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Business-Software

Mittelstand verschenkt Geld: Kein Plan in der Betriebssteuerung

13.02.2008
Noch immer lassen sich rund zwei Drittel der kleinen und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit zur Erhöhung ihrer Gewinne entgehen, weil sie auf den Einsatz moderner ERP-Software zur übergreifenden Betriebssteuerung verzichten. Zu diesem Ergebnis kommt eine von Sage Software initiierte Online-Umfrage unter 700 Betrieben.

Auf dem Testportal www.schnellcheck.com haben die beteiligten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse auf den Prüfstand gestellt: In Bereichen wie der Angebotserstellung, Kapazitätsauslastung, Planung und Erfolgskontrolle, Lohnbuchhaltung, elektronischen Steuererklärung sowie dem Zahlungsmanagement zeigte sich, wie gut die Firmen in diesen Bereichen aufgestellt sind. Dabei untersuchte der kostenlose Online-Test nicht nur den Ist-Zustand der Betriebssteuerung, sondern deckte gleichzeitig alarmierende Schwachstellen auf und ermittelte Optimierungspotenziale.

Weiterführende Informationen, wie kleine und mittelständische Unternehmer ihr Geschäft auf Vordermann bringen können, gibt es im Whitepaper "Gewinne steigern mit übergreifender Betriebssteuerung". Es kann kostenlos unter www.schnellcheck.com bei Sage Software angefordert werden.

Bei der Umfrage zeigte sich, dass bei Ermittlung des Angebotspreises und auch der Auswertung des wirtschaftlichen Erfolges im Nachgang eines Angebots die meisten Unternehmen auf ineffiziente und nicht mehr zeitgemäße Verfahren setzen. Rund ein Drittel der Unternehmen vertraut sogar noch auf weiche Faktoren wie Erfahrungswerte, ermittelt den Angebotspreis über das Telefon oder aufwändige papiergebundene schriftliche Dokumentationen. Ein weiteres Drittel vertraut auf selbst erstellte Office-Tabellen. Nur knapp ein Drittel (31 Prozent) nutzt bei der Angebotserstellung betriebswirtschaftliche Software und damit auf die Vorteile wie Transparenz und integrierte Auswertungsfunktionen.

Lieferzeiten nicht eingehalten

Auch dass eine gleichmäßige Kapazitätsauslastung ohne software-gestützte Prozesse nicht einfach zu erreichen ist, bestätigte die Umfrage. Fast drei Viertel der Befragten haben hier enormen Nachholbedarf: Ein Drittel können Lieferzeiten oder -mengen häufig gar nicht einhalten und müssen nachverhandeln, 40 Prozent müssen sich ständig mit Planungsmeetings und Aushilfen behelfen. Dies kostet unnötig Zeit und Resourcen. Auf eine übergreifende betriebliche Steuerung durch kaufmännische Software bauen hier nur 28 Prozent.

Auf die Frage, ob Unternehmen eine Jahresplanung erstellt haben, wie sich ihr Unternehmen entwickeln soll, und wie sie ihren Geschäftserfolg überwachen, antworten 33 Prozent der Unternehmen negativ, sie hätten keine festgelegten Planungsprozesse. Fast ein Viertel der befragten Unternehmen verfügen nur über eine papiergebundene Grobplanung des Geschäftsjahres, ein Fünftel über verschiedene Office-Tabellen. Damit lassen sich jedoch keine SolI-Ist-Auswertungen auf Knopfdruck erstellen und entgeht den Firmen ein wichtiges Argument gegenüber den Banken. Nur 26 Prozent verwenden eine ERP-Software mit standardisierten Soll-Ist-Auswertungen für die Jahresplanung und die Überwachung des Geschäftserfolgs.

Unprofessionelle Lohnabrechnung

Erstaunliche Ergebnisse ergab die Umfrage im Bereich der Entlohnung: 27 Prozent der Unternehmen gehen hier noch papiergebunden mit Leistungszetteln vor, das heißt sowohl die Erfassung der Arbeitsleistung als auch die Lohnberechnung erfolgt händisch. 29 Prozent der Befragten geben die Lohnabrechnung gänzlich aus der Hand und vertrauen sie ihrem Steuerberater oder einem externen Dienstleister an. Lediglich 24 Prozent verfügen über ein Zeiterfassungssystem mit automatischer Einspeisung in die Lohnbuchhaltung, während immer noch 19 Prozent die Lohnabrechnung gänzlich ohne spezielle Zeit- und Leistungserfassung erledigen.

Auch im Bereich der Steuererklärung, die seit einiger Zeit über das Online-System Elster abzugeben ist, verlassen sich fast die Hälfte der befragten Unternehmen auf ihren Steuerberater. Immerhin 37 Prozent verwenden hier zwar eine betriebswirtschaftliche Software mit ständig aktualisiertem Elster-Formular und automatischem Einlesen der Buchhaltungsdaten, doch noch immer 18 Prozent erledigen die Steuererklärung, indem sie die Daten aufgrund von Buchungsunterlagen händisch eingeben.

Software zur Überwachung von Außenständen

Einzig wenn es um Außenstände und das zügige Bezahlen von Forderungen geht, nutzt schon fast die Hälfte der Unternehmen die Hilfe von Software mit automatisch aktualisierten Offene-Posten-Listen und integrierter Mahnfunktion. Nur ein Drittel sichtet Rechnungen und Kontoeingänge noch persönlich und erstellt Mahnungen individuell. Auch mit Office-Tabellen behelfen sich in diesem Bereich nur noch wenige Unternehmen.

Mehr als die Hälfte der 700 teilnehmenden Betriebe kamen aus der Dienstleistungs-Branche oder dem Handel. Die absolute Mehrheit (82%) gab ein Umsatzvolumen bis 20 Mio. Euro an.