NÄHER AM KUNDEN sein, seine Bedürfnisse noch früher, noch präziser einschätzen, seinen Wert beurteilen und sein Umsatzpotenzial besser ausschöpfen - mit Forderungen wie diesen sieht sich heute jeder Vertriebsmitarbeiter konfrontiert. Was häufig fehlt, ist eine konkrete Vorstellung, wie solche Forderungen zu erfüllen sind. Dieser Mangel ist mit keiner Software zu beheben. Doch wenn einmal erkannt ist, dass ein Kunde am selben Tag Besuch von verschiedenenVertriebsmitarbeitern bekommt oder dasselbe Mailing in dreifacher Ausfertigung erhält, sind das konkrete Ansatzpunkte für eine effizientere Vertriebssteuerung mit IT. Das hat nicht mehr viel mit der Vision vom kundenzentrierten Unternehmen gemein, wie sie in den 90er-Jahren im Zuge eines „Customer-Relationship- Management“ (CRM)
häufig gefordert wurde - aber sehr viel mit Wettbewerbsvorteilen durch Rationalisierung. Diesen - im Vergleich zum CRM-Rausch vergangener Jahre bescheideneren - Umgang mit dem Thema Vertriebssteuerung empfiehlt auch Professor Peter Winkelmann von der Fachhochschule Landshut. Die Software ist für ihn nur Mittel zum Zweck. Sie soll „den Vertriebsmitarbeitern erlauben, sich selbst zu steuern und nicht mehr vom Controlling abhängig zu sein“. Damit einher geht die Forderung nach Unterstützung für die Vertriebsmitarbeiter bei jedem Arbeitsschritt: Eine korrekte Kundenadressbasis etwa sorgt für weniger Streuverlust. Je besser die Selektionen und Analysen sind, umso zielgerichteter kann die Akquise erfolgen. Wird die Angebotserstellung automatisiert, und greift sie dabei auf Artikelverwaltung und Warenwirtschaft zu, so beschleunigt das den Verkaufsprozess. Aussagekräftige Listen über alle notwendigen Fragestellungen helfen bei der Entscheidungsfindung zur Akquise
und Angebotsgestaltung. Eine optimierte Tourenplanung schließlich spart Fahrtzeit und Geld.
Je nach den Geschäftsabläufen eines Unternehmens muss Vertriebssoftware also ganz verschiedene Funktionen mitbringen. Passend zu Einsatzgebiet und Geldbeutel kommen dafür Speziallösungen oder integrierte Kunden-Management-Systeme in Frage. Grundsätzlich ist jedoch davon auszugehen, dass die Rationalisierung eines Schrittes im Vertriebsprozess immer nur ein Anfang ist. Bei der Softwareauswahl sollten Anwender nach Ansicht von Wolfgang Schwetz deshalb immer darauf achten, dass sich die Software erweitern lässt - auch wenn sie zunächst nur ein Adress-Management-Tool benötigen. Da die Adresse des potenziellen Kunden die Basis jeglicher Verkaufsaktivität ist, kommt dem Adress-Management in der Vertriebssteuerung eine zentrale Rolle zu. Petra Langer von der Dr. Arend Oetker Holding GmbH & Co. KG meint etwa, dass „eine zentrale Adressverwaltung selbst in einem kleineren Unternehmen eine enorme Zeitersparnis für alle ist“. Adressverwaltung
gehört denn auch zu den Standardfunktionen jeder Vertriebssoftware. Gute Produkte ermöglichen ferner den Aufbau von Unternehmensorganigrammen oder die Gruppierung von Adressen und Verknüpfungen dazwischen. Kein Adressprogramm wird - wenn es nicht hoffungslos überfrachtet ist -, auf alle Anforderungen gleichermaßen eingehen. Ein Muss ist daher die Anpassung des Produkts an die eigenen Bedürfnisse. Neben der Adresse müssen so beispielsweise begleitende Informationen wie weitere Ansprechpartner, Kalenderdaten (etwa Geburtstag oder Jahrestag), Geburtstag der Gattin, die bevorzugte Weinsorte oder die Musikrichtung des Geschäftspartners verwaltet werden können. Als Kompromiss können benutzerdefinierte Felder dienen, deren Bedeutung der Anwender festlegt. Bei der Software „Adito performance“ von Adito beispielsweise ist dies recht einfach dadurch gelöst, dass neue Felder hinzugefügt und in die Masken integriert werden können.