Wissens- und Prozess-Management schlägt Social

Microsoft Sharepoint in der Praxis

30.10.2013 | von 
Wolfgang Miedl
Wolfgang Miedl arbeitet Autor und Berater mit Schwerpunkt IT und Business. Daneben publiziert er auf der Website Sharepoint360.de regelmäßig rund um Microsoft SharePoint, Office und Social Collaboration.
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Microsoft treibt die Entwicklung der Sharepoint-Plattform voran und stellt dabei die Themen Social Collaboration und Cloud nach vorne. Viele Anwender sehen den primären Nutzen allerdings weiter in den klassischen Einsatzgebieten und konzentrieren sich auf Lösungen für Intranet, Prozess- oder Wissens-Management. Das belegen auch zwei aktuelle Projektbeispiele von GEZE und Bayer Material Science.
Foto: sergey nivens, Fotolia.de

Social Collaboration ist eines der großen Hype-Themen der IT-Branche. Als Vertreter der klassischen Office-Collaboration schien Microsoft hier den Anschluss etwas verpasst zu haben. Doch mit Sharepoint 2013, Office 365 und dem Neuerwerb Yammer hat sich der Softwarekonzern neu positioniert und predigt Social Business und die Cloud als zentrale Treiber der IT-Modernisierung. Die Botschaft kommt inzwischen auf breiter Front an und fällt auch im Mittelstand auf fruchtbaren Boden.

Trotzdem dominieren weiterhin die Brot-und-Butter-Themen die Prioritätenliste, wenn es um Anwendungsprojekte mit Sharepoint geht. Dieser Trend wurde auch auf der Fachveranstaltung SharepointForum Stuttgart 2013 bestätigt, die kürzlich parallel zur IT & Business-Messe stattfand. Konferenzleiter Arno Hitzges von der Hochschule der Medien Stuttgart untermauerte diese Eindrücke mit einer aktuellen Studie. Sie trägt den Titel "SharePoint im Mittelstand. Was denken die Anwender?" und wurde von seinem Institut betrieben.

Im Video: Neuerungen in SharePoint 2013

Das komplette Videotraining können Sie sich bei video2brain ansehen. (Trainerinnen: Dagmar Herzog, Nadja Schäfer, Sara Unverhau)

Zögern bei Social Networking und Business Intelligence

Zur zentralen Erkenntnis der Befragung zählt, dass Anwender bei Social Collaboration sowie Business Intelligence derzeit noch Zurückhaltung üben. Im Bereich klassischer Collaboration verzeichnet Sharepoint hingegen eine starke Nutzung. Dabei setzten 71 Prozent der Unternehmen auf Teamsites, 54 Prozent auf Wikis und 38 Prozent auf virtuelle Teamräume, um damit Altlasten wie Abteilungslaufwerke abzulösen oder prozessorientierte CRM- und ERP-Systeme besser zu integrieren. Generell ergab die Untersuchung hohe Zufriedenheitswerte mit der Microsoft-Plattform. So planen 84 Prozent kurz- oder langfristig Collaboration-Lösungen auf Sharepoint-Basis, 79 Prozent wollen Wissens-Management, 72 Prozent Dokumenten-Management und 65 Prozent Intranets implementieren.

Social Collaboration ist mehr als Facebook

Frank Wolf von T-Systems Multimedia Solutions.
Frank Wolf von T-Systems Multimedia Solutions.
Foto: T-Systems

Mit den Gründen für die Ablehnung von Social Collaboration im Mittelstand und einem möglichen Lösungsweg hat sich Frank Wolf von T-Systems Multimedia Solutions befasst. Seine zentrale Erkenntnis dazu lautet, dass in Unternehmen oft eine Diskrepanz zwischen der Erwartungshaltung und dem tatsächlichen Einsatz- sowie Nutzenpotenzial besteht. Laut Wolf ist der Hype-Faktor die Ursache dafür: "Social Collaboration wird nach wie vor als Facebook für Unternehmen verkauft, und damit stempeln es Entscheider fälschlicherweise als unproduktive Spiel- und Unterhaltungslösung ab."

Um den echten Mehrwert von Social Collaboration für das Unternehmen zu erkennen, teilt Wolf den Themenkomplex in drei Kernbereiche auf:

  • den Bereich Information und offizielle Kommunikation,

  • den Sektor Communities und Vernetzung sowie

  • den Komplex Zusammenarbeit und Projekte.

