Was erlaubt ist

Mitarbeiter legal bespitzeln

27.05.2009
Von Christoph Rittweger

Was tun bei konkretem Verdacht?

Etwas anders liegt der Fall im dritten und letzten Beispiel, in dem bereits ein konkreter Verdacht besteht: Ein Konkurrent ist offensichtlich in den Besitz von vertraulichen Unterlagen gelangt, auf die nur ein Mitarbeiter Zugriff hatte. Um den Verdacht zu erhärten, möchte der Unternehmer die E-Mails des Mitarbeiters kontrollieren. Das darf er tun, solange die E-Mail-Kommunikation im Unternehmen nicht generell überwacht, geblockt oder umgeleitet wird. Die Protokolle von Mail-Servern und ähnliche Aufzeichnungen, die bei der Übertragung der E-Mails entstehen, dürfen darüber hinaus nicht durchleuchtet werden. In beiden Fällen drohen Konflikte mit dem Fernmeldegeheimnis, die auch strafrechtliche Konsequenzen für die handelnden Personen und für die Unternehmensleitung haben können.

Wann die Mail-Durchsicht erlaubt ist

Soweit E-Mails im Postfach des Empfängers angekommen sind, schützt das Fernmeldegeheimnis den Inhalt der E-Mail nicht mehr - unabhängig davon, ob die E-Mail bereits geöffnet wurde oder nicht. Mail-Archive dürfen bei konkretem Verdacht also untersucht werden. Die Kontrolle muss sich dann allerdings auf die relevante geschäftliche Kommunikation beschränken. E-Mails, die beispielsweise in der Betreffzeile als privat gekennzeichnet sind, sollten nicht geöffnet oder sofort wieder geschlossen werden, wenn bei der Durchsicht klar wird, dass sie privater Natur sind. Das Gleiche gilt für E-Mails, die mit dem konkreten Verdacht nichts zu tun haben. Die Suche muss sich von vornherein auf relevante Stichwörter und einen relevanten Zeitraum, in dem der Geheimnisverrat stattgefunden haben könnte, beschränken. Sollte sich der Anfangsverdacht nicht erhärten oder sind bestimmte Aufzeichnungen aus der Kontrolle für die Rechtsverfolgung nicht mehr vonnöten, müssen sie unverzüglich vernichtet werden. Unternehmen, die Dienstleister (IT-Dienstleister oder Anwälte) in die Untersuchung einschalten, müssen zusätzlich einen schriftlichen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abschließen und dem Dritten klare Vorgaben geben, wie die Untersuchung vonstatten zu gehen hat. Auch in diesem Fall muss das Unternehmen den betroffenen Mitarbeiter sowie den Betriebsrat und den Datenschutzbeauftragten von der Überprüfung informieren.

Auf den folgenden drei Seiten finden Sie Checklisten zu den Bereichen Datenschutz, Arbeitsrecht und Strafrecht, anhand derer Sie die Situation in Ihrem Unternehmen besser einschätzen können.