Zu den Aufgaben des Dortmunder Tiefbauamtes gehört es, das etwa 1800 Kilometer lange Verkehrsnetz instand zu halten. Zusätzlich obliegt der Behörde die Planung sowie der Neu- und Ausbau von Verkehrsstraßen, Plätzen, Brücken, Rad- und Gehwegen im gesamten Stadtgebiet. Neben 3800 Straßen bedürfen auch die Lichtsignalanlagen, Beschilderungen und Markierungen sowie die Beleuchtung einer kontinuierlichen Betreuung.

Auch die hoch frequentierte Bundesstraße 1, die durch die nordrhein-westfälische Großstadt führt, gehört zum Kontrollbereich. "Die regelmäßige Begehung der Straßen, Wege und Plätze ist eine zentrale Aufgabe zur Schadensfeststellung", erklärt Frank Peter, stellvertretender Bezirksleiter des Tiefbauamtes. Die regelmäßigen Kontrollen und frühzeitigen Schadenserhebungen gewährleisten die Verkehrssicherheit, zu der jede Stadt gesetzlich verpflichtet ist.

Digitale Straßenkarte inklusive

In den zwölf Bezirken der Stadt überprüfen derzeit 20 Verkehrssicherheitskontrolleure (VSK) den Zustand der Verkehrswege. Die Außendienstmitarbeiter des Tiefbauamtes begutachten, erfassen und bewerten Schäden, wie zum Beispiel lose Gehwegplatten, Schlaglöcher oder beschädigte Straßenschilder. "Jeder Kontrolleur legt bei seiner täglichen Inspektion je Abschnitt zehn bis 14 Kilometer zu Fuß zurück", erläutert Peter. "Ein Großteil der Verkehrsflächen wird von Fußgängern und Autofahren so intensiv genutzt, dass sie im wöchentlichen Turnus kontrolliert werden müssen - weniger genutzte Straßen und Wege nur alle drei Wochen."

Bei der Überprüfung der rund 18000 Straßenabschnitte Dortmunds nehmen heute 15 Verkehrssicherheitskontrolleure (VSK) alle Schäden mit einem Handheld-Computer auf, der mit einer digitalen Stadtkarte und einem GPS-Navigationssystem ausgestattet ist. Der Minirechner erhält über die Softwarekomponente "SAP Netweaver Mobile" die benötigten Funktionen der vorhandenen ERP-Anwendung "Mysap ERP" und unterstützt so eine Datenbearbeitung ohne Medienbruch: Die Datenerfassung erfolgt mobil, die spätere Synchronisation geschieht mit dem gleichen, nur jetzt stationären ERP-System. Im elektronischen Meldeformular der mobilen Anwendung erfassen die Mitarbeiter vor Ort alle Schäden und bewerten die Dringlichkeit der Instandsetzung. Um den Schadensort genau zu beschreiben, reicht die Anwahl des Objekts auf der Karte. Bei Bedarf kann der Standort mit Hilfe des GPS auf fünf Meter genau ermittelt werden. Für die spätere Reparatur kann die eingebaute Kamera am PDA die Schäden fotografisch dokumentieren. "Wenn die Kontrolle eines Verkehrswegs durch Befahren erfolgen muss, wird das Handheld gleichzeitig zum Diktiergerät", so der stellvertretende Bezirksleiter.

Synchronisation in Mysap ERP

Die vor Ort erfassten Schäden münden automatisch in einen Reparaturauftrag für die Instandhaltungskolonnen der Stadtbezirke: Die im PDA erstellten Schadensformulare werden im Büro mit einem PC synchronisiert und dort direkt in das ERP-System von SAP übertragen. Um eine genaue Materialdisposition und Auftragsbeschreibung zu erstellen, ist auf dem Handheld ein Leistungsverzeichnis hinterlegt, das im Schadensformular mit ausgefüllt wird. Die Teams der Arbeitsvorbereitung erstellen auf Basis der Schadensdaten ein fahrtroutenoptimiertes Arbeitsprogramm für die Instandsetzungstrupps. Nach der Reparatur melden sie ihre Leistungen an die Mitarbeiter der Arbeitsvorbereitung, die diese im ERP-System für eine Kostenübersicht erfassen.

