"Technisch gesehen bietet die elektronische Post nichts Neues", sieht Elard Giffhorn, Marketing Manager Bürosysteme bei Digital Equipment, München, klar. Schon lange gebe es Computersysteme, mit denen Daten aus dem Bereich eines Benutzers in den eines anderen Benutzers Übertragen werden können. Nur waren bisher für derartige Transaktionen. genaue Kenntnisse des Systems erforderlich.
Neuerdings kann nun auch der DV-Laie komplizierte Transaktionen in Kommunikationsnetzwerken durchführen. Dabei helfen ihm Menütechnik und Kommandoprozeduren, die er mit geringer Anleitung selbst bedienen kann. Hinzu kommt, daß die Hersteller von Büroinformationssystemen an einer Softwarearchitektur für Dokumente mit unterschiedlichen Inhalten arbeiten.
Die elektronische Post soll damit nicht nur Daten, Texte und Grafik, sondern auch Sprache Übertragen können. Diese Integration ist ein behutsamer Schritt zur Verbesserung der sogenannten Mensch-MaschineSchnittstelle und für die weitere Verbreitung computerunterstützter Systeme im Büro unerläßlich.
Der Einsatz von Büroinformationssystemen dient dem Ziel, die Produktivität im Bürobereich zu steigern. Die sogenannten unproduktiven Tätigkeiten werden dabei in den Rechner verlegt. Die Produktivitätssteigerung ergibt sich durch die Zeitersparnis, die für den Transport, für das "Verpacken" und Formatieren von Informationen benötigt wird. Außerdem eröffnet ein elektronisches Postnetz den Zugang zu Informationen die an anderer Stelle im Unternehmen gelagert sind.
Kein Fortschritt bei der Eingabe
Das Rückgrat eines jeden Büroinformationssystems besteht aus der elektronischen Post in Verbindung mit elektronischer Ablage und Textverarbeitung. Da der überwiegende Teil der Kommunikation im Büro in schriftlicher Form erfolgt, braucht jedes Büroinformationssystem eine vernünftige Textverarbeitung. Forderung Nummer eins: Texte in das System einzugeben, muß einfach sein.
Eingegebene Texte, beispielsweise Daten, sollen natürlich auch nicht umständlich aus dem System auf Papier gedruckt und abgelegt werden, sondern gleich im System verbleiben können. Mit der elektronischen Ablage läßt sich der eingegebene Text per Knopfdruck auf den Bildschirm holen, ausdrucken oder "unsichtbar" verwahren.
Die elektronische Post sorgt dafür, daß die erstellten Texte abgeschickt und bei den anderen Mitarbeitern auch ankommen. Auch möchte man selbst Informationen von anderen Mitarbeitern auf dem gleichen Wege empfangen können.
Nach wie vor müssen Texte oder Daten zunächst einmal über die Terminaltastatur eingegeben werden. Ein Vorgang, der sich nicht von der Schreibmaschine unterscheidet. An dieser Stelle ergibt sich auch kein Produktivitätsfortschritt gegenüber der klassischen Büroarbeit. Sobald jedoch Text in das Computersystem eingegeben wurde, findet die große Arbeitsersparnis statt.
Das zeigt sich an den umständlichen Dingen wie Korrigieren, Neueingabe oder Änderung ganzer Passagen. Man muß das Schriftstück in die Hauspost geben, transportieren und schließlich am Eingangspostkorb zwischenlagern, bevor es bearbeitet wird. All diese Schritte elektronisch zu erledigen heißt, daß sie nur noch einen Bruchteil der Zeit beanspruchen, die sie normalerweise benötigen.
Die Verbindung von elektronischer Post mit Textverarbeitung und elektronischer Ablage macht es auch möglich, Teile der erhaltenen Mitteilung mit früher erstellten Schriftstücken zum selben Thema elektronisch zu vermischen und so in kurzer Zeit eine Antwort zu schreiben.
Wie beschrieben, geht es bei computerunterstützten Bürosystemen nicht darum, die Eingabe der Daten zu ersetzen. Die Systeme können aber die Bearbeitung der bereits eingegebenen Daten erheblich beschleunigen und vereinfachen. Je mehr Daten in einem Informationssystem enthalten sind, desto größer ist auch, der Produktivitätsfortschritt, der mit einem solchen System erreicht werden kann.
Durch zusätzliche Funktionen läßt sich die Leistungsfähigkeit eines Büroinformationssystems noch steigern. Mit einer Photosatzsoftware können beispielsweise Texte in druckfertige Vorlagen verwandelt werden. Adreßverwaltungssysteme vereinfachen die zeitraubenden Arbeiten für Massensendungen ganz erheblich. Mit Grafiksoftware lassen sich Präsentationsgrafiken anfertigen, während Tabellenkalkulationsprogramme die Unternehmens- oder Abteilungsplanung erleichtern. Hinzu kommen persönliche Hilfsmittel, wie elektronische Wiedervorlage und Terminverwaltung.
Nicht nur die Funktionen, auch die Zahl der Benutzer tragen zur Leistungsfähigkeit eines Büroinformations-Systems bei. Je größer die Anzahl der Benutzer, je größer ist auch der produktivitätssteigernde Effekt. Zur Entlastung eines zentralen Rechners bietet sich an, bestimmte Aufgaben wie Textbearbeitung und Tabellenkalkulation in Arbeitsplatzcomputer auszulagern und auch bei Einzelplatzsystemen die Erweiterung zu einem Netzwerk im Auge zu behalten.
Eintrittspreis noch hoch
Rentiert sich nun die Einführung eines Büroinformationssystems? Die Kosten/Nutzen-Analyse ist nicht so einfach durchzufahren, wie etwa noch zu Zeiten des zentralen Schreibdienstes, als der Organisator seine Ergebnisse anhand des vorher beziehungsweise nacher beschäftigten Schreibpersonals ermitteln konnte.
Integrierte Büroinformationssysteme , die die Effizienz praktisch an jedem Arbeitsplatz erhöhen, sind nicht so leicht zu beurteilen und setzen organisatorische Überlegungen und Maßnahmen voraus. Der theoretisch meßbare, tatsächlich jedoch nicht erfaßbare Vorteil schnellerer Bearbeitungszeit ist eine weitere, schwer kalkulierbare Größe. Auch ist der Eintrittspreis zum computerisierten Büro heute immer noch recht hoch.
Die Kosten Pro Arbeitsplatz für ausbaufähige Büroinformationssysteme, die in der ersten Stufe Textverarbeitung, elektronische Post und elektronische Ablage umfassen, liegen bei etwa 40 000 bis 50 000 Mark. Die anschließenden Erweiterungen in Richtung auf mehrere Benutzer und auf größere Funktionalität sind demgegenüber relativ preiswert.
Allerdings sollte diese Ausbaufähigkeit von Anfang an mit eingeplant werden. Zu groß ist sonst die Gefahr, daß das System sich nicht an betriebsbedingte Erweiterungen anpassen läßt. Befindet man sich erst einmal in der Sackgasse, sind die bereits getätigten Investitionen wertlos. Für den Einsatz von Büroinformationssystemen, gilt daher das Motto, "groß planen und klein anfangen".