Von CW-Mitarbeiter Ulf Bauernfeind
STUTTGART- Große zeitliche, qualitative und personelle Engpässe in der bis dato manuellen Auftragsbearbeitung und Materialwirtschaft führten Im Sommer 1977 bei der Karl Herzog GmbH & Co, Stuttgart, zu der Erkenntnis daß "unsere DV-Probleme nur durch den Einsatz eines hauseigenen Computers gelöst werden können". Aufgrund des Datenvolumens und der gewünschten Auswertungsintensität wurde der organisatorische Spielraum eines Magnetplattensystems mit Bildschirmarbeitsplätzen und einem dialogorientierten Betriebssystem benötigt. Nach gründlicher Marktsondierung entschied man sich im Dezember 77 für einen ABC-Computer 9066 von Kienzle. Es dauerte dann noch rund 14 Monate, bis die ersten Applikationen (Auftragsbearbeitung) einsatzbereit waren. Der Hauptgrund für diese lange Zeitspanne war, daß eine völlig neue DV-geeignete Ablauforganisation aufgebaut werden mußte. Schließlich hatte der Anwender gleich den Sprung von "steinzeitlichen" Methoden zur "profimäßigen" DV gewagt.
Unter dem eingetragenen Markenzeichen "Olymp" liefert die in Stuttgart beheimatete Karl Herzog GmbH & Co Ladeneinrichtungen für spezielle Branchen. Seit Mitte der 70er Jahre sind starke Zuwachsraten zu verzeichnen. In den letzten drei Jahren hat sich der Umsatz verdoppelt. Die Zentrale in Stuttgart und regionale Verkaufsbüros bearbeiten den deutschen Markt direkt, in Österreich, der Schweiz und Frankreich werden eigene Vertriebs-Tochtergesellschaften unterhalten. Über Vertretungen sind die Olymp-Einrichtungen in aller Welt zu haben. Im Inland werden rund 200 Mitarbeiter beschäftigt. Bei dieser Fertigungsstruktur sind Bestellwesen und Materialwirtschaft zwei äußerst datenintensive Bereiche. So erforderte die Materialdisposition früher einen Aufwand, der "manuell nicht mehr zu bewältigen war".
Erst der Fachmann
Nach der grundsätzlichen Entscheidung für die "Computerisierung" des Unternehmens fällte die Geschäftsleitung eine richtige, bei mittelständischen Unternehmen aber gar nicht so "selbstverständliche" Entscheidung: Sie stellte mit Adolf Gorczynski einen EDV-Fachmann ein, der als Profi die Dinge in die Hand nehmen sollte. Zunächst machte er drei Monate lang eine Art Ist-Aufnahme, analysierte die Arbeitsabläufe und den Datenfluß im Vertrieb und in der Materialwirtschaft und besprach mit den Fachabteilungen, "was ist und was verbessert werden kann".
Gorczynski nahm Kontakt mit mehreren Hardware-Herstellern, aber auch mit externen Rechenzentren auf (die Finanzbuchhaltung und die Lohn- und Gehaltsabrechnung wurden zum damaligen Zeitpunkt inklusive der Datenerfassung in einem RZ abgewickelt). Bald stellte sich heraus, daß für die zeitkritischen Aufgabengebiete die Zusammenarbeit mit einem Service-Rechenzentrum wenig praktikabel war, zumal keines branchenbezogene Programme für die Auftragsabwicklung und die Materialwirtschaft anzubieten hatte.
Unter den Anbietern autonom arbeitender Magnetplattensysteme machte Kienzle aus mehreren Gründen das Rennen. Da spielten natürlich die Leistungsdaten der Hardware und das Preis-/Leistungsverhältnis eine Rolle. EDV-Leiter Gorczynski hebt aber noch einen anderen Aspekt hervor. Kienzle habe viel Zeit dafür verwendet, um detaillierte Organisationsvorschläge zu machen. Gorczynski: "Das half, Widerstände im Haus gegen die EDV abzubauen. Wir brauchten einfach einen vertrauenswürdigen Partner, damit ,nicht Dinge passieren, die man so über die elektronische Datenverarbeitung hört'."