"Bei den Inspektionen fallen pro Kontrolleur täglich zwischen 20 bis 40 Schadensfälle an, die früher mit Papier und Bleistift dokumentiert werden mussten", erinnert sich Peter. Nach der manuellen Erfassung vor Ort haben die VSK früher ihre Schäden über eine Formularmaske in die ERP-Anwendung eingegeben, was bei der Anzahl von Schadensfällen einen erheblichen Aufwand bedeutete. Besonders mühsam war früher das Dokumentieren und Lokalisieren des exakten Schadensortes: Vor Ort war stets - auch bei Wind und Wetter - ein genaues Kartenstudium notwendig, die Standorte mussten später von Hand in eine digitale Karte übertragen werden.

Das aufwändige Zusammentragen von Daten aus unterschiedlichen Quellen entfällt zukünftig. Durch Pocket-PC und Datensynchronisation mit dem ERP-System ist eine doppelte Schadenserfassung obsolet. Zudem gehen weniger Schadensmeldungen verloren als bei Papierformularen. Die Mitarbeiter sind weniger durch Bürotätigkeiten gebunden und können mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben nutzen. "Wir haben bereits nach kurzem Regelbetrieb die Kontrolldichte erhöht und sind jetzt in der Lage, bei gleicher Arbeitszeit auch unsere 300 Spielplätze mit zu überprüfen", erklärt der stellvertretende Bezirksleiter. Darüber hinaus sinkt die Fehlerquote bei der Schadenserfassung: Über die digitale Karte ist sofort eine genaue Angabe der Standortkoordinaten möglich.

Einsicht in Reparaturstatus

Neben der Arbeitserleichterung und dem Zeitgewinn ergeben sich durch die Erweiterung des ERP-Systems mit der Komponente SAP Netweaver Mobile noch weitere Vorteile für die Stadt: Jeder Zuständige kann jederzeit den Reparaturstatus einsehen. Schäden können durch diese zeitnahe Dokumentation einfacher nach Reparaturbedarf geordnet werden. Zum anderen können die Mitarbeiter die erbrachten Arbeitsleistungen direkt vor Ort erfassen und so schon während der Instandsetzung die entstehenden Kosten ermitteln. So kann bei häufigen Reparaturaufträgen im selben Straßenabschnitt geprüft werden, ob sich eine Vollsanierung lohnen würde", so Peter.

Technische Basis

Das Dortmunder Tiefbauamt nutzt als technische Basis die SAP-Netweaver-Plattform sowie die Unternehmensanwendung Mysap ERP. Mit der Einführung der Komponente SAP Netweaver Mobile durch den zum Konzernverbund der Stadt Dortmund zählenden IT-Dienstleister Dortmunder Systemhaus (Dosys) erweiterte das Amt seine IT-Umgebung um eine plattformunabhängige Mobilanwendung, mit der jederzeit und an jedem Ort auf ERP-Daten zugegriffen werden kann. "Die Handhelds verfügen über eine Datenbank mit den 18 000 Straßenabschnitten der Stadt, eine automatisierte Liegenschaftskarte und Kanalinformationen, um die mobilen ERP-Daten zu ergänzen", erklärt Frank Brackmann, Systementwickler bei Dosys. Über den SAP Mobile Infrastructure Server werden die Daten der Handhelds ins Backend-System übertragen. Mit einer Verwaltungskonsole lässt sich die mobile Anwendung zentral steuern, um etwa Software zu aktualisieren. SAP Netweaver Mobile bietet so eine mobile Umgebung, die auf offenen und flexiblen Standards wie Java, XML und Soap basiert.

Künftige Pläne

In den nächsten Wochen werden bis zu 50 Außendienstmitarbeiter des Tiefbauamtes mit der mobilen Anwendung ausgestattet. "Wir haben nach ersten Praxiserfahrungen neue Ideen, wie wir die Arbeitsabläufe weiter verbessern können. Zukünftig können etwa Straßenverkehrsschilder in der Eingabemaske grafisch ausgewählt werden", so Peter. "Auch der Reparaturstatus, die Fertigstellung und der Arbeitszeitaufwand sollen bald mobil abrufbar sein, um einen einheitlichen und integrierten Verwaltungsprozess sicherzustellen - von der Schadenserfassung bis zur abschließenden Bearbeitung." (mb)