SharePoint

Machen Metadaten beim Dokumentenmanagement immer Sinn?

Thomas Maier ist als Berater und Trainer zum Thema Collaboration und SharePoint tätig. "Dabei fühlt es sich für mich so an, als ob die User in einer riesigen Villa, einer SharePoint Villa leben würden. Doch leider bewohnen viele Anwender nur eine geringe Fläche in ihrer Villa, der Rest bleibt ungenutzt", so der Autor. Das Ziel des Experten ist es, dass Anwender ihren SharePoint besser ausnutzen und dass sie die bezahlten Funktionen auch nutzen – bevor sie anbauen.
Sowohl in SharePoint 2013, SharePoint 2016 als auch in SharePoint online haben Sie viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Dateien dort abspeichern. Es gibt ganze Buchbände darüber, wie man Dokumentmanagement betreiben soll, kann und muss. Oftmals passt aber das, was umgesetzt wird überhaupt nicht zum Ziel.

Da gibt es Fälle, bei denen das "perfekte System" ausgearbeitet wurde, sich der Aufwand aber wegen zu weniger Dateien oder zu weniger Nutzer gar nicht lohnt. Oder den anderen Extremfall: Es wird eine auf dem Netzlaufwerk geschaffene Struktur einfach nach SharePoint umgezogen, inklusive Ordner welche vielleicht noch eigenständig durchnummeriert sind.

Dateien im SharePoint: Was ist mein Ziel?

Wenn Sie Dateien in SharePoint ablegen möchten und sich um das Thema Dokumentmanagement Gedanken machen sollten zuvor drei ganz einfache Fragen beantwortet werden. Alle weiteren Bemühungen sollten Sie von diesen Antworten abhängig machen.

  • Wie viele Dateien möchte ich ablege, wie groß und in welchem Format?

Die erste Frage ist essenziell, ob SharePoint denn überhaupt für Ihre Lösung in Frage kommt. Je nach SharePoint Version gibt es nicht nur Beschränkungen in den Dateitypen, sondern auch in der Größe der Dateien. In SharePoint online in der Cloud kann auch ganz schnell der Speicherplatz eng werden. Auch die benötigte Zeit zum Upload darf nicht unterschätzt werden: Alles muss über die Internetleitung hochgeladen werden. Auf dem lokalen SharePoint Server geht zwar der Transfer schneller, aber auch hier gibt es Limits. Klären Sie zuerst, welche Limits und Einschränkungen bei Ihnen bestehen. Dabei ist nicht nur SharePoint verantwortlich: Auch interne IT oder Governance-Richtlinien schränken die Möglichkeiten oftmals ein. Beschränkt sind in der Regel die Größe einer Site Collection, die Anzahl der Dateien pro Bibliothek, die Größe pro einzelner Datei sowie die Dateiformate welche hochgeladen werden dürfen. Erschwerend kommt noch hinzu, dass SharePoint bestimmte Sonderzeichen verbietet. Diese dürfen nicht im Dateinamen vorkommen. Haben Sie gerade diese Zeichen verwendet bedeutet dies zuerst einen Aufwand die Dateien SharePoint-konform umzubenennen.

  • Wie viele Personen arbeiten mit den Dateien?

Je nachdem wie groß der Nutzerkreis ist, der mit den Daten arbeiten sollte, lohnt es sich mehr oder weniger in ein System zu investieren. Haben nur Sie und Ihr Kollege Zugriff auf die Daten? Dann brauchen Sie sich wohl wenig Gedanken über Terminologie, Richtlinien und weiteren Systematiken machen. Soll Ihre komplette Firma darauf zugreifen, damit umgehen und auch schnell etwas finden sollen ist der Aufwand zum Beispiel nach den richtigen Terminologien zu suchen und diese zu vereinheitlichen gerechtfertigt.

  • Was mache ich mit meinen bisherigen Dateien? Wo und in welcher Form sind die Daten derzeit vorhanden?

Sie überlegen eine komplett neue Struktur aufzubauen mit Metadaten, Terminologien, Ansichten, Inhaltstypen und Filtern? Pirma! Vergessen Sie aber auch nicht, wie Sie Ihre bisherigen Daten dorthin bekommen. Lohnt es sich überhaupt bisherige Dateien mitzunehmen? Wenn Sie für eine Suche in Ihrem alten System eine halbe Stunde benötigen und mit dem neuen System nur noch zwei Minuten - so ist das eine große Ersparnis von 28 Minuten pro Suche. Wenn Sie nun allerdings nur fünfmal im Jahr nach alten Daten suchen und die Migration der Altdaten vier Wochen in Anspruch nehmen würde, so ist der Break-Even in endloser Ferne.

Pragmatismus: Collaboration steht im Vordergrund

Bei Dokumenten an denen Sie mit einem kleinen Team gerade arbeiten, sollten Sie weitgehend auf die Spezial-Funktionen verzichten: Websitespalten, Terminologiespeicher, angepasste Formulare, Pflichtfelder… Alle diese Funktionen sind beim schnellen Arbeiten an Dokumenten oftmals eher hinderlich. Ein Indiz, dass Microsoft sich in nächster Zeit so ausrichtet liefert auch "Microsoft Teams" in Office 365: Dort können SharePoint Bibliotheken eingebunden werden. Doch von Metadaten fehlt dort jede Spur. Auch dem Nutzer erschweren und verzögern Sie nur seinen Arbeitsflow, wenn Sie von ihm zu viele Pflichtfelder und Angaben verlangen. Der User weicht dann doch wieder aus, auf Netzlaufwerk, Mail oder lokale Ablage, wenn das Speichern im SharePoint zu lange dauert.

