MÜNCHEN (COMPUTERWOCHE) - Die mit sieben Millionen Versicherten zu den größten Landesversicherungsanstalten Deutschlands gehörende LVA Rheinprovinz hat ihr ehemaliges Papierarchiv mit einer BSI-zertifizierten (Bundsamt für Sicherheit in der Informationstechnik) Digitalisierung in eine elektronische Archivierungsstruktur überführt. Die Sachbearbeiter können nun sekundenschnell auf die Akten zugreifen und damit ihre Vorgänge wesentlich schneller bearbeiten.

Im Rahmen des Projekts wurden innerhalb nur eines Jahres 122 Millionen Papierdokumente aus etwa 1,3 Millionen Akten sicher digitalisiert und revisionssicher mit qualifizierter digitaler Signatur archiviert. Der gesamte Einschleusevorgang wurde protokolliert und kann somit von Fachadministratoren auf Vollständigkeit geprüft werden. Als Datenspeicher dient dabei der "Livelink Enterprise Archive Server" von Open Text, die LVA-Mitarbeiter nutzen dessen Web-basierendes Frontend "Livelink for Production Document Management System" (PDMS).

Eine elektronische Archivierung von Dokumenten wurde in diesem Umfang erstmals in Deutschland abgewickelt. "Das Projekt konnte nur durch das gute Lösungskonzept und die hohe Kompetenz der ausgewählten Partner gestemmt werden", erklärte der zuständige Projektleiter Achim Pilatus.

Der zeitgerechte und erfolgreiche Projektabschluss zog bereits Folgeprojekte nach sich - die Rheinprovinzler digitalisieren derzeit auch schon Rentenakten der Landshuter LVA Niederbayern-Oberpfalz in deren Auftrag. Außerdem teste die LVA Rheinprovinz im Rahmen eines Piloten die digitale Vorgangsbearbeitung. Hierbei dienen die bereits gespeicherten Akten als Grundlage. Gescannt und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden inzwischen auch Posteingänge. Geplant ist ferner die Speicherung von Bescheidsdurchschriften und Office-Dokumenten. (tc)