Das Ganze ist mehr als die Summe der Teile

Microsoft-Client-Zugriffsrechte

Axel Oppermann beschäftigt sich mit (fast) allem, was in die Bereiche Social Enterprise, Cloud Computing und Microsoft hineinfällt. Axel schreibt auf Computerwoche als Experte zu den Themen Enterprise Cloud, Digital Enterprise und dem IT-Lieferanten Microsoft. Als IT-Analyst berät er Anwender bei der Planung und Umsetzung ihrer IT-Strategien. Axel ist Geschäftsführer des Beratungs- und Analystenhaus Avispador aus Kassel.
Im Lizenz-Management geht es nicht nur darum, möglichst niedrige Preise zu erzielen. Anwender sollten ihre Anforderungen genau kennen. Denn durch eine geschickte Kombination der Zugriffslizenzen lassen sich einige Vorteile erzielen.

In vielen IT-Abteilungen laufen die Budgetplanungen für das kommende Kalenderjahr bereits an. Aber auch langfristigere Planungen, wie die Verlängerung von Service- oder Lizenzverträgen, müssen frühzeitig vorbereitet werden. Unsere Erfahrungen zeigen, dass sich insbesondere von März bis Juni die Vertragsverhandlungen häufen. Wird berücksichtigt, dass bereits mittelständische Unternehmen einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten für die Vorbereitung und die Vertragsverhandlungen großer Verträge einplanen sollten, werden jetzt schon zahlreiche Lizenzmanager und IT-Leiter ins Schwitzen kommen. Lautet doch oftmals die magische Aufgabe, niedrigere Kosten bei höheren Leistungen.

Dass es sich hierbei um kein ökonomisches Prinzip - oder keine Entscheidungsregel - handelt, wird ignoriert. Auch wird regelmäßig nicht beachtet, dass die Anbieter seit dem Start des letzten Vertrags die Preise teilweise deutlich angepasst haben. Hierdurch kommt es zwangsläufig zu einer Preissteigerung bei vergleichbarer Anzahl von Geräten. Hinzu kommt - und auch dies wird sowohl von der Geschäftsführung als auch der IT-Leitung oftmals vergessen -, in den Planungen ein etwaiges Wachstum abzubilden. Es ist keine Seltenheit, dass IT-Leiter von der Geschäftsleitung oder dem Finanzvorstand die Aufgabe bekommen, "zu gleichen Konditionen minus fünf Prozent wie vor drei Jahren" abzuschließen. Die durchschnittliche Preissteigerung von sieben Prozent bei den eingesetzten Produkten sowie die Steigerung der Mitarbeiterzahl, und somit die Zahl der mit Software auszustattenden Arbeitsplätze, um 15 Prozent wird bei solchen Vorgaben nicht berücksichtigt.

IT-Leitern und Lizenzmanagern ist zu empfehlen, vor Absprachen mit der Geschäftsleitung entsprechende Informationen über die Ist-Situation zu sammeln. Unter keinen Umständen darf auf Grundlage von unsicheren Informationen ein Zugeständnis über das Budget vereinbart werden. In von uns betreuten Projekten hat sich nicht selten gezeigt, dass solche nicht haltbaren Versprechen später zu Tränen und insbesondere zu Stühlerücken führen.

Optimum zwischen Aufwand und Nutzen

Wir empfehlen den IT-Verantwortlichen aus diesem Grund, im Vorfeld von Zusagen gegenüber der Geschäftsführung, beim Vorbereiten und im Rahmen der Lizenzverhandlungen auf das Extremumprinzip (auch als Optimumprinzip bezeichnet) zu setzen. Ziel ist, ein optimales Verhältnis zwischen eingesetzten Mitteln und angestrebtem Nutzen - den eigenen Zielen - zu erreichen. Ein solcher Ansatz zielt nicht nur direkt auf monetäre Größen ab. Vielmehr muss auf eine optimierte Nutzung der aktuell eingesetzten und zukünftig zu verwendenden Nutzungsrechten abgezielt werden.

Im Microsoft-Lizenzuniversum können Anwender hier exemplarisch im Bereich der Client Access Licences (CALs) optimieren. Microsoft bietet an dieser Stelle einige Suiten (Produktbündelungen), die durchaus Vorteile für das eigene Unternehmen bringen können.

Microsoft CAL

Microsoft hat in den vergangenen Jahren ein umfassendes, ganzheitliches und optimiertes Modell entwickelt, über unterschiedliche Vertriebswege und Lizenzprogramme die eigenen Produkte und Services erfolgreich zu vermarkten. Der absolute Umsatztreiber hinsichtlich Differenzierung und Abschöpfung von Preisbereitschaften bei den Anwendern sind die CALs - die Client Access Licences. Hierbei handelt es sich nicht um eine Software, sondern vielmehr um eine eigenständige Lizenz, die Nutzungsrechte enthält. CALs monetarisieren den Zugriff auf Server. Das bedeutet, dass der Gesamtpreis der eingesetzten Server von der Anzahl der Zugriffsoptionen abhängt. CALs können pro User oder pro Gerät beschafft werden. Ferner gibt es weitere CAL-Formen, die den Zugriff von Partnern oder Dritten regeln.

