Teil 1: Content is King

Messekommunikation intern vorbereiten

Gabriele Horcher schreibt als Expertin zu strategischen Themen wie Kommunikation und Unternehmensführung. Sie ist Geschäftsführerin von Möller Horcher, einer Agentur für die Business-to-Business-Kommunikation von IT-Unternehmen.
Sie arbeitet seit 25 Jahren als Kommunikationsexpertin in der IT-Branche. Heute umfasst ihr Aufgabenfeld das Business Development, die Beobachtung der sich schnell verändernden Kommunikationslandschaft, die Anpassung des Kommunikationsportfolios sowie das Trend-Scouting.
Eine Messeteilnahme verursacht vor, während und nach der Veranstaltung einen einen großen organisatorischen Aufwand. Diese dreiteilige Artikelserie befasst sich daher mit den Herausforderungen der Messekommunikation.

In der Messekommunikation hilft eine Content-Strategie dabei, kostbare Zeit zu sparen. Dabei werden einmal erstellte Inhalte - egal ob es sich um Texte, Bilder oder Multimedia-Content handelt - kanal- und situationsbezogen angepasst und mehrfach wiederverwendet. Wichtig ist, dass der Content stets allen Beteiligten zur Verfügung gestellt wird.

Bevor es für ein Unternehmen auf die Messe geht, heißt es richtig kommunizieren in alle Kanäle.
Bevor es für ein Unternehmen auf die Messe geht, heißt es richtig kommunizieren in alle Kanäle.
Foto: View Apart_shutterstock.com

Interne vor externer Kommunikation

Noch vor der Entwicklung einer Kommunikationsstrategie steht die Frage, wen man überhaupt informieren möchte. In der Regel zählen - neben den eigenen Mitarbeitern - auch Partner, Dienstleister, Kunden, Interessenten und Medienvertreter zu den Adressaten. Bei der Kommunikation mit den Mitarbeitern gilt: alle frühzeitig ins Boot holen und erklären, welchem Zweck der Messeauftritt dient. Geht es um Image- und Bestandskundenpflege oder doch in erster Linie um Lead-Generierung? Auch Auskünfte über Termin, Location und Motto der Messe sind wichtig. Für eine möglichst unternehmensweite Streuung sollten Unternehmen diese Informationen samt Updates zu Vorbereitungsfortschritten ins Intranet stellen oder am schwarzen Brett aushängen. Erst nachdem alle Mitarbeiter informiert sind, empfiehlt es sich, Partner und Dienstleister über die Pläne ins Bild zu setzen und sich in einem dritten Schritt an Kunden, Interessenten und die Medien zu wenden.

Projektteams zusammenstellen

Sind alle Mitarbeiter informiert, geht es an die Zusammenstellung der Projektteams. Wenn es verschiedene Teams für die organisatorische und inhaltliche Messevorbereitung, für die Betreuung vor Ort, für das Vertriebsteam, für das Backoffice im Unternehmen während der Messe und für die Messenachbereitung gibt, verteilt sich die Aufgabenlast auf mehrere Schultern.

Das Team für die inhaltliche Messevorbereitung beispielsweise ist für die Strategieplanung verantwortlich:

  • Welche Produkte und Dienstleistungen sollen promotet werden?

  • Welche Begleitmaterialien - Datenblätter, Whitepaper, Broschüren, Sonderdrucke aus Zeitschriften etc. - sind hierfür erforderlich?

  • Bis wann werden diese benötigt?

Um eine konsistente Außenwahrnehmung sicherzustellen, sollten sämtliche Materialien, Einladungen und Geschenke gemäß Corporate Design gestaltet sein. Für das Vertriebsteam wiederum bedeutet eine Messe eine zusätzliche Herausforderung. Eine gute Vorbereitung auf die spezifischen Anforderungen ist darum essenziell.


Teams aus erfahrenen und weniger messeerfahrenen Mitarbeitern sollten mit dem Marketing vereinbaren, welche Zielgruppen am wichtigsten sind, welche Vertriebsunterlagen vor Ort nützlich sein könnten, und welche Maßnahmen - zusätzlich zu persönlich vereinbarten Terminen - Besucher an den Stand locken. Trotz unterschiedlichster Aufgaben ist es erforderlich, dass alle Projektteams an einem Strang ziehen. Darum ist die interne Kommunikation so wichtig.

Partner und Dienstleister als Multiplikatoren

Partner und Dienstleister gehören zu den Adressaten der erweiterten internen Kommunikation. Als Multiplikatoren sind sie frühzeitig zu informieren. Um den Aufwand möglichst gering zu halten, können Unternehmen hierfür die internen Dokumente mit den Zielen und der Strategie sowie die Informationen der Messe über Zielgruppen, Besucherzahlen und promotete Themen verwenden. Dass diese Dokumente auch allen Mitarbeitern die mit Dienstleistern und Partnern kommunizieren zur Verfügung stehen, sollte selbstverständlich sein - ebenso wie Updates über zwischenzeitige signifikante Änderungen. Idealerweise berichten die Partner ihren eigenen Kunden und Partnern von der Messeteilnahme - so wird die Nachricht noch breiter gestreut.

In Teil 2 dieser Artikelserie erwartet Sie ein Überblick dazu, mit welchen Maßnahmen ein Unternehmen Kunden und potenzielle Kunden im Hinblick auf die Messe ansprechen kann. (bw)