Spam muss nicht archiviert werden
Auch wenn im Zweifelsfall das Finanzamt jede E-Mail für steuerlich relevant und damit als aufbewahrungspflichtig erklären kann: Spam gehört nach Überzeugung des VOI dann doch nicht dazu. Der Verband schlägt daher vor, die Archivierung von E-Mails erst hinter dem Spam-Filter zu erledigen. Damit aber geschäftsrelevante Botschaften nicht dadurch verpasst werden, rät der VOI zusätzlich, die Spam-Filter regelmäßig zu kontrollieren.
Am Ende eines Lebenszyklus steht auch bei rechtlich relevanten E-Mails das Löschen. Über die Aufbewahrungsfristen solcher Dokumente gibt es verschiedene Gesetze. So müssen etwa empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung sechs Jahre aufgehoben werden. Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher, Rechnungen, Urkunden, Hypotheken sowie "Alles, was gebucht wird", muss laut Wikipedia für zehn Jahre gelagert werden. Im Gesundheitswesen gibt es für spezielle Dokumente gar eine Frist von bis zu 30 Jahren.
Aber irgendwann kann auch das letzte Dokument den Weg allen Irdischen gehen. Aber auch hier rät der Branchenverband den Unternehmen zu klaren Regeln: Endanwender sollten auf keinen Fall löschen dürfen, so der VOI. Das sollte vielmehr entsprechend autorisierten Administratoren vorbehalten sein, zumal Anwender in der Regel keinen direkten Zugriff auf Backups haben.