Die Zeit zwischen dem Plazet für Kienzle und der Installation des Systems (rund zwölf Monate) nutzte man für eine gründliche betriebliche Umorganisation. Da waren in der Auftragsbearbeitung und in der Materialwirtschaft die Arbeitsabläufe zu reorganisieren, Nummernsysteme für Artikel, Teile, Kunden und Lieferanten aufzubauen (so etwas gab es vorher überhaupt nicht), EDV-gerechte Formulare, Preislisten und sonstige Unterlagen zu schaffen und die Mitarbeiter zu schulen. Parallel dazu wurden von Kienzle die Programme für die Auftragsbearbeitung und die Materialwirtschaft entwickelt. Hierfür waren aufgrund der speziellen Anwenderwünsche individuelle Lösungen erforderlich.
Für die Finanzbuchhaltung/Kostenrechnung (zu Beginn des Jahres 1980 implementiert) und die Lohn- und Gehaltsabrechnung (Umstellung auf die eigene Anlage im Herbst dieses Jahres) sind Standard-Softwarepakete von Kienzle geeignet. Die 9066 kam im Dezember 1978. Zwei Monate wurden dann noch für Programmtests und -verbesserungen benötigt. Am 1. März 1979 war das Programmpaket "Auftragsbearbeitung" einsatzbereit, fünf Monate später folgte die Materialwirtschaft.
Hardware
Das Magnetplattensystem 9066 (seit einiger Zeit von Kienzle mit dem Zusatz "ABC-Computer versehen) ist als Dialog- und typisches Mehrbenutzersystem entwickelt worden. Das System ist modular aufgebaut und kann von einer Basiskonfiguration, bestehend aus Zentraleinheit (80 bis 432 KB frei verfügbarer Arbeitsspeicher), Bildschirm-Master-Arbeitsplatz, Fix-/Wechselplatten-Laufwerk 2 x 5 Mio Bytes und Arbeitsplatzdrucker den Anwenderbedürfnissen entsprechend erweitert werden. Maximal können zehn Bildschirmarbeitsplätze angeschlossen werden.
Das Betriebssystem MTOS ist für den Mehrbenutzerbetrieb ausgelegt und ermöglicht Timesharing mit Prioritätensteuerung. Es unterstützt bis zu zehn Benutzer gleichzeitig und verwaltet Rechnerzeiten, verwaltet die externen Massenspeicher, übernimmt die Peripheriesteuerung und enthält Dienstprogramme für Standardaufgaben. MTOS erlaubt des Anlegen von Dateien mit unterschiedlichen Zugriffsmöglichkeiten. Die vom Betriebssystem gesteuerten Bedienerhinweise auf den Bildschirmarbeitsplätzen erfolgen in deutscher Sprache.
Bei der Karl Herzog GmbH & Co wurde folgende Konfiguration installiert:
- Zentraleinheit Kienzle ABC-Computer 9066 mit 256 KB Anwenderspeicher.
- Zwei Wechselplattenlaufwerke (2 x 50 Mio Bytes Kapazität).
- Drucker mit einer Leistung von 18 000 Zeilen pro Minute (für interne Auswertungen).
- Drucker mit einer Leistung von 10 000 Zeilen pro Minute (für den "externen" Output).
- Fünf Bildschirmarbeitsplätze. Drei Displays stehen in der EDV-Abteilung und je eines im Einkauf und der Finanzbuchhaltung.
In Kürze soll die Zentraleinheit um weitere 64 KB aufgestockt werden.
