Dienstliche E-Mails

Mitarbeiter wollen klare Regeln

Holger Eriksdotter ist freier Journalist in Hamburg.
Die dienstliche E-Mail wird an immer mehr Arbeitsplätzen zum Standard. Gut 40 Prozent der Berufstätigen verfügen schon über eine dienstliche E-Mail-Adresse. Von ihrem Arbeitgeber wünschen sie sich die Mitarbeiter klarere Vorgaben, welche Geschäftsvorfälle per E-Mail abgewickelt werden sollen.

Vier von zehn Berufstätigen (42 Prozent) haben mindestens eine dienstliche E-Mail-Adresse, zwölf Prozent sogar zwei oder mehr dienstliche Accounts. Häufig werden auch private Adressen für berufliche Zwecke eingesetzt. Jeder zweite Mail-Nutzer bekommt mehr als fünf Nachrichten täglich. Das ergab eine repräsentative Umfrage im Auftrag des Branchenverbandes Bitkom. „Das ist ein hoher Wert, weil nicht nur Büro-Jobs berücksichtigt wurden, sondern alle Tätigkeiten“, sagt Bitkom-Präsident August-Wilhelm Scheer.

Allerdings wünschen sich mehr als die Hälfte (54 Prozent) der beruflichen E-Mail-Nutzer mehr Orientierungshilfen vom Arbeitgeber. Vor allem vermissen sie Regeln, welche Vorgänge per E-Mail erledigt werden sollen und welche besser per Telefon oder im persönlichen Gespräch.

„Die E-Mail hat ihre Stärke dort, wo sie wichtige Informationen schneller und leichter zugänglich macht“, so Verbandspräsident Scheer. „Doch nicht immer ist sie der Königsweg – zu viele und zu belanglose Nachrichten lenken vom Wesentlichen ab.“ Deshalb rät der Bitkom zu einem bedachtsamen Umgang mit dem Medium: Vor allem Kopien von E-Mails sollten nur an Empfänger gesendet werden, die die Informationen wirklich benötigen. „Die Funktionen CC und ‚Allen antworten‘ sollten sparsam eingesetzt werden.“