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Compliance & Recht

Studie zu Governance, Risk & Compliance

Mit GRC-Software & -Services zum Erfolg

31.08.2015
Von 


Lubor Ptacek ist seit 2008 für OpenText tätig. In seiner derzeitigen Rolle als Vice President of Product Marketing ist er für eine Reihe unternehmensweiter Marketingfunktionen, wie Produktmarketing, Corporate Messaging, Thought Leadership und Technisches Marketing verantwortlich. Vor seiner Tätigkeit bei OpenText arbeitete er für EMC, Documentum, Vignette und Novell. Derzeit ist er auch Teil des Board of Directors for the Association for Intelligent Information Management (AIIM).

Lubor Ptacek studierte an der Technischen Universität Ilmenau Informatik und erhielt einen MBA an der Santa Clara University in Kalifornien. Er lebt und arbeitet in Kalifornien, bloggt auf www.luborp.com, ist ein gefragter Sprecher und regelmäßig in den Medien präsent.
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Die größten Herausforderungen von Governance, Risk & Compliance

Gefragt nach den größten Herausforderungen im Umgang mit GRC-Prozessen, klagen die Umfrageteilnehmer besonders über die folgenden drei Punkte:

• Noch immer sind ganz unterschiedliche Systeme im Einsatz, mit denen die Einhaltung von Compliance-Richtlinien dokumentiert wird. Das betrifft Policies und Prozesse, Lieferanten- und Verkäuferdaten oder auch die interne Revision.

• Prozesse, die GRC eigentlich unterstützen sollen, laufen zumeist noch manuell ab und sind ineffizient, wie etwa die Durchführung von internen Audits und die Freigabe neuer Richtlinien.

• Die Nutzung von Tabellen und anderen intern entwickelten Tools ist für viele zwar frustrierend, aber immer noch gang und gäbe. So etwa bei der Archivierung von internen Kontrollen, dem Richtlinienstatus und der Nachverfolgung von Compliance-Vorgaben.

Die Ergebnisse der Studie zeigen, wie wichtig es für Unternehmen ist, über einen zentralen, sicheren Datenspeicher für Compliance-relevante Informationen zu verfügen. Zudem spiegelt sich darin der in vielen Unternehmen vorherrschende Wunsch wider, manuelle und papierbasierte Prozesse auf automatisierte, effizientere und leicht nachvollziehbare Workflows umzustellen.

GRC-Nachholbedarf in vielen Unternehmen

Vielen Umfrageteilnehmern ist bereits klar, dass Enterprise Information Management (EIM)-Software zur Verbesserung von GRC-Prozessen beitragen kann. Dazu zählen insbesondere: Records Management, Dokumentenmanagement, E-Mail-Management, die Buchungskontrolle und BPM. Diese Priorisierung ist wenig überraschend, bildet doch gerade das Management von Informationen das Herz jeder GRC-Strategie.

Trotzdem kämpfen viele Firmen noch mit der Einführung tragfähiger GRC-Maßnahmen. So verfügen sie beispielsweise nicht über ein ausreichendes Records Management und verzichten auf eine Optimierung ihrer Workflows. Andere verstehen zwar den Wert von EIM-Technologien, sind aber nicht in der Lage Profit daraus zu schlagen. So geben 67 Prozent der Befragten in der Studie zu Protokoll, dass sie EIM-Systeme als wichtig erachten, sie für GRC aber erst noch optimieren müssen. 30 Prozent glauben, dass EIM hilft ihre GRC-Lösung zu verbessern. Ganze 85 Prozent sind davon überzeugt, dass ECM- und Records-Management-Systeme erheblich dazu beitragen können, ihre Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Fakt ist: EIM ist für Unternehmen das Mittel der Wahl, um die volle Kontrolle über Governance, Risk & Compliance zu behalten. Ein zentraler Speicher, Mechanismen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und Reporting-Funktionen sind die Eckpfeiler einer guten GRC-Strategie. Die Vorteile für Unternehmen liegen auf der Hand: Sie haben ihre finanziellen und operativen Abläufe besser im Griff, minimieren das Risiko von Datenverlusten, senken Compliance-Kosten, verbessern ganz allgemein die Unternehmensleistung und haben im Wettbewerb die Nase vorn. Oder um es mit den Worten der "Risiko"-Erfinder zu sagen: So verpassen Unternehmen keine der Chancen, die sich aus den verfügbaren Informationen ergeben. (fm)