Bieten Sie Ihren Nutzern einen Mehrwert, warum Dokumente auf SharePoint abgelegt werden sollen. Beispiel: Benachrichtigung: Der Nutzer wird automatisch auf dem Laufenden gehalten, sollte sich an einem Dokument etwas ändern oder ein neues dazukommen. SharePoint stellt Ihnen auch eine mächtige Versionierung der Dokumente zur Verfügung, welche sich auch in den Office-Programmen nutzen lässt. Sie können direkt auf vergangene Versionen aus Word, Excel oder PowerPoint herauszugreifen. Ein gemeinsames Arbeiten an dem gleichen Dokument kann ebenfalls die Produktivität erhöhen. Mit SharePoint Workflows (entweder erstellt durch den SharePoint Designer oder durch Drittanbietertools wie Nintex) können komplexere Prozesse abgebildet werden.

Systematik: Große Mengen an Dokumenten - die Dokumentablage

Bewegen Sie sich in einem Umkreis, in dem es gilt viele Dokumente zu organisieren, dann nutzen Sie alle Möglichkeiten Ihres SharePoint Servers aus! Dass dadurch der lokale Sync nicht profitiert, spielt in der Regel gar keine Rolle: Es wird kaum gewünscht sein, dass sich ein Nutzer die zentrale Ablage des Unternehemens lokal auf sein PC spiegelt. Neben den Metadaten, welche in Form von Spalten organisiert werden, stehen Ihnen in SharePoint Ansichten und Filter zur Verfügung um die Daten schnell zu finden.

Auch eine richtig eingerichtete Suche kann dann auf die von Ihnen vergebenen Metadaten zugreifen. Unterschiedliche Dokumenttypen können Sie per Inhaltstyp unterscheiden. Somit lassen sich verschiedenen Dokumenttypen auch verschiedene Metadaten zuweisen (Ein Vertragsdokument benötigt bestimmt andere Spalten, als ein Gesetzestext). Neben den bereits angesprochenen Workflows stehen Ihnen Informationsverwaltungsrichtlinien zur Verfügung, welche Sie konfigurieren können, wonach das Dokument zum Beispiel nach einer gewissen Zeit entsorgt wird, verschoben wird, oder gegen weitere Änderungen geschützt wird.

Wie passt das alles in meine Firma? Der Dokumentlebenszyklus

In der Regel haben Sie in Ihrer Firma nicht nur Collaboration-Dokumente oder eine große Dokumentablage. Oftmals durchlaufen Dokumente einen bestimmten Lebenszyklus: Nach dem Erstellen eines Dokuments befindet sich das Dokument zuerst in einer "Collaboration"-Phase. Mehrere Personen arbeiten daran. Vielleicht werden auch einige Dokumente zu einem neuen zusammengefasst. Wenn das Dokument nun fertiggestellt ist, geht es in der Regel um die Veröffentlichung, Sicherung und Archivierung des Dokuments. Wir befinden uns nun im Bereich der systematischen Dokumentablage.

Brauche ich Drittanbietertools?

Auf einer Messe, im Internet oder bei der persönlichen Beratung durch einen SharePoint Consultant geht es oftmals sehr schnell um das Thema "SharePoint ist eine gute Grundlage, aber wir haben SharePoint noch besser gemacht - kaufen Sie deshalb unser Tool noch dazu". Es gibt sicherlich sinnvolle Erweiterungen für den SharePoint. Wenn Sie ein Navigationsgerät für Ihr Auto kaufen, ist das sicherlich ein Mehrwert. Viele der Erweiterungen sind aber eher einem Spoiler auf dem Kofferraumdeckel gleichzusetzen, welcher zwar nett zu haben ist - aber die Funktion nicht wirklich erhöht.

Aus solchen Erweiterungen resultieren aber, beim Auto wie auch beim SharePoint, oftmals Probleme. Beim Auto meckert der TÜV, in der IT meckert vielleicht Ihr SharePoint: Bei der Migration, bei Updates, bei Patches, bei Backups: Sie müssen immer auch Ihre Drittanbieterlösung mit berücksichtigen. Leider unterscheidet sich auch oftmals die Bedienlogik des Drittanbietertools von der von SharePoint. Das macht es für den Nutzer ebenfalls nicht einfacher. Überlegen Sie sich gut, ob Sie zusätzliche Lösungen einkaufen. Versuchen Sie stets, Ihre Probleme mit den Bordmitteln zu lösen, bevor Sie anbauen.

SharePoint: Produktivitäts-Bremse oder Beschleuniger

SharePoint kann die Produktivität in Ihrem Unternehmen deutlich erhöhen, Sie können Ihre Nutzer damit aber auch auf vielfältige Art und Weise ausbremsen. Nutzen Sie für jeden Zweck die richtigen Funktionen. Erschlagen Sie Ihre Nutzer nicht durch Funktionalität an Stellen, bei denen sie gar nicht gebraucht wird. Ein Vierzigtonner ist eine prima Sache, um am Sonntag zwei Straßen weiter Brötchen zu holen aber vielleicht etwas überdimensioniert. (hal)