Kostenkontrolle mit Meeting-Management

Meetings - straff statt schlaff

Christiane Pütter ist Journalistin aus München. Sie schreibt über IT, Business und Wissenschaft. Zu ihren Auftraggebern zählen neben CIO und Computerwoche mehrere Corporate-Publishing-Magazine, vor allem im Bereich Banken/Versicherungen.
Anzeige  Ob Meetings nervtötend sind oder produktiv, hängt auch davon ab, wie effizient sie organisiert wurden. Eine Studie von Aberdeen zeigt, dass erfolgreiche Firmen 82 Prozent ihrer Meetings im Kostenrahmen abwickeln, die Trödler hingegen nur sechs Prozent.

Strategisches Meetings Management (SMM) habe sich zu einem anerkannten Faktor des Unternehmenserfolges entwickelt, behauptet der US-Marktforscher Aberdeen in der Studie "Strategic Meetings Management". Eine kühne These - schließlich erklärt in derselben Studie jeder fünfte der 190 befragten Entscheider, dieser internen Funktion nur untergeordnete Bedeutung beizumessen. Immerhin: 37 Prozent halten SMM für eine "notwendige" Funktion.

Welche Bedeutung Strategic Meetings Management zugeschrieben wird (Quelle: Aberdeen).
Welche Bedeutung Strategic Meetings Management zugeschrieben wird (Quelle: Aberdeen).
Foto: Aberdeen

Die Analysten definieren Strategic Meetings Management als das Management aller Abläufe, Policies, Dienstleister und Ausgaben rund um Konferenzen, Tagungen oder ähnliche Veranstaltungen. Ziel ist, Meetings möglichst effizient zu gestalten.

Aberdeen hat untersucht, wie Unternehmen ihre Meetings organisieren und die Studienteilnehmer in drei Gruppen eingeteilt. Überdurchschnittlich erfolgreiche Firmen gelten als "Best in class" (Bic). Sie stellen 20 Prozent des Feldes. Die Firmen, die am schlechtesten abschneiden, nennt Aberdeen "Laggards" ("Trödler"). Das sind 30 Prozent. Die verbleibenden 50 Prozent bilden den Durchschnitt.

Das heißt konkret: Die Bics erfüllen ihre internen Compliance-Vorgaben für Meetings und Events zu 80 Prozent. Laggards erfüllen ihre Vorgaben dagegen nur zu zehn Prozent. Die Klassenbesten wickeln 82 Prozent der Meetings im Kostenrahmen ab, bei den Nachzüglern sind es nur sechs Prozent. Ingesamt konnten die Bics durch SMM dreizehn Prozent an Kosten bei Meetings und Events einsparen, die Laggards lediglich ein Prozent.

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