Dieses Server-CAL-Modell führt dabei auch zu niedrigen Einstiegspreisen bei der Beschaffung des eigentlichen Servers. Alternativen zu diesem Modell wären höhere Kosten für den Server oder eine Lizenzierung auf Basis genutzter Prozessoren, die eine CAL obsolet machen würde. Durch das Server-CAL-Konzept partizipiert ein Anbieter wie Microsoft am Wachstum der Anwender. Wächst die Anzahl an Mitarbeitern und Geräten, die auf einen Server zugreifen, steigt auch die Zahl der benötigten CALs. Reduziert sich dagegen die Zahl, liegen die Zugriffsrechte regelmäßig brach. Wird eine neue Servergeneration eingesetzt, so ist auch eine neue Generation an CALs notwendig.

Bei der CAL handelt es sich also nicht um Bits und Bytes auf einer Maschine, sondern vielmehr um Nutzungsrechte. Diese Nutzungsrechte regeln auch, welche Funktionen eines Server genutzt werden können - und welche nicht. Bei Microsoft gibt es deshalb für die entsprechenden Server eine "Standard"- und "Enterprise"- CAL. Die Standard-CAL erlaubt oftmals nur rudimentäre Kern-Nutzungsrechte. Beim SharePoint Server ist dies beispielsweise einfaches Content Management. Will ein Anwender umfangreichere Funktionen wie zum Beispiel Excel-Services nutzen - und die Regel zeigt, er will und wird - so ist eine additive CAL notwendig. Bei Lync gibt es sogar noch eine weitere dritte Stufe, die "Plus CAL", welche die Enterprise-Voice-Funktionen abdeckt.

Zwei Suiten

Microsoft bietet zwei Client Access License (CAL) Suiten. Die "Microsoft Core CAL Suite" und "Microsoft Enterprise CAL Suite".Diese bieten Zugriffsrechte auf eine Reihe von Server-Produkten und Online-Diensten von Microsoft. Hierzu zählen exemplarisch der Windows Server, SharePoint, Exchange und Lync. Die Enterprise CAL Suite beinhaltet alle Komponenten der Core CAL Suite. Eine CAL Suite stellt eine einzelne Lizenz dar, welche die Nutzungsrechte von mehreren einzelnen Produkt-Lizenzen bietet. Wie bei den anderen CALs von Microsoft können CAL Suites entweder pro Benutzer oder pro Gerät lizenziert werden.

CAL Suites sollen die Lizenzierung vereinfachen. Es handelt sich dabei grundsätzlich um Einzellizenzen. Diese dürfen nicht über Benutzer oder Geräte hinweg geteilt werden. CAL Suiten beinhalten auch Nutzungsrechte äquivalent zu Services / Lizenzen. Zum Beispiel bietet die Enterprise CAL Suite Rechte auf mehrere Management-Server-Produkte und mehrere Online-Dienste-Abonnements. Hierbei stehen gleiche Nutzungsrechte in Bezug auf ein bestimmtes Produkt oder Online-Service wie bei einer separaten Lizenzierung.

Nutzen entsteht durch die Kombination

Die Vorteile der CAL Suiten entstehen jedoch nicht durch monetäre Vorteile, die Microsoft durch das Produkt-Bundling und die damit steigende Kundenbindung einräumt, sondern der eigentliche Nutzen entsteht durch den kombinierten Einsatz von Produkten. Dies ist zwar auch bei einzelnen CALs möglich, kommt aber in diesen Szenarien besonders zur Geltung. Ein Beispiel: Exchange 2013 bietet durch Website-Postfächer und Compliance-eDiscovery eine bessere Integration in SharePoint 2013 und Lync 2013. Unternehmen können durch diese e-Discovery-Features somit ihren etwaigen rechtlichen Verpflichtungen, wie dem Reproduzieren von elektronisch gespeicherten Informationen, gerecht werden. So lassen sich mit dem eDiscovery Center Inhalte in Bezug auf einen Vorgang (wie zum Beispiel Postfachinhalte in Exchange, SharePoint-Websites, oder archivierte Lync-Inhalte) zentral durchsuchen, und in einem Compliance-Archiv platzieren.

Um diese Funktionen zu nutzen sind die entsprechenden Nutzungsrechte notwendig. Werden bereits im Vorfeld der Lizenzverhandlungen und vor Vertragsunterzeichnung solche Szenarien berücksichtigt, können Anwender doppelt und dreifach profitieren. Einerseits durch Rabatte, auf der anderen Seite durch die Ablösung von Drittlösungen sowie durch Planungssicherheit.

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