Dienstwagen

Mängel im Fahrtenbuch kosten Geld

Karriere in der IT ist ihr Leib- und Magenthema - und das seit 18 Jahren. Langweilig? Nein, sie endeckt immer wieder neue Facetten in der IT-Arbeitswelt und in ihrem eigenen Job. Sie recherchiert, schreibt, redigiert, moderiert, plant und organisert.
Ob Freiberufler oder Angestellter: Wer sein Fahrtenbuch nicht exakt führt, bekommt oft Ärger mit dem Finanzamt und verliert Geld.

Nutzen Selbstständige den Betriebs-Pkw, muss für die Privatfahrten ein Gewinnaufschlag versteuert werden. Bei Arbeitnehmern mit einem von der Firma überlassenen Wagen führt dies als geldwerter Vorteil zu einer höheren Lohnsteuer. Der Aufschlag lässt sich einfach und pauschal mit monatlich einem Prozent vom Listenpreis des Fahrzeugs ermitteln. Diese Rechnung ist aber nicht immer günstig, wenn etwa viele berufliche Touren anfallen. Hier besteht dann die Möglichkeit, dem Finanzamt die geringeren privaten Anteile über ein Fahrtenbuch nachzuweisen.

Doch diese Arbeit ist mühselig und bedarf der Beachtung vieler strenger Formalien. Angestellte und Selbstständige müssen dann über das ganze Jahr hinweg alle Kosten und Touren täglich auflisten, sämtliche Belege sammeln sowie die beruflichen Fahrtziele und Umwege exakt angeben. Wird dieser Nachweis vom Finanzamt nicht anerkannt, war die ganze Arbeit umsonst, und der pauschale Listenpreis kommt wieder zur Anwendung. Das ist wohl einer der häufigsten Sachverhalte, der bei Lohnsteuer-Außenprüfungen oder im Rahmen der Steuererklärung zu Streitigkeiten führt. Die Beamten durchleuchten, ob das vorgelegte Fahrtenbuch auch ordnungsgemäß geführt worden ist.

Finanzämter stören sich an unschlüssigen Angaben

Bemängelt wird häufig, dass Angaben unschlüssig sind. Ist der eingetragene Kilometerstand nicht identisch mir der Angabe einer Werkstattrechnung vom gleichen Tag, ist das genauso auffällig, als wenn die Fahrt zum Kunden einmal 20 km und dann ohne Angabe von Gründen 33 km beträgt. In solchen Verdachtsfällen greift automatisch wieder die ungünstige Pauschalregel. So auch in einem aktuell vom Finanzgericht Düsseldorf entschiedenen Fall (Az. 15 K 2945/07). Hier hatte ein Freiberufler im Fahrtenbuch einen Mandantenbesuch in der Stadt A eingetragen. In der Buchhaltung befand sich jedoch ein Tankbeleg vom gleichen Tag aus dem weit entfernten Ort B. Dieser Widerspruch zieht die Beweiskraft des Fahrtenbuchs in Bezug auf die Authentizität in erheblichem Maße in Zweifel, sodass die Aufzeichnungen der Besteuerung nicht zu Grunde gelegt werden können.

Was im Fahrtenbuch alles stehen muss

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch setzt neben vollständigen, fortlaufenden und zeitnahen Aufzeichnungen voraus, dass die Einträge später nicht mehr ohne größeren Aufwand abgeändert werden können. Korrekturen sind nur zulässig, wenn diese im Fahrtenbuch ordnungsgemäß dokumentiert sind. Handelsübliche Softwareprodukte berücksichtigen diese Belegpflicht.
Das Fahrtenbuch muss zu beruflichen Reisen Angaben zu
Datum,

  • Ziel,

  • Grund und

  • Kilometerstand pro Fahrt enthalten.

Selbst bei Handelsvertretern ist das Fahrtenbuch ohne Angabe der aufgesuchten Geschäftspartner fehlerhaft. Eine lückenhafte Führung sollte daher absolutes Tabu sein, wenn Steuerminderungspotenzial über ein Fahrtenbuch angestrebt wird. Mehr zum Thema finden Interessierte auf http://www.vsrw.de, wo auch kostenlose Newsletter zu dem Bereich "Steuern privat" abonniert werden können.