Diese drei Bereiche qualifiziert er nach den drei Kriterien

  • Nutzenpotenzial,

  • Planbarkeit und

  • Hype-Faktor.

Dabei kommt Wolf zu dem Ergebnis, dass die Gebiete Zusammenarbeit sowie Vernetzung über den geringsten Hype-Faktor und somit vordergründig wenig Vermarktungspotenzial verfügen, dafür allerdings den größten Nutzen im Unternehmen stiften können. Der Nutzwert wie auch die Planbarkeit der gehypten Community- und Vernetzungsfunktionen hingegen sei im Vergleich geringer, so dass der Experte Unternehmen klar eine Fokussierung auf Zusammenarbeit empfiehlt, um Social Collaboration zum Erfolg zu führen.

Bayer-Tochter: Trainingsportal mit Sharepoint

Ein Sharepoint-Projekt in ganz klassischer Manier hat Jürgen Evers von Bayer Material Science (BMS) vorgestellt. Die Bayer-Tochter, die mit gut 14.000 Mitarbeitern weltweit Spezialkunststoffe herstellt, stand vor der Herausforderung, die Mitarbeiter an den internationalen Standorten besser auf die Arbeit an den Produktionsanlagen trainieren zu müssen.

Bereits seit 2008 läuft dazu das Qualifikationsprogramm "Fit in Production" (FIP), das das Führungspersonal vor Ort mit Methoden und Werkzeugen ausrüsten soll, um Trainingsdokumentationen zu erstellen und zu verwalten. Während in den ersten beiden Vorprojekten Methoden der Weiterbildung entwickelt und Lehrpläne erstellt wurden, ging es im dritten Projektschritt um die technische Implementierung des Wissens-Management-Systems. Im Kern steht mit der FIP DB eine Datenbank zur Verfügung, die das Wissens-Management inklusive der dazugehörenden Workflows abbilden soll.

Bei der Umsetzung entschied sich das Team von Evers für Sharepoint 2010 als Portalplattform, mit der die verschiedenen Anwendungen und Bedienoberflächen den Benutzern an beliebigen Clients bereitgestellt werden. Unterstützt wurde Bayer dabei vom Stuttgarter Sharepoint- Spezialisten Infoman AG.

Fit in Production - das weltweite Trainingsportal von Bayer Material Science mit den typischen Sharepoint-Portal-Merkmalen. Rechts unten die Links für die Kontaktaufnahme via Lync.
Fit in Production - das weltweite Trainingsportal von Bayer Material Science mit den typischen Sharepoint-Portal-Merkmalen. Rechts unten die Links für die Kontaktaufnahme via Lync.

Der Startbildschirm zeigt einige Charakteristika der Lösung. So integrierten die Entwickler beispielsweise eine Lync-Schnittstelle, die in Form eines Webparts in der rechten Seitenleiste unten mit dem Titel "FIP-Members" erscheint. Hier haben Anwender die Möglichkeit, Kontakt mit FIP-Projektmitgliedern aufzunehmen - mit den üblichen Lync-Methoden wie Instant-Messages oder Audio-Konferenz. Die farbliche Markierung zeigt den Präsenzstatus an, also ob die betreffende Person gerade verfügbar ist. Gut erkennbar sind auch die weiteren Funktionen wie Dokumenten-Management und der Zugang zu Trainingsmaterialien.

Trainer helfen Trainern

Der Screenshot zeigt eine weitere wichtige Funktion, die im Rahmen des FIP-Projekts umgesetzt wurde - nämlich den Dialog zum prozessgesteuerten Erstellen von Trainer-Skripts:

Das gesamte Fachwissen um die Produktionsprozesse in den Werken von Bayer Material Science ist für Trainer und Mitarbeiter über das Portal abrufbar.
Das gesamte Fachwissen um die Produktionsprozesse in den Werken von Bayer Material Science ist für Trainer und Mitarbeiter über das Portal abrufbar.

Ausbilder haben hier die Möglichkeit, eigene Anleitungen zu erstellen, wobei die Struktur der Eingabemasken dafür sorgt, dass der Aufbau nach den definierten Standards erfolgt. Als weitere Besonderheit hebt Evers hervor, dass diese Sharepoint-Masken Hilfsfunktionen bereitstellen, über die andere Trainer zur Unterstützung konsultiert werden können. Die Idee dabei ist, dass sie über alle Standorte hinweg ihre Erfahrungen einbringen.

