Wozu braucht ein schwäbischer „Möbler“ überhaupt ein Dokumenten-Management-System (DMS)? Geht es nicht hier wie überall in der Fertigungsindustrie eher darum, Produktions und Logistikprozesse oder das Kunden-Management zu optimieren? „Doch, auch“, sagt Markus Mertel, EDV Team-Leiter beim Sitzmöbelhersteller Topstar GmbH in Langenneufnach bei Augsburg. Deshalb setze man ja auch eine vom Firmengründer Michael Wagner entwickelte, voll computergestützte Produktionsanlage ein. Sie ermöglicht die Herstellung von bis zu 20 000 Drehstühlen pro Tag.
Im Durchschnitt fertigt Topstar mehr als 15 000 Stühle täglich für Kunden in der ganzen Welt. 106 Millionen Euro Umsatz hat das Unternehmen mit seinen 520 Mitarbeitern so im Jahr 2002 erwirtschaftet. Um diese Zahlen zu erreichen, müssen jedoch auch je 800 Auftragsbestätigungen und Rechnungen pro Tag erstellt werden. Insgesamt fallen rund 3500 Dokumente amTag an. Sie allemüssen archiviert und für einen schnellen und gezielten Zugriff bereitgehalten werden. Angesichts solcher Zahlen entschieden sich die Schwaben 1998 für die Einführung eines DMS. Der Arbeitsaufwand für die Ablage und zeitraubende Suchvorgänge bei Kundenanfragen waren bereits damals kaum noch tragbar. Mehr Effizienz in der Auftragsbearbeitung und schnellerer Kundenservice waren die Hauptziele der DMS-Einführung. Aber auch die Platzersparnis gegenüber dem Papierarchiv war ein wichtiges Argument.
Archiv bei Topstar
Gesucht wurde ein System, mit dem sich von der Auftragsbestätigung über ausgehende Lieferscheine und Rechnungen bis hin zu Belegen aus der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung alle Dokumente der täglichen Praxis automatisch archivieren lassen. Nach ausführlichen Recherchen kamen schließlich die Produkte von Easy Software und Docuware in die Endauswahl. Docuware setzte sich durch.
Dann ging alles ganz schnell. Robert Pletzer, Leiter der Buchhaltungsabteilung, erinnert sich: „Die ganze Umstellung inklusive Mitarbeiterschulung dauerte nur zwei Wochen.“ Nach einigen Anlaufschwierigkeiten, die aber bald vom Implementierungspartner City Computer Contor bereinigt wurden, lief die Software.Heute ist sie auf einem Windows-2000-Server installiert. Die 125 Mitarbeiter, die das Dokumenten-Management nutzen, arbeiten an Windows-2000-Workstations.
Eingesetzt werden derzeit außer Docuware 4.5 die Zusatzmodule Recognition 2, Autoindex, Cold/Read und Active Import III. Für die Erfassung eingehender Dokumente wurden zusätzlich zwei Scanner angeschafft. Insgesamt investierte das Unternehmen rund 70000 Euro. Der Betrag wurde für die Anschaffung der Software (beispielsweise Docuware oder Windows Server) sowie Einrichtung und Support investiert. „Eine Investition, die sich in weniger als zwei Jahren amortisierte“, so das Resümee von Mertel.
Das DMS gehört zu den zentralen IT-Anwendungen des Unternehmens. Allein in der Auftragsbearbeitung werden täglich etwa 800 eingehende Belege nach ihrer Bearbeitung gescannt, anhand von Barcodes, die vom Warenwirtschaftssystem generiert werden, verschlagwortet und abgelegt. Kontoauszüge und eingehende Rechnungen werden ebenso gespeichert, die Papierdokumente nach dem Scannen vernichtet.Digitale Dokumente werden sofort mit Active Import archiviert.Den Import von ausgehenden Belegen wie Lieferscheinen und Rechnungen übernimmt das Zusatzmodul Cold/Read in Form von Spool-Dateien, die aus der betriebswirtschaftlichenAnwendung Comet heraus generiert werden. „Tatsächlich gedruckt wird nur, was unbedingt nötig ist“, so Mertel. Das ist vor allem bei den Lieferscheinen der Fall.Auftragsbestätigungen gehen heute zu 90 Prozent auf elektronischem Weg an den Kunden.
Bauakte bei Brückner
Wenn zwei das Gleiche tun, ist es noch lange nicht dasselbe. Das gilt auch beim Dokumenten-Management. Zu unterschiedlich sind die Anforderungen der Firmen, die sich aus ihren Geschäftsabläufen ergeben. Während die einen die Expertenmeinung bestätigen, wonach erst Workflow-Unterstützung den Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) wirtschaftlich sinnvoll macht, ziehen andere bereits aus einer „reinen“ Archivlösung spürbaren Nutzen. Dabei geht es nicht nur darum, Dokumente aufzubewahren.
In vielen Unternehmen dienen Archive als zentrale Informationsdrehscheibe. So etwa bei der Brückner Grundbau GmbH. Das Essener Unternehmen mit sechs Standorten und über 200 Mitarbeitern hat sich auf den Spezialtiefbau konzentriert und führt mit DMS Technik eine elektronische Bauakte. Dabei handelt es sich um eine unternehmensinterne digitale Ablage sämtlicher Unterlagen zu einem Bauprojekt, unabhängig von der Entwicklung einer elektronischen Bauakte auf Behördenseite.