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Mit Tahoe will Microsoft Ordnung in Office-Dokumente bringen

30.11.2000
Office-Dokumente sollen sich zukünftig nicht mehr im Dateisystem verstecken, sondern auf einem Server für Dokumenten-Management, Recherche, Workflow und Publishing mit dem Codenamen "Tahoe" residieren.

Von CW-Redakteur Wolfgang Sommergut

MÜNCHEN (COMPUTERWOCHE) - Office-Dokumente sollen sich zukünftig nicht mehr im Dateisystem verstecken, sondern auf einem Server mit dem Codenamen "Tahoe" abgelegt werden. Er wird Funktionen für Dokumenten-Management, Recherche, Workflow und Publishing umfassen. Dafür greift er auf mehrere Technologien aus anderen Produkten zurück.

Auch 20 Jahre nach Erfindung des PCs eignen sich dessen Killerapplikationen, die Büroanwendungen vom Typ "Microsoft Office", in erster Linie für die Produktion von Papier-Output. In Office-Dateien gespeicherte Informationen gehen für Unternehmen großteils verloren. Schuld daran sind zum einen die ständig wechselnden proprietären Dateiformate. Zum anderen liegen Office-Dateien verstreut über diverse File-Systeme, häufig für andere Mitarbeiter unzugänglich auf lokalen Festplatten.

Diese Einsicht ist auch für Microsoft nicht neu. Deshalb hat die Company in der Vergangenheit zögerliche Versuche unternommen, Office als Plattform für kollaborative Anwendungen zu positionieren. Dazu gehören rudimentäre Möglichkeiten, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten oder Diskussionen auf Basis der "Office Server Extensions" einzurichten.

Nun will der Windows-Hersteller mit Tahoe einen neuen Anlauf unternehmen, aus den Bürowerkzeugen nützliche Instrumente der Informationsaufbereitung und -beschaffung zu machen. Freilich sieht die Gates-Company darin nicht bloß einen Server für Office-Dateien, sondern fasste in der Vergangenheit unter Tahoe alle möglichen Aktivitäten für das Knowledge-Management zusammen.

Dreh- und Angelpunkt des Dokumenten-Servers, der kürzlich als Beta 2 freigegeben wurde, ist das "Web Storage System", eine Datenbank für schwach strukturierte Informationen. Sie wurde für "Exchange 2000" entwickelt, Microsoft-Verantwortliche sehen darin das Dateisystem der nächsten Generation. Sie kann nicht nur Dokumente, Grafiken oder Scripts aufnehmen, sondern zeigt sich zudem besonders flexibel beim Zugriff durch diverse Clients. Jedes Element im Web Storage System lässt sich über eine URL ansprechen und so über einen Browser abrufen. Daneben können Anwendungen über die HTTP-Erweiterung Web-based Distributed Authoring and Versioning (Web DAV) in die Datenbank schreiben. Dieses Protokoll unterstützt Microsoft bereits mit Office 2000. Weitere Zugänge zum Dokumentenspeicher entstehen durch die Möglichkeit, Ordner über Server Message Block (SMB) als Dateisystem zu exportieren, so dass sie auf Seite des Clients in der Netzwerkumgebung als Freigaben auftauchen. Schließlich können Programme noch über MAPI, OLE DB und die darauf aufbauenden COM-Komponenten Active Data Object (ADO) und das Collaborative Data Object (CDO) zugreifen.

Das Web Storage System ist nicht nur Bestandteil von Exchange 2000 und Tahoe, sondern wird auch mit der nächsten Version von Office ausgeliefert (vorläufig als "Office 10" bezeichnet). Unklar ist noch, welche Funktionalität auf dem Server damit zur Verfügung steht. Auf jeden Fall soll aber zusätzlich eine Client-Variante im Paket sein, das "Local Web Storage System". Es unterstützt das Offline-Arbeiten mit den Büroanwendungen und die anschließende Replikation mit dem Server.