Ein Sharepoint-geführter Workflow sorgt dafür, dass bei der Erstellung von neuen Trainings, Drehbüchern und Materialien die vordefinierten Abläufe eingehalten werden. Bayer Material Science konnte mit dieser Lösung eigenen Angaben zufolge die Qualität seiner Produktionstrainings deutlich steigern und insbesondere den Austausch der weltweit verteilten Trainer und Multiplikatoren untereinander ausbauen.

Modernisierte Produktprozesse bei GEZE

Die GEZE GmbH im schwäbischen Leonberg ist ein Maschinenbauunternehmen mit langer Tradition. Im Zuge einer umfassenden Modernisierung und Verbesserung der Produktprozesse stand die Einführung einer neuen IT-Plattform auf der Agenda.

Die Änderungsmitteilung bei GEZE mit Sharepoint: Alle Produktveränderungen sind mit Zuständigkeit und Workflow im Detail dokumentiert.
Die Änderungsmitteilung bei GEZE mit Sharepoint: Alle Produktveränderungen sind mit Zuständigkeit und Workflow im Detail dokumentiert.

Für das Initialprojekt wählte das Team um Produktionsleiter Ulrich Heeger den Teilprozess "Änderungsmitteilung" aus. Per Änderungsmitteilungen werden bei GEZE alle Produktänderungen und Neueinführungen dokumentiert, wobei die daraus resultierenden Aufgaben, angefangen beim Einkauf über die Produktion und den Vertrieb bis zum Marketing rund 200 Mitarbeiter betreffen. In der Vergangenheit liefen die rund 300 parallel laufenden Änderungsmitteilungen über Word- und Excel-Dokumente ohne systemgestützten Ablauf.

Mit den bekannten Editier-Funktionen der Sharepoint-Oberfläche können GEZE-Mitarbeiter Stati und Inhalte der Änderungsmitteilung bearbeiten.
Mit den bekannten Editier-Funktionen der Sharepoint-Oberfläche können GEZE-Mitarbeiter Stati und Inhalte der Änderungsmitteilung bearbeiten.

Das brachte auch Intransparenz und Prozessverzögerungen mit sich, im schlimmsten Fall führten kleine Benutzerfehler in Excel zu Verzögerungen im Gesamtprozess bis hin zu einem möglichem Auslieferungsverzug.

Entscheidung zwischen SAP und Sharepoint

Bei Projektbeginn standen zwei Plattformen als mögliche Lösungsszenarien zur Auswahl. Die ursprünglich von Heeger bevorzugte Lösung sollte auf SAP-Basis realisiert werden, als Alternative brachte der IT-Leiter Sharepoint ins Spiel. Vorteile der SAP-Variante wären das umfangreiche Know-how aufgrund des langjährigen Einsatzes von SAP als Kernsystem gewesen. Somit wäre auch eine Verzahnung mit anderen Prozessen wie PLM einfacher zu realisieren gewesen.

Der GEZE-Produktprozess in der Übersicht - mit den Workflows und den dazugehörenden Sharepoint-Funktionen.
Der GEZE-Produktprozess in der Übersicht - mit den Workflows und den dazugehörenden Sharepoint-Funktionen.

Als Pluspunkte für Sharepoint nannte Heeger das modernere User Interface, integrierte Workflows, den geringeren Programmieraufwand und die schnellere Umsetzung. Außerdem gab es bereits kleinere Workflows auf Sharepoint-Basis, so dass unter dem Strich nicht zuletzt aus Kostengründen der Microsoft-Partner Evocom den Zuschlag erhielt.

Zentrale Steuerung und Automatisierung der Workflows

Mit der neuen Sharepoint-Lösung laufen nun alle Änderungsprozesse in einem zentralen Steuerungssystem zusammen, das über Listen und Dashboards ständig einen Gesamtüberblick liefert. Als wesentliche Vorteile führt der Produktionsleiter vor allem mehr Transparenz, dynamische Workflow-Erstellung und die automatische Übernahme von SAP-Daten auf, die zusammen deutliche Zeitersparnisse bringen.

Auch die Terminplanung über den Gesamtprozess hinweg wurde zuverlässiger, und als weitere Pluspunkte nennt Heeger die Mehrsprachigkeit, den Zwang zur Prozesseinhaltung, mehr Arbeitskomfort, systematische Priorisierung und klare Verantwortlichkeiten. Nach der erfolgreichen Umsetzung wird GEZE auch die anderen sieben Prozessteile im firmenweiten "PEP"-Prozess auf die neue Plattform migrieren. (pg)