MoReq2: Kommt eine einheitliche Aktenverwaltung in der EU?

Sascha Alexander ist Head of Content & Marketing bei der BARC GmbH.
Im Auftrag der Europäischen Kommission arbeiten Verbände und Industrie an erweiterten Richtlinien für ein Records-Management. Diese sollen 2008 veröffentlicht werden und laut ihrer Befürworter letztlich mit nationalen Alleingängen wie dem deutschen DOMEA-Konzept Schluss machen.

Mit "Model Requirements for the Management of Electronic Records" (MoReq) existiert seit 2001 die bisher einzige branchenunabhängige Spezifikation für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten- und Records-Management-Systemen in Europa. Sie entstand im Auftrag der Europäischen Kommission und des DLM Forums, die einen einheitlichen Dokumentenaustausch mit den Regierungen der Mitgliedsstaaten etablieren wollte. Mittlerweile ist MoReq in einigen Staaten De-facto-Standard für das Records-Management und in elf Sprachen übersetzt (nicht in Deutsch).

Umfangreiche Empfehlungen

Das Werk umfasst rund 390 Richtlinien für öffentliche und private Einrichtungen. So etwa Systemfunktionen, Klassifikationsschemata, Zugriffsverwaltung und Sicherheit, Aufbewahrung und Vernichtung, Erfassung von Schriftgut, Suche, Retrieval und Ausgabe von Dokumenten. Ferner sind nicht-funktionale Anforderungen wie Anwenderfreundlichkeit und Systemverfügbarkeit sowie Richtlinien zur Betrachtung von operationalen Systemen und Ma-nagementsystemen aufgeführt, und es finden sich Anforderungen für andere elektronische dokumentenbezogene Funktionen wie Workflow, E Mail und elektronische Signaturen. Zum Jahresende ist eine überarbeitete zweite, dann auch in Deutsch abgefasste Version von MoReq geplant. Sie verspricht eine flexiblere Struktur, ein erweitertes Basismodul (Mimimalanforderungen), neue optionale Module etwa für Content-Management sowie einen Compliance-Test als Vorlage für die Abnahme von Implementierungen und zur Zertifizierung von Softwareprodukten (nach IEEE 829 "Software Test Documentation"). Ferner würden aktuelle Änderungen in europäischen Quelldokumenten wie dem Standard ISO 15489 oder das deutsche Domea-Konzept für die Aktenverwaltung im öffentlichen Dienst berücksichtigt.

Große Hoffnungen

An der Ausgestaltung beteiligen sich europäische DMS-Hersteller und Dienstleister, Archive, Organisationen aus dem DMS-Umfeld und Einzelpersonen. Diese verknüpfen große Hoffnungen mit MoReq. So könnte die Spezifikation die Entwicklung und europaweite Einführung entsprechend zertifizierter Systeme erleichtern. Ebenso ließen sich mit den Vorgaben Service-Levels im Records-Management für Dienstleister und deren Kunden definieren und prüfen. Für Unternehmen könnte MoReq eine Referenz bei der Produktauswahl stellen und als Grundlage von Schulungsunterlagen dienen.

Doch bis jetzt beachten weder alle DMS-Hersteller diese Referenzen bei der Produktentwicklung, noch nutzen viele Anwender ein über die bisherige Archivierung hinausgehendes Records-Management . So räumte auch Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Hamburger Unternehmensberatung Project Consult und Mitverfasser der MoReq-Spezifikationen, kürzlich in einem Newsletter ein, dass Anwender zwar interessiert seien, sich aber beim Kauf spezieller Lösungen noch zurückhielten. Hinzu kommt inhaltliche Kritik an den Spezifikationen. So erklärte Peter John, Leiter Produktmanagement beim Hersteller Saperion, in besagtem Newsletter MoReq zu sehr auf die Verwaltung von Dokumenten ausgerichtet. Die Verwaltung von E-Mails werde nur am Rande, die Verwaltung von strukturierten Daten gar nicht beleuchtet. Außerdem führte er in der Analyse des Metadatenmodells und des Zusammenspiels von MoReq2 mit anderen Standards wie dem OASIS?Standard ausgewählte Stellen der Spezifikation auf, zu denen es noch Diskussionsbedarf gibt.

Jürgen Biffar, Geschäftsführer des an den Spezifikationen beteiligten DMS-Herstellers Docuware, kann die inhaltliche Kritik indes nicht nachvollziehen. So adressiere MoReq durchaus das Thema E-Mail, wenn auch nicht aus technischer Sicht (siehe auch den Beitrag "E-Mail-Archivierung: mehr als Mailboxen verwalten"). Biffar sieht vielmehr in den zahlreichen nationalen Vorgaben für die Aktenverwaltung das größte Hindernis für den Erfolg von MoReq. So sei hierzulande besonders das "unselige" Domea-Konzept derart detailliert, spezialisiert und überambitioniert, dass es Projekte behindere und die Produktentwicklung erschwere. MoReq sei hingegen viel pragmatischer und werde sich durchsetzen: "Behörden wollen ihre Freiheiten bei der Aktenverwaltung behalten." Gelingt dies, könnte MoReq laut Biffar auch zum Vorbild und Qualitätskriterium für Privatunternehmen werden, jedoch frühestens in drei bis vier Jahren. (as)