Da nicht der Ehrgeiz bestand, auf allen Gebieten das Rad neu zu erfinden, wurde - soweit möglich - vorhandene Standard-Software geprüft und eingesetzt. In einer Gemeinschaftsentwicklung der Firmen H. G. Dethleffsen, Glücksklee und IBM ist 1972 das Programmpaket DIOS - Distribution Optimizing System - erstellt worden. In diesem Fall zeigte es sich, daß eine gemeinschaftlich erarbeitete Lösung zu Ergebnissen führen kann, die nicht in jedem Fall vom Einzelanwender in langfristig befriedigender Form gefunden worden wäre. Dethleffsen konnte mit diesem System die Zahl der Außenläger von über 80 auf derzeit 33 reduzieren und den Lagerbestand um etwa 40% senken.
Jetzt wurden die Programme für Buchhaltung, Fakturierung, Vertriebsanalysen und Management-Erfolgsrechnung umgestellt.
Standard für Buchhaltung und Management
Für die Finanzbuchhaltung wurde das Standard-Programm von SAP Systemanalyse-Programmentwicklung (Mannheim) eingesetzt. Die SAP-Software ist ein sehr weit ausgebautes Buchhaltungsprogramm für Sachkonten und Kontokorrente. Sie liefert u. a. tägliche Mahnungen, automatischen Zahlungsverkehr, integrierte Finanzplanrechnung, angeschlossene Kostenstellenrechnung mit Budgetkontrolle und bietet Bearbeitungsmöglichkeit über Bildschirme (drei Geräte im Einsatz).
Für die Management-Erfolgsrechnung wurde das Standardprogramm der Firma PLT-TS-Führungssysteme (Hamburg) gewählt, eine Planungs- und Deckungsbeitragsrechnung. Das System arbeitet u. a. mit den Angaben: Geplante proportionale Kosten, ggf. durch Nachkalkulation geänderten proportionalen Kosen, der Belastung im Engpaß, dem Sollerlös und dem geplanten Mengenabsatz.
Aus der maschinellen Fakturierung kommen automatisch die Daten über effektiv abgesetzte Mengen und Erlöse. Aus diesen wenigen Daten erzeugt die PLUS-Deckungsbeitragsrechnung eine Favoritenliste mit der Rangfolge der Artikel nach effektiv erzieltem Deckungsbeitrag und dem pro Engpaßeinheit erzielten Deckungsbeitrag, sowie die Liste Planvergleich, in der die Abweichungen hinsichtlich Menge, Erlös und Deckungsbeitrag gezeigt werden. In einer weiteren Liste wird aufgezeigt, mit welchen DM-Beträgen aufgrund von Abweichungen in der Menge, im Preis und in den proportionalen Kosten der Deckungsbeitrag vom Plan abweicht.
Do it yourself bei Fakturierung und Analyse
Für die Fakturierung ist ein neues Konzept entwickelt und selbst programmiert worden. Dieses Konzept beruht weitgehend auf selbständig verwalteten Dateien über Artikel und diverse Konditionsarten. Damit wird erreicht, daß Änderungen in den meisten Fällen nicht durch Änderung der Programme, sondern durch neue Eintragungen in den Dateien selbst realisiert werden können.
Monatlich werden die Daten aus der Fakturierung durch ein ebenfalls selbst entwickeltes und programmiertes Analysesystem ausgewertet. Mit diesen statistischen Auswertungen wird der tatsächliche Erfolg gemessen an der monatlichen Mengenplanung. Die Vertriebsanalysen ergänzen die oben geschilderte Deckungsbeitragsrechnung in ihrer Aufgliederung, etwa des Nutzens nach den verschiedenen Hierarchieebenen des Vertriebs (Vertriebsgebiete wie Nord, Mitte, Süd und die zugehörigen Vertreterbezirke) sowie unterschiedliche Gliederungsmerkmale für die Gesamtheit der Kunden (Branchen., Zugehörigkeit zum Verbänden).
Das geschilderte Instrumentarium soll im Laufe des nächsten Jahres noch ergänzt werden durch Darstellungsmöglichkeiten von Absatzinformationen der Kunden auf den Bildschirmen der Vertriebsabteilung.