Waffe gegen einen umfangreichen Papierkrieg:

Magnetkonten-System für den Einkauf

30.04.1976

In der mittelständischen Industrie entfaltet sich noch oft zwischen den Bedarfsmeldungen aus der Produktion und Lagerwirtschaft sowie den Materialeingängen ein wahrhaft gewaltiger Papierkrieg. Die sogenannten Beschaffungsstellen nehmen den Kampf auf. Mit herkömmlichen, maschinell erstellten Belegen und manuell geführten Karteien sind sie ziemlich hilflos der Arbeitslast und der Unsicherheit ausgesetzt. Aus diesem Grund haben sich Schreibautomaten, Offsetdrucker, Umdrucker und Kopiergeräte im Einkaufswesen ein weites Feld erschließen können. Weniger befriedigend steht es oft mit den Auswirkungen großer Datenverarbeitungssysteme. Auf die Massenverarbeitung kommerzieller Daten ausgerichtet bleibt der spärliche, aber vielschichtige Datenfluß im Einkauf meist stiefmütterlich behandelt. Diese Situation bildet den Nährboden für die jüngste Systementwicklung: Im Gegensatz zu den Systemen und Mitteln aus der Textverarbeitung und Reprotechnik ermöglicht sie eine integrierte Datenverarbeitung.

Dediziert und wirtschaftlich

Gegenüber Lösungen aus der Groß-EDV grenzt sie sich durch eine spezifische Auslegung für den industriellen Einkauf und durch eine niedrige Kostenebene ab.

Die neue Methode ist von Kienzle entwickelt worden. Sie läßt sich mit einer Standard-Software für das System 2000 in Magnetkonten-Version realisieren.

Die Einkaufsabwicklungen gehen auf Stamm- und Auftragsdaten zurück, die von den Lieferantenanfragen, bis zur Angebotsbearbeitung, von den Bestellungen, Karteieintragungen, Terminkontrollen bis zu Wareneingang und Buchhaltung gleichbleiben. Die Daten sind lediglich vorgangsbezogen miteinander zu verknüpfen und zu ergänzen. Im neuen Anwendungssystem werden diese Verhältnisse zugrunde gelegt. Die Lieferantendaten, und Materialdaten erfaßt man sowohl visuell als auch maschinell lesbar Magnetkonten. Das Softwarepaket stellt dann die Programme zur Erstellung der Einkaufsunterlagen, zum Schriftverkehr mit den Lieferanten, zur Verwaltung der Daten und zur, Abrechnung bereit.

Wegen ihres hohen Anteils von Schriftverkehr gilt das Einkaufswesen als Domäne der Textverarbeitung. Der Einbruch von Kienzle in dieses Feld ist deshalb als jüngstes Signal für den Trend zu verstehen, mit dem Text- und Datenverarbeitung heute zusammenwachsen. Das aber wäre nicht sinnvoll, ohne auch die im System liegenden Verarbeitungsleistungen zu nutzen.

Unter Steuerung durch Programme können die Dateneingaben mit dem Tastenfeld, auf Veränderungsdaten konzentriert werden. Alle Stammdaten werden automatisch aus den Magnetspuren abgerufen und dort auch fortgeschrieben. Über Textverarbeitungsaufgaben geht das System schon durch die Fähigkeiten zur Abrechnung hinaus, mehr noch jedoch durch die Möglichkeiten von statistischen Auswertungen wie etwa zur Analyse der Einkaufentwicklungen und Bonuskontrollen. Auch lassen sich mit den Abläufen systemabhängige Prüfroutinen verbinden.

Haupteffekt der Software und Technik ist die Verringerung manueller Arbeiten. Die Einkauf übliche Vielfalt von Dokumenten läßt sich mit hohem Automatisierungsgrad erzeugen. In Beschaffungsstellen, die bisher mit Rechenzentren kooperiert haben, schafft ein autonomes System Unabhängigkeit von sachfremden Programm- und Terminzwängen.

*Herbert F. W. Schramm ist freiberuflicher Fachjournalist für Büro- und Datentechnik.