Lokal drucken, extern betreiben

Schulze ist freier Autor der Website CIO.de und dem CIO-Magazin.
Standardaufgaben der IT eignen sich dafür, in die Hände Dritter gegeben zu werden. Noch unterschätzen Anwender häufig die Chancen, die das Outsourcing des Output-Managements bietet.

Outsourcing hat sich in den vergangenen Jahren in allen Unternehmensbereichen und bei Organisationen jeder Art zu einer Alltäglichkeit entwickelt. Viele Unternehmen nutzen die Angebote externer Partner und haben zum Beispiel die Betreuung der Desktop-PCs oder den Betrieb des Helpdesks ausgelagert. Die meisten unterschätzen aber die Entlastung, die darin liegen könnte, die Drucker nicht mehr selbst zu betreiben.

Hier lesen Sie …

Das kann außerdem ausgelagert werden

Dienstleistungen rund um die Drucker gibt es nicht nur für die Basisaufgaben im Unternehmen. Auch für besondere Anwendungen stehen Serviceprovider bereit.

So bietet zum Beispiel der IT-Dienstleister Freudenberg IT, der vor allem auf den externen Betrieb von SAP-Software spezialisiert ist, auch die dafür notwendigen Print-Services an. Dazu zählen etwa der Rechnungsdruck und -versand oder der Druck von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Im Falle von Freudenberg IT können die Drucker dabei sowohl beim Kunden als auch beim Dienstleister stehen.

Beim zentralen Druck im Rechenzentrum kann das Unternehmen auch die Weiterverarbeitung wie Falten und Kuvertieren übernehmen. Die Übertragung der Druckdaten erfolgt über die für die normalen SAP-Daten genutzte Infrastruktur.

Für wen lohnt sich Drucker-Outsourcing?

Über die Auslagerung der Drucker sollten Unternehmen sich vor allem dann Gedanken machen, wenn die bestehende Gerätelandschaft sehr heterogen ist und mehrere Standorte betreut werden müssen. Während kleinere Betriebe bei regionalen Anbietern passende Angebote finden, haben die Hardwarehersteller und großen IT-Service-Provider ihr Portfolio am gehobenen Mittelstand und an Großunternehmen ausgerichtet.

Das Outsourcing der Druckprozesse kann vor allem in zwei Szenarien große Einsparungen bringen. Zum einen bietet sich der Austausch von kleinen und mittleren Auflagen beim Offset-Druck durch Just-in-Time-Produktion im Digitaldruck an, etwa bei technischen Dokumentationen. Der zweite Bereich sind Drucksachen mit großen Auflagen, die nach dem Druck noch weiterverarbeitet werden müssen. Hierzu zählen zum Beispiel der Rechnungsversand. Diese Arbeiten fallen zyklisch an, ein Outsourcing-Partner kann hierbei die Maschinen deutlich besser auslasten.

Mehr zum Thema

www.computerwoche.de/

556058: Output-Management - mehr als Drucken;

561874: Wirtschaftlicher drucken;

Services wenig bekannt

Schon über das Nächstliegende, den möglichen Betrieb der Arbeitsplatz- und Abteilungsdrucker durch einen Drittanbieter (Managed Print Services), herrscht große Unkenntnis. So ergab eine Umfrage des Marktforschungsunternehmens Gartner vom Januar 2005, dass rund ein Drittel der befragten An- wender in Deutschland nicht wussten, dass es solche Outsourcing-Leistungen gibt. Nur 2,5 Prozent der Studienteilnehmer entschlossen sich bewusst gegen die Auslagerung der Drucker an einen externen Dienstleister. Möglicherweise hat sich der Wissensstand inzwischen verbessert, dennoch dürften die meisten Anwender die Möglichkeiten von Managed Print Services noch nicht näher betrachtet haben.

Dabei könnte sich das durchaus lohnen. Im Output-Management herrscht vielerorts Anarchie, sagt eine Studie von Forrester Research aus dem vergangenen Juli. So bemängeln die Marktforscher, dass die Vielzahl an Druckermodellen verschiedener Hersteller das Asset-Management erschwert. Die meisten Geräte seien nur schwach ausgelastet, und Kostenkontrolle über den Seitenpreis oder die Ermittlung der Total Cost of Ownership (TCO) finde kaum statt. Zudem würden laut Forrester die versteckten Kosten für Wartung oder Administration nicht ausreichend berücksichtigt. Last, but not least kritisieren die Marktforscher, dass die Zuständigkeit für die Geräte in vielen Organisationen nicht klar geregelt ist.

Dem gegenüber stehen die bekannten Vorteile von Outsourcing: transparente Kosten, geringere Kapitalbindung, klare Verantwortlichkeiten und dergleichen. Doch ist das in weiten Teilen Theorie, wie Forrester feststellt: Oft werde der Betrieb der Drucker im Rahmen von Desktop-Outsourcing-Verträgen an den Dienstleister übertragen. Mit zweifelhaftem Ergebnis: "Die Anbieter übernehmen die Druckprozesse aufgrund des Kundendrucks und deshalb mit wenig Begeisterung.

Unzufriedene Anwender

Jedoch haben die traditionellen Desktop-Outsourcer große Schwierigkeiten, zufrieden stellende Druckservices zu erbringen", so die Forrester-Studie. Eine Ausnahme bilde dabei nur Hewlett-Packard. Entsprechend sei dieses Thema auch immer wieder ein Streitpunkt zwischen Dienstleistern und Kunden.

