Sind es wirklich zweierlei Paar Schuhe, der Mikrofilm und die EDV? Das "Knipsen" von Papier und die elektronische Datenverarbeitung? Gelegentlich kann man zu dieser Meinung kommen, denn da kennt der Leiter der Mikrofilmstelle - der Buchhaltung unterstellt - weder Bit noch Byte, und der EDV-Leiter rümpft bei dem Wort Mikrofilm die Nase.
Doch mittlerweile trifft man solche Verhältnisse glücklicherweise immer seltener an. Beide Seiten erkennen die Vorteile: einmal das problemlose Verarbeiten von Daten und zum anderen das riesige Platzangebot für Informationen auf dem Mikrofilm. Bietet sich da nicht eine Zusammenarbeit an? Sollte da nicht die EDV den Mikrofilm steuern?
Bei der Mikroverfilmung sind zwei Dinge auseinanderzuhalten: Die traditionelle Schriftgutverfilmung - zum Beispiel von Lieferanten-Rechnungen - hat keine direkte Verbindung zur EDV. Katalog- und Archivnummern der Filme werden manuell geführt, eingetragen und verwaltet. Ganz anders dagegen bei der COM- Verarbeitung (COM = Computer Output on Microfilm): Vom Computer erstellte Daten werden direkt vom Magnetband auf kleine Mikrofilmkarten aufgezeichnet. Titel, Index und Fiches-Break werden durch ein EDV-Programm erzeugt. Die Schnittstelle liegt eindeutig dort, wo der Computer die Daten zum Drucken bereithält.
Jetzt gibt es drei Stufen für ein selbständig weiterlebendes Informationssystem:
1. Die Daten werden auf Papier ausgedruckt, ein herkömmliches, aber unter Umständen recht teures und zeitraubendes Verfahren.
2. Die Daten werden direkt auf die Mikrofiches übertragen. Folge: Kostensenkung, Platzersparnis.
3. Die Suche nach den bereits auf den Mikrofilm übertragenen Daten wird durch die EDV unterstützt und damit wesentlich erleichtert. Kurz: Der EDV-Bildschirm sagt, wo nachzusehen ist - im Mikrofilm -.
In der Praxis gibt es schon viele Beispiele für diese dritte Stufe: Wird etwa für eine Reparatur eine alte Stückliste gebraucht, muß man nicht mehr manuell in Papier- oder Mikrofilmbergen suchen. Die EDV gibt die Antwort in Sekunden, der Mikrofiche ist in Minuten gefunden. Auch die ständige Auflösung von Stücklisten ist häufig gar nicht nötig. Sie belastet die EDV viel zu sehr und treibt die Kosten in die Höhe. Da reicht es im Grunde, eine einmal festliegende Stückliste auf Mikrofilm zu verbannen und preiswert zu verteilen etwa in Zweigstellen, in die Produktion, ins Archiv. Hier genügt der Mikrofilm-Bildschirm völlig. Und der zentrale EDV-Bildschirm bleibt für schnelle Anfragen und Auskünfte frei.
Mikrofilm - ein Teil der EDV? Man kann es auch anders ausdrücken: Der Mikrofilm ist dann am effektivsten wenn er ein Teil der EDV ist.
*Rudolf Udo Schliebusch ist Leiter der COM-Dienste bei Mantey-EDV in Köln.