Neben dem beschriebenen System benötigt man noch eine Management-Software, mit der die Verantwortlichen verbindliche Zugriffsregeln festlegen können. So hat das Unternehmen den nötigen Überblick darüber, welcher (externe oder interne) Mitarbeiter wann auf welche Daten zugreifen kann. Damit ist einerseits der Datenschutz gewährleistet, andererseits auch die Arbeitsleistung externer Dienstleister dokumentiert.

Passwort zwischen internem und externem Mitarbeiter teilen

Gerade im Umgang mit vertraulichen Daten hat sich das Vier-Augen-Prinzip bewährt. So ist es beispielsweise möglich, dass ein interner und ein externer Mitarbeiter je eine Hälfte eines geteilten Passwortes nutzen; erst wenn beide Teile zusammengefügt werden, ist der Zugriff möglich. So lassen sich natürlich auch bei zwei internen Kräften die Kontrolle und der Schutz erhöhen.

Alternativ ist es möglich, dass der Firmenmitarbeiter und der externe Dienstleister gemeinsam auf das System zugreifen, wobei Ersterer Letzterem durch die Eingabe des Kennworts "Eintritt" verschafft.