Das von der Gartner Group entwickelte Total-Cost-of-Ownership(TCO)-Modell hat den Anspruch, alle Kosten zu umfassen, die durch die Beschaffung und den Einsatz von Hardware-, Software- und Infrastruktur-Komponenten oder ganzer Systeme entstehen.

Während sich die Ausgaben für Beratungsleistungen, Komponenten und die Implementierung meist vergleichsweise einfach summieren lassen, können viele Anwenderunternehmen ihre Gesamt-IT-Kosten nicht genau beziffern. Oft werden notwendige Informationen erst gar nicht erhoben, oder sie verstecken sich in IT-fremdem Zahlenmaterial. Problematisch ist dies, weil die ungenügende Erfassung aller Faktoren und eine mangelnde organisatorische Unterstützung zu ungenauen und entscheidungsverzerrenden Überschlagsrechnungen führen.

Das TCO-Modell unterscheidet daher zwischen direkten und indirekten Kosten. Zu Ersteren zählen alle Aufwendungen, die der jeweiligen DV-Abteilung durch die Bereitstellung ihrer Leistungen entstehen. Sie umfassen beispielsweise Abschreibungen für Hard- und Software, Leasinggebühren, Ausgaben für zugekaufte Dienstleistungen sowie Löhne und Gehälter.

Deutlich schwieriger zu quantifizieren sind die indirekten Kosten. Sie entstehen durch Ausfälle, die Behebung von Fehlerquellen oder die Störung von Arbeitsprozessen. Obwohl die Gartner-Analysten detailliert aufschlüsseln, wodurch und an welchen Stellen diese indirekten Kosten entstehen können, liefern sie kaum spezifische Techniken und Methoden zu deren Erhebung.

Neben Gartner Group haben zahlreiche andere Beratungs- und Marktforschungsunternehmen Kostenmodelle für IT-Infrastrukturen entwickelt, darunter Forrester Research, Giga Information Group, International Data Group (IDC) und Meta Group. Eine standardisierte Methodik existiert aber nicht. Abweichungen bestehen insbesondere in der Frage, welche Faktoren zu berücksichtigen sind und wie sie gewichtet werden sollen.