ERP-Lösung für Zentrale und Niederlassungen

Mit Cloud-ERP zu einheitlichen Prozessen

Henrik Hausen ist Geschäftsführer und Mitgründer der 100%igen Cloud-Company all4cloud. Er ist seit 20 Jahren im Vertrieb und in der Geschäftsführung von Software- und Service-Anbietern für den Mittelstand tätig. Zuletzt verantwortete er als Vorstand der ALPHA Business Solutions AG unter Anderem den Aufbau des Geschäftsbereiches Cloud-ERP und war Interims-Sprecher der führenden SAP-Partner für SAP Business ByDesign.
Eine zentrale ERP-Lösung, die in den Niederlassungen von Cloud-ERP flankiert wird - so schaffen Unternehmen eine durchgängig einheitliche ERP-Landschaft mit gemeinsamen Daten und Funktionen sowie harmonisierten Prozessen über das gesamte Unternehmen hinweg.

Ein einziges ERP-System weltweit – immer häufiger entscheiden sich große Unternehmen mit einem Netz an Niederlassungen und Filialen für diese Konstellation. In den Zentralen werden wegen des großen Funktionsumfangs meist ein oder mehrere "stationäre" ERP-Systeme benötigt. Diese Systeme sind aber nicht beliebig nach unten skalierbar. Anders als in der Zentrale kommt das ERP in den Tochtergesellschaften aus der Cloud. Damit bekommen die Unternehmen durchgängige ERP-Landschaften, einheitliche und gemeinsame Daten und Funktionen sowie harmonisierte Prozesse über das gesamte Unternehmen und für alle Geschäftsprozesse, inklusive der Töchter.

Technisch gesehen spielt es keine Rolle mehr, wo diese ERP-SaaS-Lösungen genutzt werden. Sie werden einfach über einen Internetbrowser abgerufen. Ist diese Voraussetzung erfüllt, gehören dann auch mobile Szenarien quasi zur DNA von Cloud-ERP-Systemen. Cloud ERP bietet Standardprozesse, muss aber auch ein Stück weit anpassungsfähig sein und sollte in Länderversionen zur Verfügung stehen. Denn Märkte funktionieren nicht überall gleich. Eher ist es der Normalfall, dass Märkte in anderen Regionen auch anders "ticken" als am Hauptsitz eines Konzerns. Tochtergesellschaften sind zudem an die vor Ort geltenden Bedingungen anzupassen. Dies reicht von der Gesetzgebung über Steuerrechte- und Pflichten bis hin zu Arbeitsmarktbedingungen. Hinzu kommt, dass Veränderungen an der Tagesordnung sind: neue Vertriebsbüros, der Aufbau von Produktionsstandorten, die Ausgliederung einzelner Sparten gehören mittlerweile zum Alltag in den meisten Unternehmen.

Vordefinierte Prozesse erleichtern die Einführung

In welcher Niederlassung und unter welchen Marktbedingungen auch immer - die Einführung eines Cloud ERP-Systems sollte etwa 12 Wochen nicht überschreiten. Wer nur CRM einführen will, schafft es auch in wenigen Tagen. In einem Cloud ERP sollten Prozesse, Szenarien und Funktionen für alle Arten von weltweiten Niederlassungen vordefiniert sein. Verkaufsniederlassungen sollten sich damit genauso einbinden lassen wie interne oder lokale Serviceeinheiten. Es wird empfohlen, auf die Unterstützung eines erfahrenen Beratungsunternehmens zuzugreifen, um bei den Tochterunternehmen saubere Prozesse aufsetzen zu können. Ein solches Vorgehen erleichtert auch die Ausgliederung von Geschäftsbereichen.

Alle Daten, die für Entscheidungen nötig sind

Mit dem Cloud ERP-System in Tochtergesellschaften können Konzerne die nötige Transparenz über das gesamte Unternehmen gewinnen. Und erst, wenn die nötigen Informationen in Echtzeit von überall her vorliegen, lassen sich die richtigen Entscheidungen schnell genug treffen. Eine gut funktionierende ERP-Cloud-Lösung bringt genau das: analytische Informationen in Echtzeit aus den Niederlassungen.

Software Defined Infrastructure in Deutschland 2016

Software Defined Infrastructure in Deutschland 2016

Software Defined Infrastructure (SDI) hilft Ihnen IT-Ressourcen kosteneffizienter und flexibler zu nutzen.
Weitere Vorteile und eine Roadmap zur SDI laut IDC erfahren Sie in dieser Studie.

Außerdem liefert eine solche Lösung interaktive Berichte für die schrittweise und individuelle Analyse und erlaubt die Integration der Berichte in Excel. Unternehmen sollten ihr Augenmerk darauf legen, dass im Cloud-ERP-System bereits zahlreiche vordefinierte Berichte und Analysen vorliegen, die sich in den Tochterunternehmen übernehmen lassen. Mit diesen vordefinierten Berichten lässt sich bei Bedarf auch die Analytik im Unternehmen ausbauen und optimieren. Einzelne Benutzer erhalten an ihrem Arbeitsplatz genau die personalisierten Informationen, die sie benötigen. Niederlassungen können Berichte für die Zentrale erstellen.