Die Karl Herzog GmbH & Co hat eine für den Außenstehenden etwas "undurchsichtige" innerbetriebliche Ablauforganisation, bei der Einkauf, Fertigung, Materialwirtschaft und Auftragsabwicklung nicht immer klar organisatorisch getrennt sind. Deshalb beinhaltet der Artikelstammsatz nicht nur alle Verkaufsartikel, sondern auch alle Baugruppen und Einzelteile der Materialwirtschaft. Es besteht eine enge Verbindung zur Stücklistendatei. Die Artikelnummer ist mit der Stücklistennummer identisch. Ein Blick auf den Aufbau des Artikelstammes gibt gewisse Fingerzeige dafür, welche komplexen Problemlösungen von Kienzle in der Auftragsbearbeitung und in der Materialwirtschaft für den Anwender gefunden wurden. Der Artikelstamm enthält folgende Daten:
- die Teilenummer, bestehend aus einer sechsstelligen Identnummer und einem vierstelligen Material- und Farbschlüssel;
- die Teilebezeichnung (Text für Verkauf beziehungsweise Beschaffung);
- die Nummer des Hauptlieferanten;
- den Charakter-Schlüssel (Artikel/ Baugruppe, Einzelteil/Rohstoff/Handelsware);
- die Maßeinheit;
- die Dispositionsart (keine/lagerhaltig/kommissionsbezogen/manuelle
Überwachung);
- den Beschaffungsschlüssel (Fremdbezug/Eigenfertigung/Auswärtsfertigung mit Materialstellung);
- den Mindestbestand;
- das Sperrdatum (Kalenderwoche und Jahr für letzte Auslieferung);
- die Verkaufspreisstaffel;
- den Einkaufpreis und die Preiseinheit;
- den Bewertungspreis (Durchschnittswert zur Inventurbewertung);
- die Kundennummer des Lieferanten;
- das Kennzeichen für den Disponenten;
- das Gewicht (unter anderem für die Ermittlung von Verladeeinheiten);
- die Wiederbeschaffungszeit (in Kalenderwochen);
- die Artikelgruppe (zur automatischen Ermittlung von Rabattsätzen);
- die Lieferantenteilenummer;
- die Zeichnungsnummer;
- das Lagerkennzeichen;
- die Kommissionierungsstückliste (Auflösungskennzeichen für bestimmte Artikel bei Lieferscheinschreibung für Ladescheindruck);
- den Montageschlüssel (Steuerung für den automatischen Ausdruck von internen Fertigungspapieren an verschiedene (auch externe) Fertigungsstellen);
- die Anzahl der Aufkleber (für kommissionsbezogene Baugruppen und Teile);
- die optimale Bestellmenge;
- verschiedene Statistik-Kennzeichen;
- Informationsfelder für Lagerbestand, Bestellbestand, disponierter Bestand, Bestand laut Inventur, Inventur-Differenz, Datum des letzten Zuganges beziehungsweise Abganges und der letzten Inventur, Zugang laufender Monat beziehungsweise Jahr, Verarbeitungsmonat, ABC-Kennzeichen, Buchungsnummer;
- Verbrauchsfelder für Teile (Materialwirtschaft);
- Verkaufsfelder (Vertrieb).
Die Programmbibliothek für die Auftragsbearbeitung und die Materialwirtschaft umfaßt derzeit 78 individuell (in Cobol) geschriebene Programme für folgende Aufgabengebiete:
- Auftragsbearbeitung:
- Auftragserfassung;
- Montagescheine;
- Lieferscheine/Ladescheine;
- Auftragsänderungen;
- Fakturierung;
- Statistiken.
- Materialwirtschaft:
- Stücklistenauflösung und Disposition;
- Bestellwesen;
- Lagerbewegungen;
- Statistiken (unter anderem Materialverwendungsnachweis mit Wahlmöglichkeit für Bildschirmanzeige oder Ausdruck);
- Produktkalkulation.
Derzeit in der Realisierungsphase befindet sich die Provisionsabrechnung/Nachkalkulation. Geplant sind Programme für die Auftragsarchivierung. Dabei sollen die Auftragsinhalte so verdichtet werden, daß sie bei geringer Beanspruchung von Plattenkapazität für die Langzeitauswertung herangezogen werden können.
Mit der von der Karl Herzog GmbH & Co geschaffenen DV-Organisation wurden die gesteckten Ziele voll erreicht. Es gibt keine Engpässe in der Datenverarbeitung mehr, die betrieblichen Arbeitsabläufe konnten rationeller gestaltet und der Informationsfluß zwischen den Fachabteilungen deutlich verbessert werden. Das Schlagwort von der erhöhten Datentransparenz ist bei "Olymp" keine leere Phrase. EDV-Leiter Gorczynski: "Wir bekommen jetzt Informationen, die früher einfach nicht erhältlich waren."