1881 gründete Albert Boehringer sein Pharmaunternehmen - heute gehört Boehringer Ingelheim zu den Top 20 der multinationalen Pharmakonzerne. In mehr als 60 Ländern arbeiten derzeit rund 34 000 Mitarbeiter. Die weltweit 152 Gesellschaften des Konzerns erforschen,produzieren und vermarkten Medikamente und Pharmazeutika. Zu den Hauptgeschäftsfeldern gehören Biopharmazeutika in der Humanmedizin und Tiergesundheitspräparate. Der weltweite Umsatz liegt bei 7,4 Milliarden Euro. Rund 16 Prozent davon investiert Boehringer jährlich in Forschung und Entwicklung.
Mittelständische Lösung im Vorteil
Ende der neunziger Jahre hatten die skandinavischen Boehringer-Gesellschaften ein Problem: Die vorhandenen IT-Systeme konnten mit den gestiegenen Anforderungen des Konzerns nicht mehr Schritt halten. Es fehlten Funktionen für Absatzplanung, Beschaffung und Steuerung der Fertigung am Produktionsstandort Dänemark. Die verschiedenen Einzelprogramme der skandinavischen Boehringer-Divisionen arbeiteten zumeist unabhängig voneinander. „Wir hatten ständig mit Doppeleingaben in erheblichem Umfang zu kämpfen“, erinnert sich Jens Nielsen, CFO bei der Boehringer Ingelheim Dänemark A/S. Den Niederlassungen in Dänemark, Norwegen, Schweden und Finnland sei daher klar gewesen, dass nur ein integriertes ERP-System die Anforderungen erfüllt:„Unser Ziel war es, von gemeinsamen Strukturen und Services zu profitieren. Davon abgesehen sollten unsere Mitarbeiter stets auf aktuelle Unternehmensdaten zugreifen“, sagt Jens Nielsen.
1999 begab sich das skandinavische Quartett auf die Suche nach einer passenden Software. Da die deutsche Muttergesellschaft mit SAP arbeitete, legte man den Skandinaviern eine ähnliche Lösung nahe. Doch die Investitions- und Betriebskosten waren ihnen eindeutig zu hoch. Sie entschieden sich stattdessen für Microsoft Dynamics AX (ehemals Micorsoft Axapta). Ausschlaggebend waren die breit gefächerte Funktionalität, die Flexibilität und die Benutzerfreundlichkeit der Software. Zudem ließen sich mit Microsoft Dynamics AX die Wartungskosten auf ein Minimum drücken. Die Skandinavier prüften mehrere Installationsvarianten. Das Resultat:Die Installation auf einem zentralen Server für den gesamten skandinavischen Markt ergab das günstigste Preis-Leistungs-Verhältnis. „Insgesamt bewegten wir uns bei weniger als der Hälfte des Aufwands der SAP-Installation. Die Gesamtbetriebskosten fielen durch das gemeinsame Server-Konzept auf zirka 3000 US-Dollar pro Arbeitsplatz“, freut sich Jens Nielsen.
Implementierung im ICE-Tempo
Gemeinsam mit dem Microsoft-Dynamics-Partner Tectura implementierte Boehringer Ingelheim Microsoft Dynamics AX in allen vier skandinavischen Ländern.Die Wahl des Serverstandorts fiel auf Dänemark.Weil die Installation für die einzelnen Länder lediglich kopiert und angepasst werden musste, verlief die Umsetzung von Mal zu Mal schneller. In Finnland, dem letzten Standort, dauerte die Installation lediglich drei Wochen. Gleichzeitig erfolgte die Anbindung der Großhändler und Lieferanten.
Komfortable Integration
Heute stellt Microsoft Dynamics AX Arbeitsabläufe und Funktionen für alle vier Länder bereit. Zentrale Funktionen sind Vertrieb, Einkauf,Marketing oder Finanzbuchhaltung. Der Datenaustausch mit Lieferanten, Fachhandelspartnern, Schwestergesellschaften und der Muttergesellschaft erfolgt in Echtzeit. So arbeitet beispielsweise der Produktionsstandort in Dänemark seit Einführung von Microsoft Dynamics AX mit einer zentralen Produktprogrammplanung. Bestellungen werden zunächst an das SAP-System der deutschen Zentrale geschickt. Sie lösen in umgekehrter Richtung Fertigungsaufträge für die Produktion in Dänemark aus.
Verkaufsaufträge und Absatzplanungen von Lieferanten und regionalen Standorten werden elektronisch empfangen. Offene Schnittstellen sorgen für eine komfortable Anbindung an SAP. Konsolidierte Absatzpläne und Finanzberichte übermitteln die skandinavischen Gesellschaften direkt aus Microsoft Dynamics AX an die deutsche Zentrale.
Als Pharmaunternehmen ist Boehringer Ingelheim verpflichtet, seine Geschäftsprozesse nach den Good Manufacturing Processes (GMP) auszurichten. „Die flexible Programmstruktur von Microsoft Dynamics AX erleichterte uns die Umsetzung der Anforderungen“, sagt Jens Nielsen. Weiterer Vorteil: „Microsoft Dynamics AX ist mehrsprachig programmiert und berücksichtigt nationale Unterschiede. Anpassungen beschränkten sich deshalb auf einige wenige individuelle Wünsche“, fasst der CFO den skandinavischen Roll-out zusammen.
Darling der Mitarbeiter
Dank übersichtlicher Benutzerführung und einfacher Bedienung schlossen die Mitarbeiter das System rasch ins Herz. Sie können jetzt Berichte und Eingabemasken mit wenigen Handgriffen selbst anpassen.„Die Unabhängigkeit und der prompte Zugriff auf aktuelle Unternehmensdaten tragen ganz wesentlich zur Akzeptanz bei. Unsere Mitarbeiter haben sich schnell in das neue System eingearbeitet“, lobt Jens Nielsen.
Unterm Strich schlugen die Skandinavier zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie verpassten den nationalen Gesellschaften effektive Geschäftsprozesse und lehnten sich eng an das Systemumfeld der Muttergesellschaft an.„Uns kam vor allem die Internationalität der Software entgegen. Dadurch konnten wir eine einheitliche, Kosten sparende IT-Struktur für alle vier Länder etablieren“, unterstreicht Jens Nielsen.
Zu den größten Rationalisierungsmotoren zählt Nielsen den abteilungs- und standortübergreifenden Informationsaustausch. Die Echtzeit-Datenübertragung und die zentrale Materialbedarfs- und Absatzplanung habe die Skandinavier klar nach vorn gebracht. Das Ende der Fahnenstange sei aber noch nicht erreicht. Ein automatisiertes Intercompany-Bestellwesen und die Implementierung von Microsoft Dynamics AX in Österreich, Belgien, der Türkei und der Schweiz stehen derzeit ganz oben auf der Wunschliste.