Die Marktführer im Bereich Printer-Outsourcing sind laut For- rester die etablierten Hersteller: Xerox, Hewlett-Packard, Lexmark und Canon. Ähnlich be- urteilt auch Gartner die Situa- tion: "Traditionell werden die Drucker-Dienstleistungen von den Kopiererherstellern angeboten", so Cécile Drew, Principle Analyst des Marktforschungsunternehmens. Doch zunehmend verschwinden die Grenzen zwischen Kopierer und Drucker. Das schlägt sich auch auf den Servicemarkt nieder, Drews Einschätzung zufolge sind die großen Akteure hier Canon, Hewlett-Packard, IBM, NCR und Xerox. Drew beurteilt die IT-Service-Provider im Gegensatz zu Forrester jedoch nicht so skeptisch: Auch sie böten seit einiger Zeit Drucker-Dienstleistungen an und nähmen das Thema im Rahmen des Desktop-Outsourcings zunehmend ernst.

Gute Vorbereitung ist wichtig

Anwendern empfiehlt die Gartner-Analystin, durch wohldosiertes Outsourcing den Gerätepark zu verbessern und die Verträge mit den Herstellern zu durchforsten. "Als Vorteile bieten sich unter anderem einfachere Prozesse bei der Beschaffung von Verbrauchsmaterial und beim Support sowie transparente Kosten." Jedoch stellt Drew auch klar, dass vor der Ernte die Aussaat steht: "Managed Print Services brauchen Vorbereitung und erzeugen einigen Aufwand. Im Vorfeld müssen die vorhandenen Geräte, der Bedarf sowie die Nutzungsart analysiert werden."

Auch die Anbieter im Markt der Managed Print Services konzentrieren sich auf die Aspekte Kostentransparenz und Optimierung des Maschinenparks. In der Regel bieten die Dienstleister ihre Services im Baukastenprinzip an. So zum Beispiel der Druckerhersteller Lexmark: Dessen Grundangebot umfasst die Beschaffung und die Integration der Geräte, die Wartung sowie die Versorgung mit den Verbrauchsmaterialien. Darüber hinaus gibt es zahlreiche er- gänzende Leistungen wie Optimierung der Druckerinfrastruktur oder auch Schulungsange- bote für interne Mitarbeiter, wenn einzelne Bereiche wei- terhin im Haus betreut werden sollen.

Diverse Abrechnungsmodelle

Wie in jedem Outsourcing-Verhältnis werden auch bei Managed Print Services regelmäßige Reports angeboten, aus denen sich nicht zuletzt weitere Verbesserungen ableiten lassen. Auch bei den Abrechungsverfahren stehen verschiedene Modelle zur Wahl, Lexmark präferiert eine Mischung aus monatlichem Fixpreis und bedarfsabhängigen Zahlungen.

Neben der klassischen Abrechnungsmethode pro ausgedruckte Seite stehen seit kurzem auch Flatrates zur Wahl, die seit diesem Frühjahr etwa Oki im Programm hat. Der Druckerhersteller spricht damit gewerbli- che Kunden mit einem Druckvolumen zwischen 750 und 6000 Seiten pro Monat an, wobei die Geräte gekauft, geleast oder gemietet werden können. Oki übernimmt sowohl Wartung und Service der Maschinen wie auch die Bereitstellung und Lieferung des Verbrauchsmaterials.

Management aus der Ferne

Ähnlich sehen die Angebote des Outsourcing-Dienstleisters Atos Origin aus. Das Unternehmen unterhält als reiner Service-Provider Partnerschaften mit einigen wenigen Druckerherstellern. "Alle Wartungsdaten der Drucker wie etwa Toner-Füllstand oder das Erreichen eines bestimmten Service-Intervalls laufen bei uns auf einem zentralen Betriebsmittel-Server auf", erklärt Rainer Klein, Domain Manager Atos Workplace Solution bei Atos Origin. Auch die Zählerstände für die Abrechnung werden so erfasst. "Wenn etwa der Toner unter einen bestimmten Grenzwert fällt, wird automatisch die Lieferung neuen Toners bei uns veranlasst. Der Anwender muss die Kartusche nur noch ins Gerät einsetzen", beschreibt Klein den Vorgang. Der Kunde profitiere von günstigeren Einkaufspreisen und binde kein Kapital in Druckhardware.

Das Angebot am Markt beschränkt sich jedoch nicht auf den Betrieb der Drucker im Unternehmen. Viele Dienstleister übernehmen im Rahmen eines Business-Process-Outsourcing-Abkommens (BPO) auch nachgelagerte Abläufe wie Doku- menten-Management und Verarbeitung sowie Versand der Briefpost. So betreibt Océ Business Solutions (OBS) bei Bedarf sogar die Poststelle des Kunden. Andere Dienstleistungen um- fassen das Output-Management bei Just-in-Time-Drucken, etwa im Bereich der technischen Dokumentation, Design- und Layoutservices beim Corporate Design oder die Archivierung. Da OBS selbst keine Arbeitsplatz- und Abteilungsdrucker im Programm hat, unterhält der Anbieter eine Partnerschaft mit einem anderen Druckerproduzenten. (jha)