Stiefkind Unternehmenswissen

Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit mit der Suche nach Informationen

24.06.2014
Die Menge an digital vorgehaltenem Wissen hat sich seit 2009 in den Unternehmen verzehnfacht, aber das Gros der Mitarbeiter profitiert nicht von diesem Schatz. Mehrarbeit und Fehler seien die Folge, behauptet eine Studie.

Wissen und Mitarbeiter sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren für Unternehmen - darin sind sich die 300 befragten Geschäftsführer und Mitarbeiter einig, die an einer Studie von Haufe teilgenommen haben. Umso schwerer wiegt es, dass vier von fünf Mitarbeitern täglich bis zu eine halbe Stunde mit umständlicher Recherche verbringen. Gut zwei Drittel machen sogar Fehler oder treffen falsche Entscheidungen, weil sie nicht die relevanten Informationen im Zugriff haben.

Mangelhafte Ablagesysteme hemmen den Wissensaustausch.
Mangelhafte Ablagesysteme hemmen den Wissensaustausch.
Foto: DenisNata/Fotolia

Wissenstransfer auf dem kleinen Dienstweg

Mangelhafte Strukturen und Ablageprozesse sowie fehlende technische Unterstützung stehen dem produktiven Umgang mit Wissen entgegen. Wissenstransfer wird häufig nur auf dem kleinen Dienstweg betrieben. Meist erfolgt die Weitergabe von Informationen über Mail, telefonisch oder in Meetings, so dass nur ein kleiner Kreis auf dem gleichen Wissensstand ist. Nur knapp ein Drittel der Befragten stellt Know-how über das Intranet allen Kollegen zur Verfügung. Server, Laufwerke oder zentrale Ordner dienen nur für jeden Zehnten als Mittel der Wahl beim Wissenstransfer. Verbindliche Ablageprozesse fehlen in nahezu zwei Drittel der Unternehmen, wodurch es schnell zum Wildwuchs innerhalb der Organisation kommt. Und 43 Prozent der Teilnehmer haben keine Tools, um ihr Wissen zentral zu speichern. Auch der Austausch von Dokumenten über Standorte hinweg funktioniert bei einem Drittel nur bedingt.

Von einem produktiveren Umgang mit Wissen erwartet die Mehrheit der Befragten mehr Effizienz und Innovationen. Wollen Unternehmen ihr Wissen professionell managen, gilt es einige Punkte zu beachten.Der Funktionsumfang der Software sollte sich an den Bedürfnissen der Mitarbeiter orientieren und ihnen ohne zusätzlichen Aufwand Mehrwert bieten.

Chefs in der Pflicht

Die Einführung einer Software genügt nicht. Vielmehr muss der Austausch von Wissen in der Unternehmenskultur verankert und dadurch zur Selbstverständlichkeit werden. Die Studie zeigt jedoch, dass immer noch auf Herrschaftswissen beharrt wird. 54 Prozent der Befragten sehen in der mangelnden Bereitschaft, Informationen weiterzugeben, eine Hürde. Hier sind die Chefs in der Pflicht: Sie müssen nicht nur die Einführung von Wissens-Management verantworten, sondern auch das aktive Weitergeben von Wissen vorleben. (am)