einem separaten Bereich für den Bearbeiter gespeichert. Andere Mitarbeiter können das Dokument in dem Moment zwar einsehen, aber nicht verändern. Erst nachdem es aufbereitet und die aktuelle Version des Dokuments im Archiv gespeichert ist, ist der Zugriff zur weiteren Verwendung wieder möglich. Eine Übersicht zeigt jedem Benutzer an, welche Dokumente er selbst ausgecheckt hat und welche Dokumente gerade exklusiv von wem bearbeitet werden. So können die für die anderen Mitarbeiter gesperrten Dokumente nicht in Vergessenheit geraten und werden nach abgeschlossener Bearbeitung gleich wieder freigegeben. Sämtliche Änderungen an den Dokumenten werden protokolliert und automatisch mit einer neuen Versionsnummer versehen. Dadurch lassen sich ältere Dokumentenversionen auch später noch einsehen und die Änderungen daran nachvollziehen.
Neben der Archivierung aller Dokumententypen werden laut Anbieter Geschäftsprozesse wie elektronische Rechnungsbearbeitung mit Signatur, elektronische Personalakte, Vertragsverwaltung und E-Mail-Archivierung angeboten. Das Update von MultiArchive erhalten bestehende Multi-Support-Kunden kostenlos.
Die DMS-Expo findet vom 09. bis 11. September in Köln statt. Multi-Support ist in Halle 7, Stand A018 vertreten.