Aufbauend auf dem Web-Speicher bietet Tahoe zahlreiche Funktionen, unter anderem für das Dokumenten-Management. Dieses umfasst Check-in und Check-out, Versionierung und rollenbasierte Zugriffsrechte. Es ist zudem in der Lage, Autoreninformationen und andere Metadaten wie Schlagwörter aus Office-Dokumenten auszulesen. Ein "Category Assistent" soll angeblich in der Lage sein, Dokumente automatisch zu verschlagworten, nachdem er an Beispieldaten trainiert wurde. Anmerkungen zu gespeicherten Beiträgen lassen als Diskussionsforum darstellen.

Tahoe soll nicht nur das Teamwork von Autoren unterstützen, sondern zusätzlich noch als Publishing-Plattform dienen. Zu diesem Zweck kann das System ein Genehmigungsverfahren zwischen der Bearbeitung von Dokumenten und ihrer Freigabe für die Leserschaft schalten. Dieses basiert auf einem Workflow, der sich mit Hilfe des "Office Designer" gestalten lässt und Dokumente an alle Genehmigungsstellen weiterleitet. Dieses Tool hinterlegt unter Office 2000 Workflow-Definitionen noch im "SQL Server" und soll zukünftig auf den Web Storage System aufsetzen.

Für Leser freigeschalteter Dokumente soll eine Index-Maschine die Suche nach den gewünschten Informationen beschleunigen, ein Portal personalisierte Sichten auf die Dokumente erlauben. Für Letzteres feiert das bisher nicht besonders erfolgreiche "Digital Dashboard" seine Wiederkehr. Die eingebaute Suchmaschine umfasst einen Crawler, der auch andere Datenquellen als den Web-Speicher indizieren kann: Neben Dateisystemen, Websites und Public Folders von Exchange 5.5 zählen dazu auch Datenbanken von Lotus Notes. Tahoe kann aber Indexe von relationalen Datenbanken nicht in die Suche mit einbeziehen.

Die Funktionsfülle von Tahoe, gekoppelt mit der engen Anbindung an das marktdominierende MS Office, wird sicher für einige Unruhe bei den Dokumenten-Management-Anbietern sorgen. Auch Lotus, das in diesem Jahr vorsorglich die Office-Integration in Notes verbesserte, muss sich auf verstärkte Konkurrenz einrichten, besonders für "Domino.Doc". Für die IBM-Tochter könnte sich die fragwürdige Client-Strategie der letzten Jahre rächen, in deren Zuge auch das hauseigene Büropaket "Smart Suite" in der Bedeutungslosigkeit verschwand.

Trotz der Erfolgsaussichten, die sich vor allem Microsofts Marktmacht verdanken, wirft die Positionierung von Tahoe einige Fragen auf. So überschneidet sich dessen Funktionsumfang weitgehend mit jenem von Exchange 2000. Für einige Zeit stand bei Microsoft zur Debatte, Tahoe als Add-on des Messaging-Systems zu verkaufen. Aber offenbar will die Gates-Company eine Plattform für das Dokumenten-Management etablieren, ohne dass Anwender dafür ein Mail-System einrichten müssen. Zudem scheint Tahoe mehr auf die Abteilungsebene abzuzielen, weil die unternehmensweite Server-zu-Server-Replikation des Dokumentenspeichers Exchange vorbehalten bleibt.

Große Überschneidungen ergeben sich außerdem mit dem "Site Server", der allerdings weniger für Office-Dokumente ausgelegt ist. Andererseits stellt sich bei Office wegen seines proprietären Charakters generell die Frage nach der Eignung für das Publishing. Angeblich soll aber Office 10 Dokumente in XML (Extensible Markup Language) speichern können - dies war für die aktuelle Ausführung aber auch schon angekündigt, heraus kam dann ein proprietäres Gemenge aus HTML und XML-Inseln.