ERP-Systeme aus der Cloud für Tochtergesellschaften
ERP-Systeme aus der Cloud für Tochtergesellschaften
Foto: all4cloud GmbH & Co. KG

Zusammenarbeit im ERP mit und ohne Cloud

Ein häufiges Szenario ist bei internationalen Konzernen der Einkauf der Töchter bei der Zentrale: Das Tochterunternehmen kauft und empfängt Materialien, Produkte und Dienstleistungen von oder über den zentralen Einkauf der Zentrale. Angelegt wird die Bestellanforderung in der Niederlassung, von dort gelangt sie über das Cloud ERP-System in die Zentrale und die dortige ERP Suite. Dabei gilt, dass die Tochter immer aktuell über den Bestellstatus informiert bleibt - aktuell mit den gleichen Informationen wie in der Zentrale. Es erfolgen dann das Anlegen des Auftrags, die Erstellung und der Versand sowie die Kundenauftragsbestätigung. Derweil sollte im Cloud ERP-System alles automatisch laufen: Das Erstellen der Bestellbestätigung und das Anlegen von Lieferavisen und Lieferantenrechnungen.

Beim sogenannten Streckengeschäft nimmt die Niederlassung eine Kundenbestellung entgegen und kauft bei der Zentrale. Diese liefert dann direkt an den Kunden. In Cloud-ERP-System lässt sich die Bestellung angelegen und versenden, Lieferavis und Lieferantenrechnung werden automatisch angelegt. Die Bestellbestätigung erfolgt in der ERP-Cloud-Lösung automatisch. Im ERP-System der Zentrale wird dieser neue Kundenauftrag ebenfalls automatisch angelegt und im nächsten Schritt die Kundenauftragsbestätigung erstellt und versendet.

Fortlaufende Synchronisation der Stammdaten

Bei der Kombination ERP-On-Premise mit einer kleineren Cloud-Schwester wird auch die Pflege der Stammdaten leichter: Die Niederlassung erhält über das Cloud-System Materialstammdaten sowie die Stammdaten zu Geschäftspartnern. Kunden- und Lieferantenstammdaten lassen sich fortlaufend synchronisieren und stehen sowohl zentral als auch dezentral in Echtzeit zur Verfügung. Unternehmen können prüfen, ob sie für Cloud-Software Erweiterungen mit zusätzlichen Funktionen und Rollen benötigen.

Zu empfehlen sind für Produktions- und Fertigungsunternehmen Lösungen, die Betriebswirtschaft und Technik in der Cloud vereinen, etwa in Unternehmen, die Anlagen, Maschinen und andere Assets instandhalten und warten müssen oder auch bei Industrie-Serviceprovidern. Bedarf und die Aufgaben sind in der Erweiterungslösung abzubilden. Hier können beispielsweise Instandhalter alle Informationen der Anlagen, zu technischen Objekten, zur Arbeitssicherheit und zur Anlagenverwaltung zentral vorhalten und in Echtzeit abrufen. Dies erlaubt es auch, um bei diesem Beispiel zu bleiben, die Instandhaltung an weit abgelegenen Standorten ans ERP-System anzubinden, Servicetechniker flexibel einzusetzen und frühzeitig über Veränderungen zu informieren. Auch hier kann also die Instandhaltung dem zentralen Einkauf nutzen.

Sicherheitskonzepte unter die Lupe nehmen

Das Thema Datensicherheit in der Cloud stößt häufig noch auf Skepsis in den Unternehmen. Entscheidend ist, an welchem Ort diese Lösungen betrieben werden. Alle Rechenzentren in Europa unterliegen auch der deutschen und europäischen Gesetzgebung. Unternehmen sollten auf Zertifizierungen achten, diese gründlich prüfen und sich das Sicherheitskonzept eines professionellen Anbieters genau erläutern lassen. Daten sollten verschlüsselt übertragen werden. Studien bestätigen darüber hinaus, dass die meisten professionellen Anbieter mittlerweile sicherheitstechnisch mehr leisten können als ein einzelnes Unternehmen.

Große, weltweit tätige Unternehmen brauchen oftmals mehr als ein großes System, um ihre komplexen Welten unter einen Hut zu bringen. Wichtig ist deshalb auch, dass ein Cloud-ERP-System mit anderen Systemen kommuniziert wie E-Commerce, Flatfiles, XML, EDI, Microsoft Office oder Web Services. Die Kosten von der Einführung bis zur Nutzung einer Cloud-Software sollen klar kalkulierbar sein. Sinnvoll ist es, SaaS-Systeme auf der Basis des Nutzungsumfangs zu mieten, so dass keine zusätzlichen Kosten für Wartung, Pflege und Entwicklung entstehen. Auch für Carve-Out Projekte bietet der Einsatz von Cloud-ERP-Systemen viele Vorteile. Eine Tochtergesellschaft mit einem eigenständigen ERP-System sowie den darin enthaltenen Informationen ist unter "fremder Flagge" sofort einsatzbereit und damit ein attraktiveres Übernahmeobjekt für den Verhandlungspartner.